Служебная проверка в организации: когда, как и зачем ее проводить

Оформление результатов

Документом, который должен подытожить результаты, является акт служебного расследования – его образец мы прилагаем к статье, здесь же коротко рассмотрим содержание.

Состоит этот документ из трёх частей:

• вводная;
• описательная;
• резолютивная.

Во вводной излагается, о каком нарушении идёт речь, указывается дата совершения, состав комиссии, период, в течение которого велось расследование. Описательная углубляется в доказательства, на основании которых комиссия пришла к определённым выводам. Наконец, в резолютивной подводится итог – комиссия делает выводы относительно вины работника.

Затем следуют приложения, то есть документы, такие как служебные записки, объяснительные, акты инвентаризации, если речь о недостаче, заключения экспертов и тому подобные. Необходимо, чтобы каждый член комиссии подписал акт, а руководитель поставил печать. Затем делу присваивается номер, указывается дата, когда оно было составлено – она же и дата завершения расследования.

После этого руководителю даётся три дня на принятие решения, которое должно быть оформлено в виде приказа. Руководитель обязан ориентироваться на предписания комиссии, вместе с тем обычно сам может выбрать нужный вариант взыскания из допустимых по законодательству.

Работника необходимо ознакомить с приказом – на это отводится 3 рабочих дня после его издания. Если работник отказывается знакомиться с документом, составляется акт об отказе.

Правила составления

Формируя акт комиссии по служебному расследованию, ее участники должны придерживаться простых правил:

Бесплатная консультация Юриста
+7 800 350-51-81

• конкретный текст зависит от выявленного нарушения, а также области деятельности компании;
• допускается пользоваться свободной формой документа, но используется только деловой стиль написания;
• указываются исключительно достоверные сведения;
• документация подписывается всеми членами комиссии, причем отсутствуют ограничения относительно количества данных лиц;
• если даже один человек, входящий в комиссию, не соглашается с единым мнением остальных участников, то ставится специальная отметка;
• документ заполняется только человеком с понятным почерком, а если допускается ошибка, то придется брать новый бланк.

Внимание! На основании этого документа определяется мера наказания для нарушителя, но иногда требуется привлекать правоохранительные органы, например, если наносится вред здоровью другого человека или похищается крупная сумма средств.

Расследование должно длиться не дольше одного месяца, поскольку задержки являются нарушением ТК. Длительные проверки разрешаются только в особых случаях, например, если человек, у которого запрашивается объяснительная, находится на больничном или в отпуске. Максимально продлить срок можно до 6 месяцев.

Случаи составления

В каких случаях составляется акт о служебном расследовании? Нарушения в работе организации влекут и материальный ущерб, и удар по репутации, что куда более серьезно. К тому же списание материальных ценностей, наложение на работника санкций денежного характера проводится через бухгалтерию. И акт служебного расследования нельзя назвать документом, имеющим небольшое значение.

Акт составляется в случае:

• потерь, выявленных при инвентаризации имущества;
• жалоб, поступивших от сотрудников или клиентов;
• нарушения правил внутреннего распорядка, должностных регламентов, инструкций;
• нарушения актов, принятых работодателем в разных сферах (например, в области пожарной безопасности, раскрытие коммерческой тайны);
• причинения материального вреда;
• совершения коммерческого подкупа или участия в нем;
• иных нарушений, которые имели место на предприятии.

Нельзя сказать, что есть какой-то утвержденный перечень. В компаниях и организациях может приниматься внутренний документ, в котором перечисляются случаи обязательного проведения разбирательства, утверждена собственная форма акта служебного расследования.

Правила составления акта служебного расследования

Конечно, то, как текст документа будет сформулирован, во многом зависит от типа нарушения и сферы работы организации. Также можно использовать свободную форму заполнения. Однако все же рекомендуется заполнять документ в деловом стиле. Естественно, здесь должны быть указаны достоверные и точные сведения.

Как уже было сказано, меру наказания определяет именно управленец компании. Однако бывают особо сложные ситуации, например, происшествия со смертельным исходом, или хищения на крупные суммы. В этом случае вся документация, среди которой присутствует и акт расследования, передается в суд.

Если расследование длится более одного месяца, это может быть рассмотрено как нарушение Трудового кодекса. Хоты бывают исключения. Более длительная проверка разрешена в том случае, когда комиссия не имеет возможности получить от подозреваемого объяснительную, например, когда он находится на больничном или в отпуске. Но и такая отсрочка не является вечной. В таких ситуациях расследование может затянуться максимум на шесть месяцев.

Как составить акт о проведении служебного расследования в отношении работника

Акт служебного расследования на предприятии — это документ, которым работодатель оформляет проверку по инциденту, произошедшему на рабочем месте. В нем указывают обстоятельства произошедшего, виновных лиц.

• Разбирательство проводится при выявлении серьезного дисциплинарного нарушения, содеянного сотрудником. Например, в следующих случаях:
• Во время СР устанавливается степень виновности человека в произошедшем и выявляются обстоятельства, побудившие его повести себя не лучшим образом.
• Перед проведением процедуры составляют акт о происшествии на рабочем месте, приказ о создании комиссии и проведении проверки.

Права работника, в отношении которого проводится разбирательство, закреплены в инструкции об организации о проведении служебных расследований. Но существуют общие положения, вытекающие из прав человека и гражданина.

Расследование должно быть объективным и независимым, с соблюдением интересов работника, в отношении которого проводится проверка.

Это значит, что сотрудник вправе давать показания, менять их, приводить доказательства своей невиновности, знакомиться со всеми документами в отношении него, которые будут собраны во время проверки.

Сроки проведения СР

Общие сроки проведения проверки законом не установлены. Обычно срок закреплен в локальных актах организации и не превышает сроки привлечения к дисциплинарной ответственности по ТК РФ.

Законом установлен специальный срок для отдельных работников: например, для госслужащих — 1 месяц (пункт 6 статьи 59 ФЗ № 79).

По общепринятой практике, срок проведения проверки не превышает одного месяца. Исключение составляют периоды нахождения работника на больничном, в отпуске, в командировке. В случае нарушения сроков СР виновный сотрудник автоматически освобождается от дисциплинарной ответственности.

1. Руководитель издает приказ

Чтобы инициировать проведение СР, работодатель издает приказ.

Этим приказом работодатель собирает комиссию с участием не менее трех человек. Чаще всего в ее состав входят сотрудники службы безопасности предприятия, кадровики, бухгалтеры и юристы, члены профсоюза.

2. Комиссия собирает информацию

Созданная комиссия начинает собирать информацию, позволяющую подтвердить факт совершения проступка сотрудником организации. Основными источниками сведений, позволяющими обнаружить нарушения, выступают следующие документы:

• служебная записка;
• заявление самого работника;
• жалоба клиента;
• акт инвентаризации и т. д.

3. Комиссия запрашивает объяснительную с сотрудника

Комиссия с помощью уведомления обязана запросить письменную объяснительную с человека, в отношении которого проводится внутренняя проверка. Предоставить ее необходимо в течение двух дней с момента получения уведомления.

Если работник не хочет объяснять поступок или отказывается получать на руки уведомление, членами комиссии составляется акт об отказе дать объяснения.

4. Составляется акт

В конце мероприятия составляется акт об окончании служебного расследования на предприятии. Он оформляется в произвольной форме.

Документ содержит следующую информацию:

1. Наименование документа, место и дата его составления.
2. Состав комиссии (Ф.И.О. и должности).
3. Сведения о человеке, в отношении которого проводится СР (Ф.И.О., должность).
4. Основная часть с указанием цели проведения СР и обстоятельств, которые привели к нарушению.
5. В заключительной части выносится решение о виновности или невиновности сотрудника. Если вина доказана, определяется вид дисциплинарного взыскания.
6. Приложение, подписи всех членов комиссии.

Если в организации имеется установленный образец акта служебного расследования на предприятии, документ составляют по закрепленному шаблону.

Бумага включает строку об ознакомлении. В ней гражданин, в отношении которого проводилось СР, ставит свою подпись.

На основании акта издается приказ о дисциплинарном взыскании, если вина трудящегося доказана. Если по итогам проверки признано, что гражданин не имеет отношения к совершенному нарушению, к дисциплинарной ответственности его, разумеется, не привлекут.

Когда проводится служебное расследование

В трудовом законодательстве нет четкого определения по поводу расследований служебного характера. При этом при ряде случаев, например, причинению компании ущерба, такая процедура считается обязательной. Сам процесс является комплексом мер по выявлению последствий и уточнению вины определенных лиц. Он сопровождается оформление необходимой документации.

Важно! Возложение вины на сотрудника без наличия веских неоспоримых доказательств незаконно. Такие процессы, возможно, обжаловать через судебную систему

Служебная проверка является стандартной процедурой при наличии государственной службы. Во всех случаях, вне зависимости от формы организации, то есть она может быть частной или бюджетной, процедура может осуществляться при серьезных нарушениях. Среди них выделяют:

• отсутствие на рабочем месте или опоздание;
• причинение ущерба материального типа организации;
• произошло злоупотребление служебным или должностным положением в отношении сотрудников или третьих лиц;
• нарушение трудового или коллективного договора, а также другой документации, включая должностную инструкцию;
• нарушение техники безопасности любого типа;
• распространение закрытых данных, например, информации коммерческого типа;
• взятка или участие в подкупе;
• недостачи, выявленные при инвентаризации или различных проверках;
• получение жалоб на сотрудника со стороны других работников или посторонних лиц.

Перечень включает в себя любые формы нарушений, которые могут повредить организации материально. Дополнительно сюда включают факты с уменьшением репутации компании или структуры. В таких случаях также возможна проверка, по результатам которой будет вынесено решение. Без проведения полноценной процедуры работник не должен быть наказан финансово или аналогичными мерами воздействия.

Дисциплинарный проступок

Проверка может назначаться в связи с дисциплинарным проступком. Сюда включают:

• невыход на работу в виде прогула или опоздание;
• нарушение инструкций по безопасности или должности;
• невыполнение установленного документами перечня работ.

В зависимости от тяжести проступка, который будет доказан во время проверки, меры воздействия варьируются от предупреждения до увольнения. Предварительно необходимо провести полноценное расследование с документированием всех материалов дела. Процедуру начинают после получения акта или записки докладного типа. После создания комиссии собираются все доказательства, и выносится решение.

Предварительно потребуется получить объяснительную записку от сотрудника.

Важно! При наличии недоказанной вины любое взыскание можно обжаловать. Положительное решение суда приведет к восстановлению работника в должности и выплаты ему всех положенных средств за указанный период

По этой причине проверка необходима для полноценного выявления всех факторов проступка.

Причинение ущерба

К материальному ущербу относят несколько случаев. Наиболее частые из них:

• факт хищения;
• несоблюдение техники безопасности, которое привело к последствиям с наличием ущерба;
• распространение коммерческой информации;
• любая порча имущества.

Читать так же: Земельный Кодекс РФ в 2020 году

Процесс начинают при выявлении ущерба или хищения, например, после инвентаризации. Комиссия обязана найти виновника и полностью доказать его вину. Ответственное лицо не может получить взыскание или компенсировать ущерб, если нет доказательств его вины.

Сумма ущерба рассчитывается во время проверки. За основу берут рыночные цены на настоящий момент. Это зафиксировано в 246 статье ТК РФ.

Ущерб не должен быть ниже установленных сумм по данным бухгалтерского учета. Для оценки необходимо привести данные баланса по имуществу или привлечь независимого оценщика. Все эти этапы должны иметь документальное подтверждение, так как на их основе устанавливают дальнейший размер средств, которые потребуется компенсировать виновнику.

Статья 246 Трудового кодекса РФ «Определение размера причиненного ущерба»

При злоупотреблении полномочиями

Злоупотребление полномочиями является частым случаем нарушений. Проверку назначают при выявлении факта, например, после докладной записки или несоответствия данных. Примером последнего варианта может быть самостоятельное увеличение цены товара. При различных случаях используется аудиторская помощь, если нарушения касаются материальной или финансовой части. При других случаях потребуется привлечь свидетелей.

Внимание! Взятка также является злоупотреблением. По факту данного дела также должна быть проведена полноценная проверка

В ряде ситуаций полученная информация может передаваться в правоохранительные органы с сопутствующей документацией.

В каких случаях проводится служебное расследование

Вообще, неприятную ситуацию служебного расследования может инициировать работодатель при малейших своих подозрениях на какое-либо отклонение.

Чаще всего служебные расследования возникают в следующих отклоняющихся от нормальной работы случаях:

• При проведении плановой инвентаризации были выявлены недостачи. Будут предприняты действия, для того чтобы выяснить ее причины.
• При приеме обращения от работников или постоянных клиентов организации. Это могут быть также постоянные жалобы от какой-либо категории обращающихся клиентов.
• Нарушение одним или группой работников принятых правил. Это могут быть нормы, прописанные в трудовых договорах, должностных инструкциях. Например, прогул – отсутствие на работе какого-либо сотрудника в рабочее время более 4 часов.
• Выход сотрудников за рамки, очерченные локальными актами, например, техники пожарной безопасности.
• В случае, когда принципиально важная для ведения бизнеса информация каким-то образом попала к конкурирующим организациям.
• Был нанесен моральный или материальный вред отдельным сотрудникам или компании в целом.
• Был установлен факт получения, дачи взятки.

Естественно, это далеко не все причины, побуждающие к проведению расследования. Но большая часть случаев в них вписывается. Некоторые из ситуаций подробно описаны в существующем законодательстве. Например, 247 статья Трудового кодекса посвящена действиям работодателя, если ему был нанесен ущерб.

Как вы оцениваете информацию ?
Отлично! Спасибо. 76.53%

Не очень. Информация устарела. 15.82%

Затрудняюсь ответить … 7.65%
Проголосовало: 392

Проведение расследования

Служебное расследование инициируется руководителем предприятия или организации в случаях поступления информации об имевшем месте событии, которое, для правильной его квалификации, нуждается в дополнительной проверке.

С целью осуществления служебной проверки приказом руководителя формируется специальная комиссия по служебному расследованию. Тем же приказом назначается председатель комиссии и члены комиссии, а также устанавливается срок проведения расследования (не более 30 дней).

Приступившая к работе комиссия выполняет все действия, необходимые для полного и всестороннего изучения имевшего место события. Так, в процессе расследования комиссии:

1. истребует и изучает документы;
2. опрашивает очевидцев и свидетелей;
3. привлекает к работе экспертов и специалистов, например, с целью определения ущерба;
4. опрашивает работника, в отношении которого ведется расследование;
5. устанавливает, имеется ли взаимосвязь между действиями работника и наступившими негативными последствиями;
6. выясняет, не имеет ли вины третьих лиц в наступлении негативных последствий и т.д.

По результатам работы комиссии составляется акт служебного расследования.

Что нужно знать перед составлением акта?

Составление акта служебного расследования – ответственная задача, требующая внимания и аккуратности. Чтобы правильно составить акт и документировать проведенное расследование, необходимо учесть несколько важных моментов.

Во-вторых, в акте следует максимально объективно и подробно описать обнаруженные нарушения или инциденты. Это позволит представить полную картину происшедшего и дать возможность органам, к которым будет направлен акт, полностью разобраться в ситуации.

В-третьих, логика и структура акта должны быть четкими и последовательными. Рекомендуется использовать нумерованный или маркированный список, чтобы систематизировать информацию и выделить ключевые моменты.

Как оформляются результаты?

Итог работы комиссии оформляется в специальном акте.

Его содержание включает в себя 3 части:

• Вводная. В ней указывается непосредственное нарушение, дата его совершения, состав комиссии и временные рамки, в течение которых проводилось само расследование.
• Описательная. Излагаются непосредственные доказательства, на основе которых члены комиссии смогли сделать итоговые выводы.
• Резолютивная. Непосредственные выводы по делу о степени вины сотрудника и предписания, касающиеся возможного наказания.

Также к акту служебного расследования присоединяются все документы, которые послужили доказательствами, объяснительные записки, заключения экспертов и другие. После того, как все необходимые документы были собраны в одно дело, на акте ставятся подписи членов комиссии и печать непосредственного руководителя. После этого финальным штрихом оформления становится обозначение даты начала и окончания расследования.

Если кто-то из участвующих в рассмотрении дела не согласен с его выводами, он все равно обязан подписать акт. Однако свои взгляды может изложить в дополнительном приложении и прикрепить его к акту.

После официального завершения расследования у руководителя есть три дня на то, чтобы принять окончательное решение по делу, которое оформляется в специальный приказ

При этом он обязан обращать внимание на предписания, указанные комиссией в документе, но имеет право самостоятельно выбрать форму наказания из допустимых с точки зрения трудового законодательства

Далее в течение 3 (трех) рабочих дней работника обязаны ознакомить с приказом. Если он отказывается от этого, составляется дополнительный акт об отказе.

Подпишитесь на соцсети

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в месяц. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Поделиться с друзьями

Ссылки по теме:

Когда проводится

При мелких нарушениях его обычно не проводят – достаточно беседы с нарушителем. Его проведение затевают, если нарушение серьёзное, и сотрудник или вовсе отказывается признавать его, либо признаёт не все важные обстоятельства, отчего становится необходимым их прояснение.

Виды нарушений, при которых надо проводить расследование, устанавливаются самими работодателями. Обычно в списке присутствуют нарушения трудового распорядка, должностной инструкции, техники безопасности, неисполнение трудовой функции, нанесение ущерба компании.

Все эти нарушения можно разделить также на две основные категории: дисциплинарные проступки и причинение ущерба. Рассмотрим их подробнее.

Дисциплинарный проступок

Обычно по их поводу расследование не проводится, однако если проступок должен повлечь за собой наказание – например, увольнение, при этом сам сотрудник не признаёт, что его совершил, то расследование будет необходимо. К такого рода проступкам относится в первую очередь прогул. Может расследоваться также уклонение от прохождения медицинского обследования, прохождения обучения и тому подобные.

Причинение ущерба

Если действия сотрудника нанесли серьёзный ущерб компании, также необходимо провести расследование по данному случаю, чтобы установить размер ущерба и определить виновен ли работник, и если именно он допустил или причинил ущерб, то какое наказание должен понести. Ущерб может быть как прямым, так и, к примеру, причинённым вследствие утечки коммерческой тайны, потому и необходимо задействовать комиссию, чтобы точно установить все сопутствующие обстоятельства.

Процедура обжалования

Обжаловать решение комиссии внутри компании возможно с учетом внутренних локальных актов, так как в трудовом кодексе нет понятия служебного расследования.

Порядок проведения процедуры устанавливается внутренними актами.

А вот результат расследования – вынесенное взыскание – возможно обжаловать в трудовой инспекции или суде, подав соответствующее заявление. Работодатель в таком случае предоставляет все собранные в ходе расследования документы, чтобы подтвердить непосредственный факт нарушения. Затем на их основе подтверждается законность вынесенного взыскания и соответствие его тяжести проступку.

Что устанавливает созданная комиссия

После того как состав комиссии утвержден, она приступает к выполнению своих обязанностей. В частности, она вправе в письменной форме попросить дать виновного в каком-либо проступке пояснения относительно своих действия.

Но стоит иметь в виду, что сотрудник может (и имеет на это право) уклониться или отказаться от дачи каких-либо показаний. В таком случае комиссия составляет акт об отказе. Его должны подписать все члены комиссии.

Помимо этого, комиссия собирает документы о произошедшем. Ими могут являться акты замеров измерительного оборудования, акты инвентаризации с выявленной недостачей, служебные записки от других сотрудников организации, которые были очевидцами случившегося и пр.

Акт служебного расследования на предприятии будет при этом заключительным документом. Он включает в себя все фактические данные, выжимку необходимых ссылок из нормативных актов, а также выводы комиссии относительно виновности или невиновности определенного лица или группы лиц.

Пример акта служебного расследования

УТВЕРЖДАЮ:
ООО «Кувшинка»
Генеральный директор
Братчиков Родион Константинович
19 мая 2017 г.

Акт служебного расследования

18 мая 2017 г. город Геленджик

Составлен комиссией:

Председатель: Начальник отдела кадров П.Р. Малахов

Члены комиссии:

1. Специалист по охране труда С.С. Выхина
2. Ведущий юрисконсульт Д.В. Федосеева

Факт нарушения: невыполнение администратором Синициной Анастасией Владимировной возложенных обязанностей по уведомлению миграционного подразделения ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике о прибытии иностранных граждан в место временного пребывания в течение суток (нарушение ст. 20 Федерального закона «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства» от 18.07.2006 г. № 109-ФЗ).

В результате проведенного служебного расследования выявлено:

1. 18 апреля 2017 г. в гостиницу «Кувшинка» по адресу: г. Геленджик, ул. Морская, 48, в 12 час. 48 мин. прибыл гражданин Республики Узбекистан Фархудов Махмуд, 08.04.1972 г.р., для временного пребывания.
2. Согласно табелю учета рабочего времени, журналу учета, 18 апреля 2017 г. администратор Синицина А.В. выполняла свои функциональные обязанности с 06 час. 00 мин. до 06 час. 00 мин. 19 апреля 2017 г., в т.ч. по заселению гостей и предоставлению им гостиничных номеров. Синицина А.В. предоставила гражданину Узбекистана Фархудову М. номер 309 на третьем этаже гостиницы, а также взяла оплату и выдала квитанцию.
3. В нарушение п. 2.4 должностной инструкции администратора гостиницы и ст. 20 Федерального закона «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства» от 18.07.2006 г. № 109-ФЗ уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания Синициной А.В. не заполнялось, в миграционное подразделение в ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике не подавалось.
4. 05.05.2017 г. в результате проведенной проверки ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике в отношении ООО «Кувшинка» составлен административный протокол и вынесено постановление об административном правонарушении по ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ. Наложен административный штраф в размере 400 000 руб.
5. Согласно письменным объяснениям Синициной А.В. от 05.05.2017 г. уведомление в ГУ МВД по Краснодарскому краю в г. Геленджике не направила по забывчивости.
6. Ранее сотрудник проявлял усердие в работе, должностные обязанности выполнял в срок. Неснятых взысканий нет. За нарушения трудовой дисциплины к ответственности не привлекался. Работает в ООО «Кувшинка» по трудовому договору в должности администратора с 05.08.2015 г.

Изучив материалы, а именно: Правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция администратора гостиницы, материалы дела об административном правонарушении, объяснения Синициной А.В., комиссия приходит к следующим выводам:

1. В действиях Синициной А.В. содержится состав дисциплинарного нарушения, выразившегося в ненадлежащем исполнении работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, в результате чего работодателю причинен ущерб в размере 400 000 руб.
2. Привлечь Синицину А.В. к дисциплинарной ответственности и применить дисциплинарное взыскание в виде выговора.

Председатель комиссии:

П.Р. Малахов

Члены комиссии:

Специалист по охране труда С.С. Выхина

Ведущий юрисконсульт Д.В. Федосеева

С актом служебного расследования ознакомлен:

Синицина А.В.

Порядок проведения

Рассмотрим этапы, предшествующие началу расследования, а также этапы его проведения:

1. Выявляется факт совершения проступка – сделать это может любой сотрудник компании, при этом как день обнаружения будет принят тот, в который данный сотрудник рассказал о нарушении руководителю, которому подчинён провинившийся сотрудник.
2. Нарушение фиксируется в докладной записке на имя начальника.
3. После рассмотрения записки начальник принимает решение о начале расследования (либо передаёт документ более высокопоставленному должностному лицу, если не имеет соответствующих полномочий).

На этом предшествующие расследованию этапы заканчиваются, и начинается непосредственно процесс:

1. Приказом формируется комиссия – отметим, что непосредственный руководитель проверяемого в её состав не включается. Также, как и тот руководитель, который будет принимать итоговое решение.
2. Комиссия проводит расследование – в его ходе необходимо выяснить, в чём состояло нарушение, кто его совершил, какими были причины и обстоятельства, размер причинённого ущерба. Для этого у провинившегося лица берётся объяснительная, а если оно не установлено, то у всех возможных виновников, затем собираются документы для прояснения обстоятельств.
3. Составляется итоговый акт, подробно описывающий ход проверки и её заключение. В цели комиссии нередко включается и разработка мер для предотвращения подобного ущерба в будущем. Члены комиссии удостоверяют акт своими подписями, руководитель ставит на него печать.

Рассмотрим некоторые важные нюансы – форму служебной записки, оформление акта от дачи показаний, состав комиссии.

Служебная записка

Именно она становится основанием для проведения расследования, а с момента её принятия и фиксации в журнале документооборота будет отсчитываться время его начала.

Составляет записку работник компании, она подаётся на имя либо непосредственного начальника, либо руководителя всей компании. В ней указывается, какое именно нарушение отмечено, а также все его важные обстоятельства. Если ущерб был выявлен инвентаризацией, то к записке прилагается её акт.

Помимо служебной записки, в роли основания для проверки могут выступить и иные документы: обращения от потребителей со сведениями о проступке, претензии контрагента, заявление от самого работника.

Состав и полномочия комиссии

Осуществляет расследование в отношении работника служба безопасности, если в компании она есть; при её отсутствии – кадровый отдел. В комиссию входят сотрудники разных отделов – обычно это служба безопасности и кадровый, а также представитель профсоюза. Чаще всего состав ограничивается именно тремя членами, но иногда в комиссию может входить и большее число людей.

Комиссия имеет право потребовать объяснения от каждого работника, который мог быть причастен к проступку. Это, впрочем, не означает, что работники обязаны их давать. Также она может запрашивать любые документы и привлекать к делу сторонних специалистов. К примеру, такая необходимость возникает, если требуется определить, был ли работник пьян во время смены. Допустимо и обращение за юридической, аудиторской, инженерной помощью.

Объяснительная записка и акт об отказе

После получения работником уведомления о необходимости предоставить письменное объяснение, ему даётся двое суток на оформление и предоставление. Если время вышло, а документ так и не был оформлен, это считается отказом в содействии проверке, о чём должен быть составлен письменный акт.

Законодательство не устанавливает форму для этого документа, как и для объяснения сотрудника, потому оформление свободное

Важно в первую очередь наличие подписей членов комиссии. Объяснительная или акт об отказе от неё обязательно подшиваются в дело

Как выглядит акт

Структура документа примерно следующая:

• место и дата составления;
• документ основание для составления акта;
• перечисление членов комиссии;
• далее информация, указанная в предыдущем разделе;
• приложение – копии документов, которые были использованы или составлены в ходе проверки;
• подписи членов комиссии.

В заключительной части документа делается отметка об ознакомлении привлекаемого лица с материалами проверки и ее результатами.

Образец акта служебного расследования на предприятии может выглядеть несколько иначе, например, в него включаются дополнительные разделы.

Отведено место для печати и подписи должностного лица, утверждающего результаты работы комиссии. Обычно в его качестве выступает или директор, или иное уполномоченное лицо, которое не принимает участие в разбирательстве.

Назначение комиссии

Служебное расследование проводится на основе приказа начальника соответствующего подразделения либо лица, возглавляющего организацию. Причиной издания приказа может послужить событие, выявление нарушений и т. п. Они, как правило, уже оформлены и зафиксированы в документах, например, акт о неявке на работу либо приказ и акт о проведении инвентаризации.

Процедурой занимается специальная комиссия. Ее состав отмечается в приказе. Сотрудники выбираются в зависимости от специализации и навыков. Если требуется дополнительная помощь, привлекается постороннее лицо, например, аудитор или специалист в области финансов или иной сфере. Закон не запрещает таких действий.

Не включается в состав комиссии сотрудник, имеющий хотя бы косвенное отношение к проступку.

Понятие служебного расследования в компании

Служебное расследование означает совокупность мер по сбору и анализу информации о проступке с целью выяснения подробностей события и определения виновных. Нарушения трудовой дисциплины варьируются по степени тяжести, и служебное расследование запускается только после серьёзного проступка.

Так, при дисциплинарном проступке сотрудника, руководитель осуществляет так называемое мини-расследование, в течение которого:

• требует письменное объяснение от работника;
• анализирует данные (объяснительные, докладные, сведения от системы электронного пропуска и т.д.);
• рассматривает целесообразность привлечения провинившегося сотрудника к дисциплинарному наказанию и выбирает его вид (увольнение, или выговор, или замечание);
• издаёт приказ, в котором сообщает о своём решении, например, наложить то или иное дисциплинарное взыскание на сотрудника, который подтверждает ознакомление с этим документом своей подписью.

Всё служебное расследование небольшого проступка сводится к анализу документов и принятию решения. Если же сотрудник совершил серьёзное нарушение трудовой дисциплины, в результате которого предприятию был нанесён финансовый ущерб, проведение полновесного служебного расследования с формированием комиссии обязательно в соответствии со Статьёй 247 Трудового кодекса.