Должностная инструкция администратора: права и обязанности

Выполняемые функции

Для разных организаций работа администратора-кассира имеет разную специфику
, которую отражают в описании вакансии.

Но чаще всего от сотрудника требуется
выполнение следующих функции:

Встреча и общение
с посетителями, информирование об предлагаемых компанией услугах и их стоимости. Ответы на вопросы клиентов.
Прием телефонных звонков
и соединение с нужным специалистом.
Улаживание конфликтов
.
Организация работы офиса, заказ необходимых хозяйственных товаров
.
Прием наличных и безналичных денежных средств
.
Заполнение .
Оформление расходно-приходных кассовых ордеров
.
Передача денежных средств инкассаторам
.

Особенности должностной инструкции администратора гостиницы

Как уже было сказано выше, в квалификационном справочнике нет такой должности, как администратор гостинцы, — есть лишь просто администратор, директор гостиницы, заведующий жилым корпусом гостиницы и дежурный по этажу гостиницы. Таким образом, работодатель сам должен определить, какие функции будет исполнять администратор гостиницы, и уже отталкиваясь от этого, при приеме на работу озвучивать обязанности сотрудника, а также размер платы за их выполнение.

При составлении должностной инструкции администратора гостиницы работодатель должен правильно разграничить обязанности между сотрудником в этой должности и другим персоналом, учитывая штатное расписание. Например, если в гостинице нет портье, то его обязанности может выполнять и администратор гостиницы — но это обязательно нужно указать в должностной инструкции, иначе возникнут споры и недопонимание.

Также должностная инструкция администратора гостиницы очень часто включает в себя обязанность проводить расчеты с посетителями, что делает его материально ответственным лицом. Однако это не означает, что сотрудник, подписав должностную инструкцию с таким условием, автоматически берет на себя полную материальную ответственность — для этого есть дополнительное соглашение.

При составлении должностной инструкции администратора (как гостиницы, так и любого другого) можно пользоваться данными из квалификационного справочника или переработать под свои нужды один из образцов, размещенных в Сети

Важно не забывать при этом, что если составляются инструкции для должности с указанием конкретной сферы деятельности, то должно вноситься больше конкретики в разделы, посвященные правам и должностным обязанностям

Обязанности администратора по взаимодействию с поставщиками и промоутерами

В магазинах именно администратор зачастую решает вопросы размещения товаров, в чем ему помогают сами поставщики. У компаний, поставляющих в магазины продукты, как правило, есть свои методики и схемы выставления товаров, которые основываются на многочисленных исследованиях. Для этого в таких компаниях работают мерчендайзеры, которые и взаимодействуют с администраторами магазинов.

Также администратор заинтересован в повышении продаж, для чего он привлекает в торговый зал промоутеров, которые проводят различные рекламные акции. И именно администратор следит за тем, чтобы все проходило в рамках достигнутых соглашений.

К этой группе можно отнести следующие должностные обязанности:

контроль за оформлением помещения и размещением в нем рекламной продукции;
организация сотрудничества с мерчендайзерами компаний-поставщиков;
заключение контрактов с промоутерами и BTL-агентствами.

Скачать образец документа

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора «___________» (далее — «организация»).

1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Администратор подчиняется непосредственно _________________.

1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы организации;

— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

— правила и методы организации обслуживания посетителей;

— виды оказываемых услуг;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы маркетинга и организации рекламы;

— планировку и порядок оформления помещений и витрин;

— основы эстетики и социальной психологии;

— законодательство о труде;

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Примечание. Функциональные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.1.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.1.2. Обеспечивает контроль сохранности материальных ценностей.

2.1.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.1.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.1.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

2.1.6. Осуществляет контроль над соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.1.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.1.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.1.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.1.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации.

3.1. Администратор имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.1.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.1. Администратор несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы администратора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

I. Общие положения

Администратор торгового зала относится к категории специалистов.
Администратор торгового зала должен знать:
2.1. Закон РФ «О защите прав потребителей», иные законы, устанавливающие требования к осуществлению торговли.
2.2. Правила продажи отдельных видов товаров и иные нормативные правовые акты по вопросам торгового обслуживания.
2.3. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы торгового предприятия.
2.4. Структуру управления предприятием, права и обязанности работников предприятия и режим их работы.
2.5. Правила и методы организации процесса обслуживания покупателей.
2.6. Виды реализуемых предприятием товаров и оказываемых услуг.
2.7. Основы маркетинга и организации рекламы.
2.8. Основы выкладки (позиционирования) товаров.
2.9. Принципы планировки и оформления торгового зала, витрин.
2.10. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
2.11. Основы экономики, организации труда и управления.
2.11. Основы трудового законодательства.
2.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
2.13. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Назначение на должность администратора торгового зала и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия по представлению
На время отсутствия администратора торгового зала (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Отношения с другими сотрудниками компании

Администратор – это информационный центр и лицо компании
. От него зависит как воспримет организацию клиент, а также он влияет на создание благоприятной обстановки в коллективе.

Он связующее звено
между всеми сотрудниками, поэтому часто к требованиям к на эту должность включают приятный внешний вид и голос, коммуникабельность, навыки организотора и умение избегать конфликтов.

В каждой конкретной организации разрабатывается собственная должностная инструкция
, отражающая требования и специфику данной фирмы, допускается взять стандартную инструкцию из интернета, но обязательно переработать ее под собственную компанию
.

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Если вы рассматриваете и другие варианты (помимо трудоустройства администратором-кассир), то не ограничивайтесь этой подборкой объявлений, в нашем множество других позиций для разных должностей. Там же вы можете воспользоваться поиском по предложениям прямых работодателей и агентств.

Кто может претендовать на должность?

Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.

Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.

Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.

Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.

И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.

И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.

Обязанности

Сотрудник на этом посту, должен, во-первых, выполнять обязанности, относящиеся ко всем штатным сотрудникам. А именно:

Соблюдать установленный трудовой распорядок
компании.
Выполнять распоряжения и руководителя.
Поддерживать чистоту
рабочего места.

Часто руководители малого и среднего пренебрегают
составлением и знакомством с ними персонала под подпись. Оправдывая это тем, что нужно тратить на это большое количество времени и тем, что хороший сотрудник и так будет следовать общепринятым правилам
.

Однако, наличие этих документов вносит дисциплину в работу персонала и помогает избежать ряда проблем
и спорных ситуаций.

Для администратора-кассира предусматриваются следующие обязанности
:

Если администратор-кассир выполняет свою работу некачественно и допускает халатное отношение, то компания может пострадать финансово
за счет образования недостачи, а также получить немалый штраф
при налоговой проверке за не соблюдение кассовой дисциплины.

На лежит большая ответственность
. Поэтому, если в его работе обнаружены нарушения, то он подлежит наказанию
.

Рабочие задачи:

Обязанности управляющего офисом условно делятся на пять сфер:

Управление
Администрирование
Хозяйственное обеспечение
Контролирование
Отчётность

В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:

упорядочение работы офиса в целом;
работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
организация совещаний и брифингов;
планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.

В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:

организация структуры офиса;
организация делопроизводства;
распределение документации по отделам;
организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.

В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:

организацию закупки материалов и техники;
обеспечение всем необходимым работников офиса;
работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
хранение ценностей.

В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:

ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
аттестацию сотрудников;
контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.

В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.

Кто такой офис-менеджер?

Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.

Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.

Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.

Развитие компетенций и обучение администратора: положения и обязанности

Общие положения

Должностная инструкция администратора предусматривает обязанности по развитию и совершенствованию профессиональных компетенций сотрудника. Компетенции определяются на основании требований профессиональной деятельности и специфики деятельности организации.

Должностные обязанности

Прохождение обучения и повышения квалификации в соответствии с планом, утвержденным руководством организации;
Следить за техническими новинками и инновациями, которые могут улучшить работу системы управления;
Самостоятельно осваивать материалы, посвященные сфере деятельности организации;
Знакомиться с изменениями в законодательстве, связанными с профессиональной деятельностью администратора.

Руководство организации обеспечивает необходимые условия для обучения и развития профессиональных компетенций сотрудников административно-технического персонала. Субъекты образовательного процесса могут быть внешние организации или специалисты внутри организации.

Вид обучения	Количество часов
Курсы повышения квалификации	80
Семинары и тренинги	40
Индивидуальное обучение	20

Развитие компетенций администратора является неотъемлемой частью выполнения должностных обязанностей. Обучение и совершенствование профессиональных навыков помогает повысить квалификацию сотрудника, обеспечивает эффективную работу системы управления и обеспечивает достижение целей организации.

Описание обязанностей администратора :

1. Общие положения

Администратор является ответственным за поддержание безопасности компьютерной системы, которую используют сотрудники компании.

У администратора также есть обязанность следить за безопасностью данных и уведомлять руководство при обнаружении потенциальных уязвимостей.

2. Обязанности

Управление пользователями в системе, создание и удаление аккаунтов;
Установка и обновление программного обеспечения;
Мониторинг системы на предмет возможных угроз безопасности данных;
Поддержка работы компьютеров и сетевого оборудования;
Выявление и устранение неисправностей;
Работа над проектами по улучшению системы;
Помощь пользователям в решении проблем;
Управление резервными копиями данных;
Документирование процессов и операций;
Исполнение других задач по распоряжению начальства.

3. Должностные положения

Администратор должен исполнять свои обязанности со всей ответственностью и тщательностью.

Администратор обязан следовать политике безопасности и правилам работы с компьютером и сетевым оборудованием, установленными в организации.

Условия труда администратора

1. Рабочее место

Администратору должно быть предоставлено удобное и функциональное рабочее место, оборудованное необходимой техникой и системным ПО. Рабочая зона должна быть просторной и чистой.

3. Безопасность

Работодатель обязан обеспечить безопасность труда администратора. Это включает в себя обучение технике безопасности, обеспечение защитной одежды, а также проведение мероприятий по профилактике травм и профессиональных заболеваний.

4. Комфортные условия

Пример графика работы администратора
Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница
9:00-13:00	9:00-13:00	Выходной	9:00-13:00	9:00-13:00
14:00-18:00	14:00-18:00	Выходной	14:00-18:00	14:00-18:00

II. Должностные обязанности

Администратор торгового зала:

Осуществляет руководство персоналом торгового зала (продавцами, продавцами-консультантами, кассирами).
Подготавливает и передает заказ на подачу товаров с мест хранения.
Организует подачу товаров в торговый зал и руководство работой по выкладке товаров.
Ведет оперативный учет остатков товаров в торговом зале и сообщает . данные о товарах с критичным минимумом остатков, с критичным сроком годности, а также сведения о товарах повышенного, равномерного и пониженного спроса.
Осуществляет управление:
запасами товаров в торговом зале;
ассортиментом товаров.
Осуществляет контроль над соблюдением персоналом торгового зала:
надлежащего качества и культуры обслуживания покупателей при оказании услуг торговли;
правил продажи товаров и санитарно-гигиенических требований;
правил охраны труда и техники безопасности, противопожарной безопасности.
Организует обслуживание покупателей, совершающих крупные покупки.
Организует информирование покупателей:
о товарах (их потребительских свойствах, ассортименте, ценах, пр.);
об оказываемых сопутствующих услугах (сборка, подключение, доставка, пр.);
о режиме работы торгового предприятия.
При необходимости оказывает помощь покупателям в выборе товаров.
Организует проверку качества и безопасности поступающих в продажу товаров, сроков их годности.
Изымает из продажи некачественные товары, товары с истекшими сроками годности, неисправные и имеющие дефекты товары.
Осуществляет контроль над наличием ценников на товарах.
Контролирует соблюдение работниками торгового зала трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований санитарии и гигиены.
Отслеживает злоупотребления со стороны персонала торгового зала.
Принимает меры по разрешению конфликтных ситуаций с покупателями.
Информирует руководство торгового предприятия о недостатках в обслуживании покупателей.
Осуществляет контроль над исправностью оборудования торгового зала и информирует руководство торгового предприятия о неисправности оборудования для принятия необходимых мер.
Анализирует результаты работы торгового зала по следующим направлениям:
сведения о размерах продаж (по группам товаров, по конкретным товарам);
сведения об изменении ассортимента товаров в торговом зале.
Обслуживает операции возврата, списания, переоценки и резервирования товаров.
Использует в работе автоматизированные системы управления продажами в торговом зале.
Составляет отчеты о движении товаров.
Принимает участие в инвентаризациях.
Организует в экстремальных ситуациях эвакуацию покупателей из торгового зала, вызывает милицию, «скорую помощь», пр.

Процедуры и порядок работы администратора

1. Обязанности и должностные положения

Администратор отвечает за обслуживание, поддержку и безопасность компьютерной и сетевой инфраструктуры организации. Его обязанности включают, но не ограничиваются:

установка и настройка программного обеспечения;
сетевое администрирование и мониторинг;
обслуживание и ремонт оборудования;
поддержка пользователей и решение их проблем;
укрепление безопасности сети и данных.

2. Инструкция по работе администратора

Для эффективной работы администратор должен следовать определенным инструкциям и процедурам. Вот некоторые из них:

Проверка системных журналов на предмет ошибок и необычных событий.
Регулярное резервное копирование данных и проверка их восстановления.
Установка обновлений и патчей безопасности на всех устройствах в сети.
Мониторинг сетевых подключений и борьба с нежелательным трафиком.
Обучение пользователей основам безопасности и защиты от вредоносного ПО.

Эти процедуры помогут гарантировать стабильность и безопасность работы сети и данных.

Кто такой администратор и где используется эта должность (гостиницы, рестораны)

Чаще всего должность администратора используется в организациях, оказывающих услуги (ресторанах, салонах красоты, гостиницах). В магазине тоже может быть администратор, в задачи которого входят не столько продажи, сколько взаимодействие с клиентами — именно это черта отличает администратора от остального персонала.

Администратор организует работу персонала и взаимодействует с клиентами, разрешая нестандартные ситуации. Проще говоря, это своеобразный организатор обслуживания посетителей. При этом в одних организациях должность именуется просто администратором, а в других работодатели конкретизируют название, добавляя сферу деятельности сотрудника (например, администратор гостиницы).

Права и должностные обязанности всех административных должностей схожи, работодатель должен вносить только некоторые коррективы, связанные с областью деятельности компании или сотрудника. Последнее актуально еще и потому, что в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, упоминается только должность администратора и каких-то ее подвидов там не предусмотрено. Однако квалификационные характеристики этой должности вполне можно взять за основу при составлении должностной инструкции, например, администратора гостиницы.

III. Права

Администратор торгового зала имеет право:

Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию торгового процесса.
Вносить на рассмотрение руководства: представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников торгового зала; предложения о поощрении отличившихся работников и о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и возможности реализации предоставленных прав.

Технические требования

Для исполнения обязанностей администратора необходимо соответствие положениям: 1. Должностная инструкция общие положения; 2. Должностные инструкции на конкретные рабочие места.

Кроме того, администратор должен обладать следующими техническими навыками:

Знание операционной системы Windows на уровне продвинутого пользователя.
Умение настраивать и обслуживать оргтехнику (принтеры, сканеры, мультимедийное оборудование).
Опыт работы с программами Microsoft Office, а также графическими редакторами (Photoshop, CorelDRAW).
Обязательное знание основ сетевых технологий и умение работать с соответствующими программами.

Высокоскоростной вычислительный компьютер с достаточным объемом RAM и мощным процессором.
Надежное подключение к Интернету.
Видео- и аудиокарты, позволяющие проводить онлайн-конференции и презентации.

Рекомендуется также иметь сертификаты компьютерных курсов, особенно по программам Microsoft Office и сетевым технологиям, что даст дополнительные преимущества при поиске работы администратора.