Автоматизация бизнес-процессов в розничной торговле

Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы есть во всех сферах. Обычно они определяются спецификой деятельности компании и создаются для решения самых разнообразных задач. Условно их классифицируют по ряду признаков:

Классификация

• по степени сложности;
• по виду деятельности;
• по месту в структуре организации;
• по функциям подразделений;
• по степени детализации или комплексности;
• по исполняемости.

Рассмотрим, что входит в каждую группу.

По степени сложности

• Монопроцессы – цикличные односложные операции.
• Вложенные процессы – последовательности монопроцессов.
• Связанные процессы – последовательности монопроцессов, выполняемые по предварительно заданной схеме.

По месту в структуре организации

• Горизонтальные – равные сотрудники компании взаимодействуют между собой.
• Индивидуальные горизонтальные – действия совершают отдельные работники.
• Межфункциональные горизонтальные – коммуникации происходят между специалистами различных отделов.
• Вертикальные – взаимодействуют работники разных уровней (например, руководитель – подчиненный).
• Интегрированные – работники по горизонтали и вертикали взаимодействуют одновременно.

По степени детализации или комплексности

• Микропроцессы – выпуск составных частей продукта (например, выпечка коржей для торта).
• Макропроцессы – изготовление целого продукта (например, приготовление торта).

Лучшие практики в автоматизации бизнес-процессов

Простая подписка на инструмент автоматизации бизнес-процессов не гарантирует успех. Вам нужно будет тщательно и прагматично подходить к автоматизации ваших бизнес-процессов. Вот несколько советов о том, как сделать автоматизацию успешной.

1. Начните с четкого понимания того, какие задачи выполняются, кто несет ответственность и когда каждая задача должна быть выполнена.
2. Убедитесь, что у вас есть четко определенные цели при автоматизации бизнес-процесса.
3. Измерьте результаты с поэтапным подходом. Многие организации разочарованы тем, что результаты не реализуются в одночасье.
4. Инвестируйте адекватное время в обучение сотрудников и учтите период адаптации.
5. Примите долгосрочную перспективу.
6. Используйте готовые решения там, где это возможно.

Этапы внедрения автоматизации бизнес-процессов

Внедрение автоматизации бизнес-процессов включает в себя несколько этапов: анализ, выбор технологии, ее интеграция, а также последующее сопровождение и техническая поддержка. Рассмотрим каждый из этих этапов чуть подробнее

При этом важно понимать, что процесс автоматизации достаточно сложный и комплексный, и редко бывает так, что какой-либо продукт внедряется строго поэтапно

Анализ

На этом этапе производится анализ бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать. Определяются цели и задачи автоматизации, выявляются узкие места и проблемы в текущих процессах. Конкретный пример: планирование определенного результата на входящих или исходящих звонках (в процентном отношении обслуженных роботом клиентов или в процентах конверсии при обзвоне).

Внедрение

На данном этапе выбираются и внедряются соответствующие средства автоматизации, разрабатываются и настраиваются конкретные продукты и сервисы, а также проводится предварительная подготовка сотрудников, которые будут отвечать за обслуживание программ.

Интеграция

В целом, процесс интеграции автоматизированных решений с другими системами, программами и приложениями, используемыми в компании, не всегда бывает гладким. Поэтому здесь важна квалификация технических специалистов, которые будут заниматься интеграцией.

Сопровождение и техподдержка

После внедрения сервиса добросовестные разработчики всегда предложат его сопровождение и техническую поддержку. На этом этапе будет выполняться обучение и дообучение сотрудников, решение возникающих проблем автоматизации и обновление продукта (в нашем случае голосовых и чат-ботов). Причем обычно для обслуживания ботов достаточно совсем небольшой команды.

Инструменты автоматизации

Инструменты автоматизации во многом зависят от того, какие именно процессы нужно скорректировать. 

Так, в сфере продаж актуальной будет разработка и внедрение CRM системы для продажников, например, 1С:CRM. Она позволит вести общение с клиентом с использованием онлайн-сервисов, документально фиксировать все переговоры, накапливать и анализировать информацию по сделкам, напоминать о сроках поставок и сроках оплаты, хранить контакты, предоставлять иную информацию о клиенте.

Маркетинг также является одной из сфер, которые можно максимально автоматизировать. Ранее приходилось досконально изучать рынок рекламы, оценивать реакцию потребителя и эффективность маркетинговых мер. Теперь повысить эффективность рекламы стало проще. Автоматические рассылки рекламной информации, целенаправленность маркетинговых мер на определенные категории покупателей и иные меры – вот ключевые инструмента автоматизации.

Seeneco – первый в России онлайн сервис финансового учета. Данный сервис организует финансовый и управленческий учет, покажет сколько денег в бизнесе, предупредит о кассовом разрыве, рассчитает рентабельность проектов, наглядно продемонстрирует движение денежных средств с помощью графиков и диаграмм, обеспечит планирование доходов и расходов, посчитает чистую прибыль и другие ключевые показатели, отправляет платежи в банки на оплату и выставляет счета клиентам. И все это в одном облачном сервисе Seeneco.

Все инструменты можно разделить на несколько категорий:

Бухгалтерские

Применяются для автоматизации бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Позволяют вести автоматизированный учет операций, доходов и расходов, составлять необходимую первичную документацию, вести бухгалтерскую и налоговую отчетность, платить налоги и взносы буквально в пару кликов. Самая известная программа – «1С:Бухгалтерия».

Для управления проектами

Существуют разработанные платформы по управлению проектами, которые позволяют анализировать загруженность работников, управлять их временем, сроками выполнения задач, анализировать и отслеживать результаты работы отделов, а также планировать их деятельность на следующие периоды. Это, например, «1С:PM Управление проектами ПРОФ». 

IT-проектирование

Автоматизированные системы, позволяющие легко и быстро создавать сайты, добавлять информацию, менять структуру сайта без специального знания языков программирования. Одна из самых популярных – «1С-Битрикс: Управление сайтом».

Управление продажами

Платформы, позволяющие вести учет покупателей, организовать работу с ними, автоматизировать процессы заказа, отслеживание оплат, напоминание текущих задач. Среди них отметим, «1С:Управление торговлей 8». 

Средства автоматизации бизнес-процессов

В качестве основных информационных систем, о которых мы упомянули выше, можно рассматривать:

• CRM-системы. Это системы управления взаимоотношениями с клиентами. Вы можете автоматизировать сбор и обработку заявок, быстро и просто контролировать этапы сделок, проверять качество работы отдельных менеджеров/специалистов/сотрудников и т.п.
• Системы управления проектами. Как раз к таким инструментам и относится Projecto. Тут можно планировать структуру и деятельность предприятия, отдельных сотрудников. Легко поручить и проконтролировать задачи, отчитаться перед собственниками или перед вышестоящими руководителями и т.п.
• Системы электронного документооборота. Эффективны только для средних и крупных компаний. Применяются для согласования и актуализации большого перечня документов внутри компании.
• ERP-системы. Это комплексные программные продукты, которые позволяют управлять производством и другими ресурсами предприятия в электронном виде. Опять же, ERP будут полезны не везде (рассчитаны в первую очередь на производственные линии).
• Внутренние АТС. Сейчас вместо физических АТС всё чаще применяются облачные (виртуальные) АТС. Цель у них одна – обеспечение оперативной связи между сотрудниками предприятия.
• СКУД-системы. Предназначены для автоматизации контроля и учёта рабочего времени, явок сотрудников и обеспечения доступа персонала к выбранным зонам/помещениям внутри предприятия. Пригодятся только в компаниях с большим штатом.
• Бухгалтерский учёт и управление финансами. В большинстве случаев это профильный бухгалтерский софт, но он легко заменяется облачными услугами и сервисами.

В более крупных и сложных предприятиях возможно внедрение BPM и RPA-систем.

Примеры автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов может применяться в различных сферах, включая маркетинг, продажи, обслуживание клиентов и управление персоналом. Ниже рассмотрено несколько примеров из каждой категории.

1. Управление проектами (Project Management)

Маркетологам часто приходится управлять сразу несколькими кампаниями и проектами. Благодаря автоматизации можно оцифровать рабочие процессы и автоматизировать всю логистическую часть кампании.

Например, инструменты для управления проектами могут подсказать вам, кто что делает и когда это должно быть сделано.

Как только сотрудник выполнит свою задачу, система автоматически уведомит об этом следующего члена команды в рамках рабочего процесса.

Кроме того, менеджеры получат доступ к дашбордам с информацией о том, как персонал справляется со своими обязанностями. Если кто-то не укладывается по срокам, то руководитель мгновенно получит соответствующее уведомление.

2. Служба поддержки клиентов

Служба поддержки клиентов сильнее всего выигрывает от автоматизации. С ее помощью можно автоматически отправлять ответы, если в электронном письме или чате появляются определенные ключевые слова.

Другие инструменты для автоматизации бизнес-процессов помогут анализировать, классифицировать и назначать тикеты поддержки соответствующим отделам и сотрудникам.

3. Социальные сети

Кроме того, с помощью специального ПО можно курировать контент. Подобные инструменты помогают оптимизировать продвижение в соцсетях.

4. Утверждение заказов

В большинстве случаев бизнес требует оформления тех или иных заказов. Программное обеспечение для автоматизации упрощает процесс утверждения и подтверждения.

Управление заказами иногда может занять целый рабочий день. С инструментами автоматизации вам не придется самостоятельно связываться с пятью членами команды, чтобы получить одобрение. Достаточно отправить уведомления своей команде и сделать все в режиме онлайн.

5. Онбординг

Онбординг – это трудоемкий процесс. Необходимо подготовить бумаги, заполнить налоговые документы и собрать подписи.

Благодаря инструментам автоматизации вашим рекрутерам и HR-менеджерам не придется управлять этим процессом вручную. Они смогут отправлять запросы в режиме онлайн и с помощью ПО видеть, какие документы уже готовы, а какие нет.

6. Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Система управления взаимоотношениями с клиентами чрезвычайно полезна. Нельзя по несколько раз отправлять одинаковые письма одному человеку. С помощью программного обеспечения «все в одном» можно просматривать все взаимодействия с клиентами в одном месте.

Кроме того, CRM-платформы помогают управлять лидами и рабочими процессами. С их помощью можно автоматически проводить лид-скоринг и определять, когда потенциальный клиент (MQL) становится заинтересованным (SQL).

7. Продажи

Торговые представители вынуждены создавать и отслеживать счета-фактуры. Все это можно делать автоматически с помощью ПО для автоматизации бизнес-процессов, чтобы сэкономить драгоценное время продавцов.

Кроме того, решения наподобие Sales Hub от HubSpot помогают управлять контрактами, создавать цепочки электронных писем и автоматизировать повседневные задачи торгового представителя.

Итак, теперь вы определили, для чего хотите использовать автоматизацию бизнес-процессов. Можно приступать к выбору инструментов. Ниже вы найдете список лучших вариантов.

Как с помощью автоматизации оптимизировать процессы продаж: разбираем на примерах

На примере из практики OkoCRM разберём автоматизацию бизнес-процессов в компании, которая продаёт кровельные материалы.

Заявки от клиентов принимают с нескольких сайтов, их обрабатывают четыре менеджера. Все дела ведут в записной книжке и Excel, клиентам звонят с обычных телефонов.

Задача — оптимизировать процессы обработки заявок и согласования сделок.

Инструмент оптимизации — внедрение OkoCRM и интеграций.

Проблема №1. Заявки приходят на почту — менеджеры видят их не сразу. Клиенты долго ждут обратной связи. Часто, не дождавшись, уходят к конкурентам.

️ Решение:

• CRM-система автоматически собирает заявки со всех сайтов и создаёт сделки → менеджер получает уведомление о задаче в Telegram: «У тебя заявка» → время ожидания реакции сокращается до 3–5 минут.
• В CRM настроена очередь, которая распределяет заявки между менеджерами. Если один из них занят, заявки уходят свободному.

Все заявки с сайта лежат в общей воронке. У каждого менеджера своя воронка с заказами, за которые он отвечаетСкриншот: личный архив Александра Завьялова

Проблема №2. Клиенты не всегда дозваниваются в офис — пропущенные звонки не фиксируются.

️ Решение: интеграция CRM и IP-телефонии. Сервис распределяет звонки между менеджерами на личные телефоны, исходя из их занятости. Если один менеджер разговаривает, звонок автоматически уходит другому. Так клиент дозвонится в любом случае.

Проблема №3. Отсутствие контроля — руководитель не знает, сколько заявок поступило и какая работа по ним ведётся.

️ Решение: CRM устанавливает дедлайн для каждой сделки. После его истечения заявка попадает в список просроченных. Руководитель следит, чтобы таких заявок не было, и, если нужно, вручную меняет ответственных. На конец дня все сделки обработаны, и при этом все менеджеры нагружены равномерно. В конце недели руководитель смотрит аналитику и видит, кто как работал.

Так выглядит модуль «Задачи» у менеджеров в CRM-системе. Видно, какие задачи в работе, про какие забыли, а какие ещё предстоит решитьСкриншот: личный архив Александра Завьялова

Проблема №4. Ручная подготовка документов — на заполнение одного счёта или договора уходит от 20 минут. Менеджер тратит время на рутину.

️ Решение: в CRM созданы типовые шаблоны документов. В них система сама подгружает данные из клиентской карточки. Время подготовки документа сокращается до 2 минут.

Так выглядит модуль с шаблонами в CRM-системе. Можно добавить сколько угодно файлов с переменными — система сама заменит их на персональные данные клиентовСкриншот: личный архив Александра Завьялова

Проблема №5. Менеджеры теряют сообщения клиентов в мессенджерах — клиенты уходят к конкурентам.

️ Решение: интеграция мессенджеров с CRM. Все сообщения приходят в систему и сами привязываются к нужной карточке. CRM автоматически создаёт задачи «Ответить клиенту» для менеджеров.

Так выглядит общий чат в CRM-системе, который объединяет обращения клиентов из WhatsApp, Telegram, «ВКонтакте» и других каналов связиСкриншот: личный архив Александра Завьялова

Определите, за счет чего окупится автоматизация

В малом бизнесе не все понимают, что конкретно улучшит автоматизация. Или не знают, как это посчитать. Давайте разбираться, за счет чего вырастет доход после автоматизации.

Повышение точности учета товаров

Сократится количество утрат и порчи. Если вы провели инвентаризацию и ахнули от ее результатов, то можете предположить, насколько сократятся потери после автоматизации учета ТМЦ. В нашей практике потери от краж и просрочки сокращались на 60% после автоматизации приемки и отгрузки товаров и введения материально ответственных лиц.

Автоматизация учета сырья в производстве

Предварительная калькуляция заказа и анализ фактического расхода материалов и трудозатрат позволят организовать выгодный раскрой материалов. Данные будут постепенно накапливаться, и вы сможете точнее определять себестоимость при расчете заказов. Например, при изготовлении пластиковых окон сократятся обрезки пластика. А это конкретная экономия в рублях.

План-фактный анализ заказов

Он позволит вам точнее планировать расходы на каждый заказ. Вы сможете гибко управлять ценами, рассчитывать себестоимость с большей точностью — а значит, получите конкурентное преимущество.

Увеличение скорости бизнес-процессов

Оно прямо влияет на количество продаж. Вспомните кассира в «Макдональдсе» в час пик. Он быстро обслуживает покупателей, потому что все процессы выверены, товары ограничены меню, а для оформления заказа нужно нажать на кнопку несколько раз. Все чаще кассира вообще заменяют автоматом.

Если у вас очереди — посчитайте, насколько вырастет оборот торговой точки, если обслужить всех быстрее. Разделите фактическое время обслуживания на то, которое хотите добиться после автоматизации. Умножьте получившийся коэффициент на оборот — это ваша будущая прибыль.

Точность процессов — например, обслуживания

Как посчитать недовольство покупателя, которому забыли принести сахар к кофе? Или которому не выдали сдачу? Хуже, если по случайности не закрутили гайки на колесе в шиномонтажке, хотя убыток от этого посчитать легче. Если декомпозировать процесс на части и автоматизировать контроль за его выполнением — вырастет лояльность покупателей и качество обслуживания.

Автоматизация маркетинга

Она позволит увеличить товарооборот с группами покупателей или по группам товаров. Вы увидите предпочтения покупателей и предложите тот товар, который им необходим. Либо сформируете пакеты с товаром-локомотивом и товаром, который не так популярен. Все это выражается в рублях, которые вы получите или нет — в зависимости от качества торговой аналитики. Маркетинг прямо влияет на следующий пункт.

Сокращение запасов

Любой товар, без дела хранящийся на складе, — это отвлеченные от оборота деньги, которые не приносят вам доход. Если вы сократите количество неликвидного товара или автоматизируете закупки так, чтобы он не лежал на складе, то сократите расходы на оплату товарного кредита.

Освобождение времени руководителя

Время руководителя предприятия стоит дорого. Сколько времени вы тратите на звонки, вопросы, уточнения, пояснения? Издержки легко посчитать простым умножением. Если вы сократите свои трудозатраты, то будете расходовать время на более важные дела. А время — это деньги.

Даже эксперт иногда не может посчитать эффект. Обычно мы предполагаем пессимистичный прогноз окупаемости, но часто получается в разы быстрее. Из практики помню кейс автоматизации складского учета, где инвентаризации выявили миллионную недостачу. Мы планировали сокращение недостач на 50%, а их стало меньше на 80%. Чистая выгода для бизнеса — порядка 800 тысяч рублей с торговой точки в год.

Если вы затрудняетесь точно посчитать экономический эффект — предположите его или спросите об опыте эксперта. Главное — выразить цель конкретными значениями

5 лайфхаков, которые помогут бизнесу перейти в цифровую среду

«КСК.ИК» для цифровой трансформации организации

Чтобы провести автоматизацию максимально эффективно, важно правильно подобрать инструменты. Так как работать с ПО, программой или с платформой будут неподготовленные сотрудники, она должна быть простой, с понятным интерфейсом и логичным функционалом

Важно, чтобы сотрудники могли работать с мобильной или десктопной версией, данные были защищены от утечки, а доступ — максимально легкий. Еще одно требование — возможность интеграции с другими системами для одновременного запуска нескольких бизнес-процессов

Всем этим требованиям соответствует функционал платформы «КСК.ИК».

Анализ данных

С аналитики начинается проектирование процесса; затем анализ данных запускается в каждом цикле его модернизации.

Интересный пример аналитической системы, выпущенной Сбером, — инструмент анализа бизнес-процессов.

С этим приложением вы можете:

• анализировать БП с использованием статистического анализа и Machine Learning;
• использовать в анализе множество метрик;
• с помощью BI-функций визуализировать данные, в том числе через онлайн-дашборд;
• выявлять и предсказывать аномалии и сбои автоматизированных БП;
• сравнивать реальное протекание процесса с нормативным;
• выявлять недобросовестные практики и манипуляции.

Ваш результат от применения анализа бизнес-процессов:

• оптимизация БП и повышение их эффективности,
• сокращение расходов,
• повышение скорости и качества обслуживания клиентов и выполнение SLA,
• построение воронки продаж, рост конверсии лидов.

Переходим к автоматизации

Описанные бизнес-процессы многим хорошо знакомы. Они сравнительно просты и применяются на практике годами, в том числе, в ручном режиме. Возникает вопрос, а нужна ли автоматизация и зачем нужно описывать бизнес-процесс?

Автоматизация поможет повысить качество работы и увеличить прибыль торгового предприятия благодаря тому, что:

1. Документы создаются намного быстрее и без ошибок
2. Покупатель получает корректную и точную информацию
3. Снижается в разы число возможных ошибок в маршрутных листах курьеров
4. Продавец всегда может узнать точные остатки, что экономит время на поиски отсутствующего товара или возврат средств в случае ошибочной продажи через интернет

Все это позволяет:

• Заметно ускорить обслуживание покупателей, т.е. повысить количество продаж на одного продавца без потери качества
• Снизить число возвратов или других спорных ситуаций
• Повысить точность и скорость курьерской доставки

Как результат – снижение затрат на персонал, повышение качества хранения товара и возрастающая лояльность клиентов, так как обслуживание становится быстрым и качественным.

Не успеваете отслеживать торговые процессы?

За 10 минут научим контролировать продажи, остатки и закупки онлайн 24/7.

Узнать подробнее

Возможные риски автоматизации бизнес-процессов

Увы, но при внедрении автоматизированной системы никто не сможет гарантировать точного соблюдения сроков или соблюдения выделенного бюджета, будь это автоматизация среднего бизнеса, малого бизнеса либо автоматизация бизнеса услуг. Препятствием к достижению результата может стать и сам персонал.

Необходимые изменения в бизнес-процессах для соответствия требованиям системы также могут сильно усложнить работу по интеграции. Однако в случае грамотно определенных задач, которые следует автоматизировать, большей части проблем удастся избежать.

Немалое значение при этом имеет верный выбор подрядчика по внедрению и интеграции системы. Наконец, на каждом этапе реализации проекта желательно присутствовать руководителю или владельцу компании. Это максимально снизит риск получения не того результата, который планировался изначально.

Чтобы штат сотрудников не сопротивлялся нововведению, следует провести просветительскую работу, разъясняя каждому работнику планируемые выгоды в результате автоматизации. Одновременно с этим всему персоналу нужно дать понять, что изменения неизбежны. Неплохо будет мотивировать сотрудников премированием за активное участие в проекте с поэтапными достижениями промежуточных результатов. Так выработается лояльность персонала к решениям руководства. А проблему срыва сроков следует решать по мере появления, тут же выясняя, в чем ее причина.

Какие задачи решает автоматизация розничной торговли

Решения для автоматизации розницы подбираются индивидуально — в зависимости от формата, ассортимента магазина, используемого оборудования для розничной торговли и прочих условий. Малому бизнесу достаточно автоматизации торговой точки, тогда как крупные игроки рынка ищут многофункциональные решения для автоматизации супермаркетов и торговых сетей.

Потребности бизнеса при этом могут быть различными, например:

• наладить учет ассортимента;

• сократить убытки;

• выполнить требования закона и укрепить позиции на рынке.

Причины автоматизации зависят от бизнес-задач ритейлера в конкретный момент времени.

Системы автоматизации торговли помогают в достижении следующих целей:

• Уменьшить количество ошибок в работе сотрудников, снизив влияние человеческого фактора;

• Контролировать товароучет и экономить ресурсы за счет удобных инструментов аналитики;

• С помощью облачных технологий предприниматель может в любое время и в любой точке мира, используя свой мобильный телефон, получить отчеты по торговым точкам, запасам на складах, группам товаров и сотрудникам.

Программы для автоматизации торгового бизнеса позволяют решать всё более сложные задачи. Сегодня уже сложно удивить кого-то моментальным поиском товаров на складе, инвентаризацией всего ассортимента за час и уменьшением очередей. Всё это — результат грамотной организации бизнес-процессов.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

После того, как вы автоматизировали свои бизнес-процессы, вы можете ожидать увидеть множество преимуществ. Вы увидите повышение производительности благодаря расширенному доступу. Облачные инструменты автоматизации бизнес-процессов хранят ваши данные в центральной базе данных. Это поможет вам получить доступ к данным из любого места или устройства, когда вам это нужно.

Ваши бизнес-процессы станут намного прозрачнее. Автоматизированные процессы держат все заинтересованные стороны в курсе, повышая прозрачность. Отчеты о статусе держат каждого партнера индивидуально ответственным. Вы можете отслеживать и отслеживать процессы во время их работы, что может улучшить подотчетность и прозрачность. Возможность отслеживать процессы на ходу также поможет вам следить за ошибками, исправляя их по мере их возникновения. Отчеты о производительности помогут вам понять, что вы можете предпринять превентивные меры против повторяющихся ошибок.

В долгосрочной перспективе вы начнете замечать более быстрые сроки выполнения работ и сокращение затрат благодаря меньшему количеству ручных вмешательств. Вы также сможете улучшить распределение своей рабочей силы, поскольку приложение будет обрабатывать все повседневные задачи. Таким образом, вы можете перенаправить своих сотрудников на задачи, которые требуют человеческих усилий.

Масштабируемость. С ручным управлением очень трудно масштабировать увеличение спроса вашего бизнеса. Автоматизированные процессы делают это без особых усилий для предпринимателя. Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов помогает вам глубже понять ваши процессы с помощью аналитики и отчетов, что помогает принимать сложные решения.

Система автоматизации бизнес-процессов в конечном итоге позволит повысить эффективность бизнеса. Поскольку она основана на понятии непрерывного улучшения процесса, уровни эффективности будут расти. Поскольку повседневные задачи решаются с помощью автоматизации, сотрудники могут быть переназначены для выполнения работы с высокой ценностью. Благодаря более устранению расточительных методов автоматизированные процессы способствуют экономии времени и средств.

Автоматизация бизнес-процессов – это…

Автоматизация бизнес- процессов – это совокупность средств, программ и приемов, помогающих оптимизировать использование ресурсов компании и минимизировать процессы, которые мешают наращивать продуктивность. Сюда можно включить и само внедрение и последующую эксплуатацию этих устройств и программ.

На практике с понятием автоматизации знакомы немногие. Большинство компаний ведут свою деятельность стихийно, не рассматривая ее как систему, которой можно и нужно управлять. В ходе работы возникают ситуации, которые не влекут за собой каких-либо улучшений, а лишь усложняют производственные процессы, приводят к ненужным тратам и расходам. 

Всего этого можно избежать, если автоматизировать часть рутинной работы, упростить некоторые процедуры. Прежде всего, требуется провести глубокий анализ работы предприятия, выявить слабые места, а также процессы, нуждающиеся в доработке и оптимизации. Поэтому автоматизации предшествует большой и трудозатратный подготовительный этап. 

Преимущества

Автоматизация бизнес-процессов организации может быть одной из ключевых составляющих стратегии развития компании, обеспечивая ей достижение запланированных ключевых показателей и стабильный рост. Перечислим основные преимущества внедрения и эксплуатации различных автоматизированных программ и проектов:

Управление клиентской базой

Автоматизированная система даст возможность получить доступ к информации о любом клиенте, истории заказов, текущем состоянии расчетов с ними, а также напомнит о необходимости связаться с ним для решения текущих вопросов. Актуально для компаний, имеющих большое число заказчиков.

Сокращение ручной работы

В любой компании есть бизнес-процессы, которые совершенно никак не влияют на результаты ее работы. Фактически, без них можно обойтись – что и предлагает сделать автоматизация бизнес-процессов. Так, парой кликов можно настроить автоматическую рассылку писем, напоминаний о встрече, благодарственных писем и поздравлений к празднику.

Ускорение принятия решений по текущим вопросам

Сокращается время на обсуждение, переговоры. Теперь не нужно организовывать встречу и собрание – можно решить вопросы на онлайн-конференции или путем переписки в общем чате.

Аналитика

Автоматизированные системы позволяют быстро и с максимальной точностью отслеживать объемы продаж по отделам и работникам, корректировать их загруженность, планировать продажи в перспективе. Данные по состоянию отдела продаж можно получать в режиме реального времени, что упрощает и ускоряет процесс принятия решений по корректировке работы с покупателями.

Эффективные коммуникации

Большинство коммуникаций унифицируются – разработан алгоритм, как поступать работнику в той или иной ситуации. Меньше времени на принятие решений, меньше сбоев в работе.

Снижение ошибок

Речь о минимизации влияния человеческого фактора. Машины более точны, как при принятии решения, так и при осуществлении операций. Автоматизировать можно любой бизнес-процесс без исключения, начиная от закупок и продаж, заканчивая системой обучения, анализа данных и планирования деятельности, разработки стратегии