Переход на электронные перевозочные документы в 2022 году

Как будет работать система обмена электронными перевозочными документами

Сами перевозчики, грузоотправители и грузополучатели прямого доступа к ГИС ЭПД не получат. Все электронные документы будут вноситься в систему через операторов ЭДО.

Конкретный порядок и особенности документооборота электронных перевозочных документов позже будут установлены Правительством РФ. Напомним, ранее они устанавливались в соответствии с разделом № 8 постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. Но с 01.01.2022 данные нормы были упразднены. 

Минтранс уже правительственного постановления, утверждающего правила обмена электронными перевозочными документами. Ожидается, что новые правила вступят в силу и начнут применяться с 1 сентября 2022 года.

По новым правилам грузоотправитель станет формировать в своей учетной программе (интегрированной с оператором ЭДО) электронную транспортную накладную, подписывать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и направлять ее своему оператору ЭДО. Далее оператор направляет сформированную таким образом накладную в ГИС ЭПД, а оттуда документ направляется уже перевозчику и непосредственно грузополучателю.

Перевозчик, проверив полученный груз с данными электронной накладной, ставит в ней свою подпись (электронная подпись должна быть и у водителей перевозчика) и осуществляет доставку груза по адресу грузополучателя. Последний, осуществив приемку полученного груза, подписывает электронную накладную, и она поступает как к грузоотправителю и перевозчику, так и в базу данных ГИС ЭПД.

При этом новые правила оговаривают и порядок разрешения возможных конфликтных ситуаций при формировании и обмене электронными перевозочными документами. Так, участники сделки смогут оспорить:

• факт отправления или получения электронной накладной;
• дату и время отправления и получения накладной;
• содержание и целостность отправленного/полученного документа;
• факт идентификации владельца электронной подписи, подписавшего накладную.

Конфликтные ситуации разрешаются сторонами обмена в рабочем порядке либо же комиссией по разрешению конфликтной ситуации Минтранса с привлечением специалистов из профильных организаций. Участник информационного обмена, инициировавший рассмотрение конфликтной ситуации, должен в течение одного рабочего дня направить уведомление о конфликте другим заинтересованным сторонам. В уведомлении указывается суть конфликтной ситуации, все реквизиты спорного электронного документа, ФИО и должности представителей стороны инициатора, уполномоченных провести урегулирование спора, их контактные телефоны и адреса электронной почты. Сторона, которой направлено уведомление, обязана не позднее трех рабочих дней после его получения провести проверку и устранить обстоятельства, которые привели к конфликту.

Если стороны уже поставили свои подписи под электронной накладной, она будет считаться достоверной как для участников сделки, так и для любых третьих лиц. 

Все поступившие в систему ГИС ЭПД электронные документы будут храниться в ней не менее 5 лет (п. 11 ч. 4 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Получить из базы и распечатать ранее сформированный документ смогут не только участники сделки, но и уполномоченные контрольно-надзорные органы.

Взаимодействие оператора ГИС ЭПД, грузоотправителя и перевозчика

Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учётной системе, подписывает раздел квалифицированной электронной подписью и передаёт информацию через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.

Затем документ направляется перевозчику и получателю груза. Водитель, в свою очередь, подтверждает приём товара в мобильном приложении. Представитель перевозчика получает в сервисе оператора информацию от водителя и подписывает ЭТрН КЭП.

Получатель, приняв груз, ставит КЭП, а водитель подтверждает передачу в мобильном ПО. Финальным этапом считается подпись титула менеджером транспортной компании КЭП.

Более наглядно мы представили весь логистический процесс в картинке.

Форма электронной транспортной накладной

ЭТрН состоит из 12 разделов, 7 из которых в обязательном порядке  заполняются при каждой отправке/получении груза:

• 1, 2, 3, 6, 7 — заполняются отправителем и содержит основные данные о грузе и параметрах его доставки;
• 8 — заполняется перевозчиком и удостоверяет приемку груза;
• 10 — частично заполняется грузополучателем и фиксирует приемку груза адресатом;
• 10 — частично заполняется перевозчиком и свидетельствует об исполнении обязательств по грузоперевозкам.

Есть ещё несколько необязательных разделов, которые заполняются в случае каких-либо отклонений от первоначально заявленной схемы: смены водителя, его ТС, пункта назначения или стоимости услуг.

Плюсы и минусы электронных транспортных накладных по сравнению с бумажными

Сравним работу человека, оформляющего бумажную накладную, и работу менеджера, заполняющего ЭТрН.

Бумажный вариант:

1. Заполнить, распечатать три экземпляра, подписать. Накладная может включать в себя сотню позиций по доставке, соответственно, каждый экземпляр — это много распечатанных листов бумаги.
2. Передать два экземпляра водителю. Если ответственное за заполнение накладной лицо находится территориально не в том же месте, где груз — лишняя поездка.
3. Если в накладной ошибка, или водитель потерял накладные — перепечатывать заново.
4. По завершении поездки полностью заполненный экземпляр накладной нужно вернуть отправителю. Плюс одна поездка водителя.
5. Бумажная накладная хранится в бумажном архиве, при проверке её поиск занимает время.

Электронный вариант:

1. Отправитель заполняет электронную версию накладной.
2. Автоматически и сразу же после подписания отправителем накладная появляется в единой базе и доступна всем прочим участникам перевозки — водителю, менеджеру перевозчика, получателю.
3. Распечатывается один специальный экземпляр для ГИБДД, на случай проверок на дорогах.
4. Каждый этап доставки становится сразу известен всем участникам.
5. Никакие оригиналы бумажных накладных не нужны.

Поскольку формат ЭТрН введен совсем недавно, наработанной практики по нему не так уж и много. Однако уже сейчас можно отметить как плюсы, так и минусы применения электронных транспортных накладных.

К плюсам относим:

• сокращение бумажного документооборота — экономия расходников, места на хранение и т.д.;
• возможность автоматизированных проверок со стороны налоговой — у ФНС есть доступ к ГИС ЭПД;
• оптимизация бизнес-процессов — проще исправлять ошибки в накладных, мгновенно получать извещения о состоянии перевозки и вносимых изменениях и т.д.

Минусы:

• необходимость договариваться с прочими участниками услуги перевозки — понадобится составлять специальные соглашения;
• отсутствие органов ГИБДД в структуре электронного документооборота — водителям нужно иметь при себе бумажный аналог (предоставляется оператором ЭПД);
• дополнительные расходы на оформление электронных подписей и услуги оператора ЭПД.

В процессе дальнейшего применения нововведения, вероятнее всего, будут выявлены и иные нюансы.

Кто такие операторы ИС ЭПД

1 сентября начала работу ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Система упрощает документооборот и ускоряет взаиморасчеты: именно через неё участники грузоперевозок оформляют и передают другу другу электронные перевозочные документы (ЭПД). 

Делать это они могут не напрямую, а через операторов электронного документооборота (ЭДО), которые выступают связующим звеном между бизнесом и ГИС ЭПД. Главное условие — оператор ЭДО должен быть аккредитован Минтрансом и входить в реестр операторов электронных перевозочных документов. 

Статус позволяет оператору принимать и передавать перевозочные документы в электронном формате, а компаниям —  обмениваться ими на его платформе. 

Отправлять ЭПД через операторов, которых нет в реестре Минтранса, нельзя. 

Для чего внедрили транспортные накладные в электронном виде

ЭТрН — это прежде всего про эффективность и скорость бизнес-процессов. Внедрение ЭТрН призвано оптимизировать деятельность грузоперевозчиков и их клиентов.

Использование ЭТрН позволяет:

• Получить доступ к накладной из любой географической точки. Всегда можно посмотреть, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в электронной версии накладной.
• Вносить правки легко и оперативно. Если допущена ошибка — составляется новый документ. Обновленный вариант накладной моментально становится доступен каждому участнику перевозок.
• Исключить необходимость хранения бумажных накладных. Всё хранится в электронном архиве, можно быстро найти нужный документ и не нужно складировать лишние бумаги.
• Снизить потребление бумаги и ресурса офисной техники. Электронные версии любых документов — это вклад в экологию и снижение расходов.

Отдельный плюс — упрощение проверок. Налоговая сможет в любой момент получить доступ к электронным версиям. А перевозчикам, соответственно, не нужно по запросам налоговой предоставлять накладную в бумажном виде.

О решении Cargo.run

Цифровая логистическая платформа Cargo.run представляет собой несколько модулей, работающих в режиме «единого окна». Логистический модуль повышает скорость обработки заявок, влияет на сокращение простоев и порожнего пробега, топливный — позволяет по ряду критериев искать дешевые заправки и контролировать, где и сколько топлива заливает водитель.

Модуль «Эксплуатация» помогает компании планировать ремонт и техобслуживание, а также управлять составом водителей. «Экспедиция» позволяет контролировать заказы на перевозку и исполнителей.

Вскоре в экосистеме появится еще один модуль – ЭТрН, так что клиентам Cargo.run для перехода на электронную транспортную накладную не придется искать и подключать еще одну информационную систему. Работать с ЭТрН можно в знакомом интерфейсе платформы — миграция пройдет безболезненно и бесшовно.

«Сотрудник транспортной компании будет видеть в интерфейсе системы данные по ЭТрН с привязкой к рейсу со всеми актуальными статусами, — объясняет Тимур Каримов. — Водитель сможет подписать ЭТрН простой электронной подписью, даже в офлайн-режиме будет доступен QR код, который потребуется показать в случае проверки документа на дороге».

Компании смогут заводить по каждому рейсу заявки через платформу — система сама в автоматическом режиме будет генерировать накладные. Выделять специалиста, который должен контролировать процесс перевозки, и уточнять у водителя, принял ли он груз, не потребуется. Не понадобится и специального обучения для сотрудников, чтобы они смогли использовать новое ПО.

Таким образом, все вопросы перевозчики смогут решать в одном окне, «не прыгая» от вкладки к вкладке и не дублируя информацию в разных системах. В уже существующем приложении просто появится дополнительная кнопка.

Разработчики уточняют, что на полноценное внедрение продукта обычно уходит 1-2 месяца. Сейчас с помощью платформы свои процессы оптимизируют и оцифровывают такие транспортные компании, как: Delko, «700 дорог», «Транском», «Транслайн», «Сотранс», «Неотранс», «АТЛ» и LTrans.

Как сообщает один из клиентов с парком в 400 единиц техники, до внедрения платформы один логист у него вел 30 машин, порожний пробег которых составлял 15%. Много времени у специалиста отнимали звонки водителям. После интеграции ИТ-решения, один человек смог вести 80 машин, а порожний пробег за счет автоматизации сократился в два раза. Количество звонков водителям также уменьшилось в три раза. Внедрение электронной транспортной накладной должно еще больше повлиять на сокращение таких коммуникаций.

Информационная поддержка логистики

Инфраструктура информационной поддержки логистики

Для обеспечения эффективного функционирования логистики необходима развитая инфраструктура информационной поддержки. Она включает в себя современные технологии, компьютерные программы и системы, специализированные базы данных, а также квалифицированный персонал, обладающий знаниями в области информационных технологий и логистики.

Обеспечение и сопровождение информационной поддержки логистики

Одним из главных аспектов информационной поддержки логистики является обеспечение и сопровождение информации. Это включает в себя сбор, обработку, хранение и передачу данных, а также поддержку процессов анализа и принятия решений на основе полученной информации.

Современные технологии позволяют автоматизировать многие процессы информационной поддержки логистики, что значительно повышает ее эффективность и точность. К примеру, с помощью специализированных программ и систем можно автоматически отслеживать и контролировать движение грузов, прогнозировать спрос, оптимизировать маршруты доставки и многое другое.

Преимущества информационной поддержки логистики:
Точность и актуальность информации
Сокращение времени и затрат на выполнение задач
Улучшение планирования и прогнозирования
Минимизация рисков и ошибок
Повышение уровня обслуживания клиентов
Оптимизация использования ресурсов

Примеры успешного применения контроллинга в логистике: кейс-стади, лучшие практики и рекомендации

В данном подразделе рассмотрим несколько примеров успешного применения контроллинга в логистических системах, а также расскажем о лучших практиках и дадим рекомендации по его применению.

Один из примеров успешного применения контроллинга в логистике можно найти в компании X. Компания столкнулась с проблемой задержек поставок и недостаточной эффективности складских операций. С помощью контроллинга была проведена аналитика текущих процессов, выявлены узкие места и определены ключевые показатели эффективности (KPI). Затем были разработаны мероприятия по оптимизации процессов, которые включали в себя автоматизацию складских операций и улучшение системы управления запасами. В результате компания смогла значительно сократить время отгрузки товаров, повысить точность запасов на складе и снизить затраты на обслуживание.

Еще один успешный кейс-стади связан с компанией Y. Она столкнулась с проблемой высоких затрат на транспортировку товаров и неоптимальным использованием транспортных ресурсов. С помощью контроллинга была проведена аналитика текущих транспортных процессов, выявлены потенциальные источники снижения затрат и определены KPI для оценки эффективности. Были разработаны мероприятия по оптимизации транспортировки, включающие в себя рациональное планирование маршрутов, использование средств автоматизации и внедрение системы мониторинга. В результате компания Y смогла значительно снизить затраты на транспортировку, повысить загрузку транспортных средств и улучшить пунктуальность доставки.

Практика успешного применения контроллинга в логистике показывает несколько общих рекомендаций:

1. Провести детальный анализ текущих логистических процессов: выявить узкие места, определить ключевые показатели эффективности (KPI) и установить цели для их улучшения.

2. Разработать мероприятия по оптимизации процессов: основываясь на результате анализа, разработать план действий, включающий в себя автоматизацию, оптимизацию маршрутов, улучшение системы управления запасами и другие меры.

3. Использовать средства автоматизации: применение специализированных программных решений и систем мониторинга помогает повысить эффективность логистических процессов, уменьшить вероятность ошибок и повысить прозрачность операций.

4. Установить систему мониторинга и отчетности: для контроля за выполнением поставленных целей необходимо вести регулярный мониторинг ключевых показателей эффективности и составлять отчеты о достигнутых результатов.

5. Постоянно совершенствоваться: контроллинг является непрерывным процессом, поэтому необходимо постоянно анализировать результаты, вносить корректировки в стратегию и проводить новые оптимизации.

Таким образом, контроллинг является эффективным инструментом для улучшения логистических систем. Примеры успешного применения контроллинга показывают, что анализ текущих процессов, разработка оптимизационных мероприятий и использование средств автоматизации способны существенно повысить эффективность логистики и снизить затраты. Рекомендуется систематически проводить контроллинг, постоянно улучшать процессы и внедрять новые технологии для достижения наилучших результатов.

Что необходимо для обмена электронными перевозочными документами

Для обмена документами в электронном формате нужны:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Подпись требуется на всех этапах работы с транспортной накладной: она подтверждает подписание документа грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. 

Подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД. Оператор обеспечивает взаимодействие между участниками и государственной информационной системой.

Техническое оснащение. Водителям и кладовщикам понадобятся смартфоны или планшеты, чтобы фиксировать отгрузку, подписывать документы, оставлять замечания и корректировки. Для водителей Docrobot разработал мобильное приложение, которое позволит легко передавать цифровой документ сотрудникам ГИБДД для проверки в виде QR-кода.  

Электронная транспортная накладная (ЭТрН): что это, зачем и кому нужна

Транспортная накладная необходима для оформления перевозки любого коммерческого груза при помощи автотранспорта. До недавнего времени накладная существовала исключительно в бумажном варианте. С 1 марта 2022 года предприниматели могут оформить электронную транспортную накладную.

Максимально актуальным этот переход будет для компаний, занимающихся грузоперевозками, а также для крупных заказчиков, часто пользующихся услугами грузоперевозок. Если же вы отправляете грузы по стране пару раз в год, то проще будет воспользоваться бумажными документами, поскольку переход на ЭТрН потребует денежных затрат.

Заключение

В заключении можно сказать, что Единая информационная платформа Национальной системы управления данными (ФГИС «ЕИП НСУД») на текущий момент играет ключевую роль в современной системе государственного управления Российской Федерации.

Эта масштабная платформа объединяет данные из различных источников и обеспечивает их доступность для государственных органов и бизнеса. Развитие и совершенствование ФГИС «ЕИП НСУД» открывает новые возможности для улучшения эффективности государственных служб, а также для использования данных в различных сферах деятельности.

По мнению экспертов и ответу правительства, система продолжит играть важную роль в сборе, анализе и обмене информацией в интересах общества и экономики России, а также будет постоянно развиваться.

Итого: как работают электронные транспортные накладные в 2022 году

За оформление электронной транспортной накладной отвечает несколько человек:

• со стороны отправителя — кладовщик, бухгалтер, менеджер (зависит от отправителя);
• со стороны перевозчика — водитель и кладовщик/менеджер/экспедитор;
• со стороны получателя — кладовщик/менеджер и т.д. (зависит от получателя).

Ошибки в электронной транспортной накладной исправляются путем составления новой ЭТрН (Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н).

Если транспортной накладной нет, она утрачена или оформлена неправильно, компания может подтвердить расходы другими документами: договором, счетом-фактурой, платежными документами. Так указал Пленум Верховного Суда РФ в своём Постановлении №26 от 26.06.2018 г. 

Спорные моменты есть до сих пор, ведь мы находимся на начальном этапе внедрения электронных накладных

Однако, учитывая текущие тенденции электронного документооборота, ЭТрН имеет все шансы в ближайшие несколько лет стать важной частью бизнес-перевозок. А сам процесс ее использования будет корректироваться в зависимости от ситуации