Маршрутный лист: образец, правила и инструкция по заполнению

Оформление маршрутного листа при компенсации расходов на использование личного транспорта сотрудников.

Нередко в компаниях действует положение о компенсациях сотрудникам, которые используют в работе собственный транспорт. Дополнительные выплаты персоналу за то, что он применяет в работе личные автомобили, относятся компаниями на расходы и влияют на расчет налога на прибыль.

В этом случае представители фискальных органов могут осуществить проверку и затребовать представления всей первичной документации. В нее, помимо платежных документов от автозаправок, должны входить путевые листы. В них отражается информация о деловых поездках всех таких сотрудников.

Важным требованием служит соответствие географии перемещений работников их трудовой функции. У налоговиков не будет претензий, если окажется, что юрист ездит в суды, а бухгалтер в банки.

Оформление маршрутного листа необходимо и в случае направления работника в командировку с использованием им своей машины. После возвращения он прикладывается к авансовому отчету.

Форма путевого листа может быть утверждена положением об использовании личного транспорта в работе и положением о командировках.

8. Mappr — best for easy-to-scale pricing

Mappr is a straightforward route planning tool that keeps it simple — and offers a reasonable price plan that can be scaled up as needed. 

The app claims to reduce logistics costs by 30 percent.

Route optimization 

Mappr offers multi-stop route optimization based on distance, time, and driver location. The app also takes into account real-time traffic data, helping drivers avoid traffic jams.

Mappr offers vehicle-based optimization. So, if you’re routing a bicycle delivery person, the route will be different from routing a car. 

The app takes into account vehicle fuel consumption, capacity, and speed.

Orders can be marked as a priority, and managers and drivers can update routes to accommodate changes in delivery workflows.

Route monitoring 

Mappr offers live driver tracking, so delivery managers and dispatchers can find where deliveries are at any given time.

The route planning tool also offers API integration with Tookan, a delivery management solution from the same parent company (Jungleworks). Managers can use automatic task allocation to assign routes, saving time and hassle.

Managers can also get analytics and reports of route data, which can be helpful in finding ways to improve delivery times.

Customer updates 

Mappr can streamline internal operations when it comes to delivery management. 

But it doesn’t offer external-facing perks — like live updates for customers. This is a drawback that can leave customers guessing as to when their package will arrive.

Mappr pricing 

Mappr is free — to a point. You can use it for 50,000 transactions without paying.

After that, you can upgrade to 1 million transactions for $209 per month. If you need even more capacity, you can boost it to 2 million transactions for $375 per month.

Let’s say you’ve got a team of 25-plus to manage. The Growth plan with at least 1 million transactions per month will likely cover the volume you need. It also offers useful functions the Startup plan lacks, like custom map themes and chat support.

Путевой лист: образец 2024 и правила его заполнения

В отличие от маршрутного, форма путевого листа утверждена официально. Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:

• легковой автомобиль (несколько форм);
• специальный автомобиль;
• грузовой (несколько форм);
• автобус и т.п.

Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.

Форма 3

Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).

Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.

Форма ПЛ-1

Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется. Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.

Форма 3 спец

Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:

• смесители бетона;
• актокраны;
• снегоуборочные машины;
• автомобили с компрессорными установками и т.п.

Форма 6

Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6. В данном случае документ приобретает особое значение, поскольку именно он является основой для начисления зарплаты водителю, работающему по сдельной системе.

Таким образом, если маршрутный лист содержит просто указание о точках передвижения водителя и транспортных расходах, то в путевом содержатся сведения о состоянии автомобиля, данные об учете горючего.

Образец маршрутного листа

Первым делом руководство компании прописывает форму оформления листа и с какой периодичностью он будет оформляться. Вариантов не так много: он может быть ежемесячным, еженедельным или ежедневным.

Затем сотруднику необходимо предоставить чеки, которые смогут подтвердить понесенные им расходы. Это могут быть чеки с заправок и автостоянок, отчеты работника о тратах, приказы, которые будут доказывать факт того, что поездка была именно служебной.

После этого все документы и расходы будут проверены бухгалтерскими работниками. Если с ними все будет в порядке, их передадут для подписи заведующему организацией, а потом отправят для компенсации суммы, потраченной работником.

Установленного образца маршрутного листа нет, поскольку он является внутренним документом организации и разрабатывается каждой компанией самостоятельно.

Однако есть два главных правила, которые должны непременно соблюдаться при оформлении любого вида маршрутных листов:

1. Документ оформляют в количестве двух экземпляров. Первый остается у работника, второй передают бухгалтерам;
2. Маршрутный лист должен содержать все детали маршрута, расположенные в порядке времени совершения. Сюда также прикрепляют подтверждающие поездку документы.

Теперь можно переходить к составлению собственного бланка маршрутного лста.

• Сверху по центру располагают название и номер маршрутного листа;
• Ниже указывают место, а также дату заполнения;
• Следом указывается фамилия, имя и отчество заполняющего сотрудника, а также его должность, модель автомобиля, на котором выполняется задание и сама цель совершенной поездки;
• Затем нужно заполнить таблицу, в которой расписаны даты, места, отметки о времени приезда в эти места, а также чеки, подтверждающие затраты;
• В самом низу бланка обычно оставляют места для подписей водителя, сдавшего лист, и бухгалтера, который этот лист принял.

Особенности оформления маршрутного листа

Главная особенность оформления такого типа документов — то, что в них указывается всё со строжайшей точностью до минуты. Это нужно для того, чтобы при проверках не было вопросов о передвижении сотрудника.

Именно по этой причине нельзя допускать пропуска деталей поездки или отсутствия подтверждающих поездку документов.

В чем заключается автоматизации транспортной логистики?

Чаще всего для автоматизации транспортной логистики применяется комплексное решение – например, система управления перевозками (TMS). Она компании и помогает автоматизировать процессы в двух направлениях:

• спланировать перевозку;
• отследить факт доставки.

Рассмотрим, какие логистические процессы лучше всего «поддаются» автоматизации.

Планирование перевозки

Когда в компанию поступают заказы, задача логиста – правильно их обрабатывать и распределять, а также с подходящим автопарком. Факторов здесь несколько: география, время доставки, специфические условия транспортировки (например, для медикаментов или опасных грузов). Этот функционал зачастую есть в TMS.

Прогнозирование объёма и веса заказа, который склад соберет только на следующий день, помогает логисту заказать транспорт и оптимизировать затраты на доставку. В заказе, который поступает в TMS, содержится информация об артикулах и количестве единиц каждого артикула. TMS поможет рассчитать общий объем и вес груза в машине, а также учтет требования клиента по высоте сборке товара и иным специфическим условиям. Кроме того, TMS подскажет логисту, какие заказы логичнее объединить в один автомобиль, а какие (из-за их специфических свойств или температурных режимов) нельзя возить вместе.

Если применить автоматизацию, рассчитывая схему загрузки транспорта, можно повысить уровень утилизации транспорта и защититься как от штрафов за превышение общего разрешенного веса груза, так и от перегруза на одну из осей автомобиля. Наибольшая весовая нагрузка приходится на вторую или третью оси автопоезда, где чаще всего и возникает перевес, который грозит юридическим лицам штрафом в 500 тысяч рублей. Этот штраф получит не только перевозчик, но и грузоотправитель.

На этапе заказа транспорта автоматизация транспортной логистики позволяет:

• заказать пропуск на водителя, которого транспортная компания указала в системе;
• заранее подготовить документы с уже указанными данными водителей;
• подготовить товар к загрузке в нужной последовательности – так после прибытия автомобиля его останется только загрузить.

Автоматизацией транспортной логистики занимаются не только поставщики, но и перевозчики. Многие транспортные компании продолжают писать водителям SMS с деталями заказа, а некоторые отправляют водителей в рейсы со специальными терминалами или приложением для мобильного телефона, которые помогают:

• двигаться по оптимальному маршруту доставки, который корректируется в зависимости от загруженности дорог и изменения деталей заказов;
• в реальном времени информировать диспетчера о прохождении точки маршрута, времени прибытия на точку, а также отправлять фотографии бракованного товара и фотографии товаросопроводительных документов, которые автоматически попадают в историю перевозки.

TMS система может информировать ваших грузополучателей о плановом времени доставки товара и том, что их заказ уже в пути, при этом указывая данные водителя и авто, которые привезут ему товар. Новейшие решения (например от компании Oracle) поддерживают самообучение и выстраивают маршруты с учетом разных параметров: скорость машины, продолжительность остановок, времени нахождения на загрузке, образующиеся при сборке товара пустоты.

Отслеживание результата

Когда перевозка завершается, логисту предстоит довольного много бумажной работы. TMS позволяет автоматизировать некоторые процессы: например, возврат документов, составление и получение счетов и так далее.

Не стоит забывать и про отслеживание перевозки на карте со стороны диспетчера. Самый простой способ – получить данные о местоположении его SIM-карты: существуют специальные модули для TMS, которые обмениваются информацией с агрегаторами данных от операторов без установки дополнительного ПО на телефон водителя. Водителю только требуется дать согласие, отправив «Да» в ответном сообщении.

В то же время этот метод не отличается высокой точностью. Чтобы отследить больше деталей перевозки, нужно установить специальное оборудование в автомобиль или специальное приложение в смартфон водителя.

Также автоматизация отлично подходит для аналитики. Собрав данные о нескольких перевозках, логист может оценить, что компания делает правильно, а что можно улучшить.

Например: статистика показывает, что чаще всего компания пользуется услугами перевозчика с самыми низкими тарифами. В то же время своевременность доставки () у этой транспортной компании находится на уровне 80% – то есть, каждый пятый груз приходит с опозданием. В перспективе это может негативно отразиться на финансовых показателях компании, так как снижение прибыли опередит экономию.

Что такое маршрутный лист для шенгенской визы

Как правило, при совершении зарубежной поездки на теплоходе, аэробусе, поезде либо автобусе иностранный гражданин предъявляет только заграничный паспорт и визу. Если запланирована поездка на личном автотранспорте, то для получения шенгенской визы предъявляется маршрутный лист. Он необходим лицам, совершающим путешествие на автотранспорте.

Определение

По сути, маршрутный лист есть одна из разновидностей официального документа сообразно указаниям Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов». Акт издан 29 декабря 1994 года под номером 77-ФЗ. В его указаниях отмечено, что официальный документ носит законодательный, нормативный, директивный либо информационный характер.

По общепринятым правилам в маршрутном листе содержится информация относительно перемещения иностранного гражданина по территории одной либо нескольких стран шенгенской зоны.
Нужно обратить внимание на факт, что особых требований к его оформлению ни одна страна шенгенской зоны не предъявляет. Но оно должно быть составлено грамотно, без каких-либо орфографических ошибок, исправлений и помарок

Когда требуется

Для совершения путешествия на автотранспортном средстве в консульство страны назначения предоставляется детальный план поездки. Он должен быть разбит на отдельные дни пребывания в каждом населенном пункте. Кроме того требуется наличие брони на номер в хостеле, отеле.

Если путешествие совершается на пригодном для проживания автомобиле, то остановиться можно только на специальной стоянке.

Как правило, автокемпинг не предоставляют бронь, у него отсутствует электронная почта. Помимо того на его территории не предусмотрены места для установки палатки.

Обстоятельства вызывают некоторые сложности при оформлении шенгенской визы, предназначенной для совершения поездки на автомобиле
. Явление напрямую связано с тем, что в маршрутном листе необходимо указать название автокемпинга, место его расположения, дату заезда в него и выезда.

Что содержит бланк

Консульства и визовые центры интересуются направлением передвижения по стране пребывания. Отсчет времени начинается с момента пересечения автотуристом границы шенгенской зоны, являющегося днем открытия визы. На этот день у него должна быть бронь на номер в отеле.

В маршрутном листе необходимо расписать досконально путь следования, указать населенные пункты и часы прибытия.

Мера позволит избежать проблем, связанных с проверками документов в стране пребывания.

Как правило, при его составлении за основу принимается:

• путь следования автотуриста;
• страны, населенные пункты, где он останавливается для ночлега либо проживания на определенный отрезок времени;
• календарные даты передвижения по стране, въезда и выезда из страны, населенного пункта.

Наилучшей формой бланка для составления маршрутного листа является табличная. В ней можно четко разграничит требуемую консульством информацию об осуществлении зарубежной поездки.

Образец маршрутного листа

Нужно заметить, что законодатель не предусмотрел унифицированную форму маршрутного листа для автотуристов, совершающих заграничную поездку на личном автотранспортном средстве. Как правило, она составляется в произвольной форме с соблюдением определенных правил о содержании.

Примечание: запланировано возвращение в город Москва через республику Беларусь, дата выезда с ее территории – 21 июля 2018 года. Пребывание на территории стран Шенгенского соглашения с 6.07.17г. по 20.07.17г.

Дополнительные сведения, которые подлежат внесению в маршрутный лис
т:

• год рождения;
• серия и номер заграничного паспорта;
• автомобиль марки «-», регистрационный номер -;
• свидетельство регистрации по намеченному маршруту;
• перечень сопровождающих автотуриста лиц с указанием их персональных данных, номера и срока действия заграничных паспортов.

На что обратить внимание

Маршрутный лист допускается составлять в произвольной форме со свободным размещением информации. Но в обязательном порядке необходимо указать название населенного пункта, дату остановки в определенном отеле, его наименование, почтовый адрес и номер телефона.

Одним из важных показателей является дата окончания срока действия шенгенской визы.
Она должна совпасть с датой пересечения границы российского государства, поэтому не будет лишним указать ее в маршрутном листе.

Сколько стоит финская виза? Смотрите здесь.

Quick recap

If you’re feeling overwhelmed by all that math and number-crunching, this table below gives you a quick overview of what you can expect to pay for each product.

I’ve based this summary on the assumption that you have a team of at least 25 drivers and picked the plans from each provider that should meet those needs.

Now, at first glance, you might be tempted to just go for the cheapest option. But picking a route planning solution is about way more than price.

For example, RouteXL might seem like a steal — but once you look at the fine print of their fair use policy, it’s clear that their “free” offering is restrictive and could even leave you without access to your route planning tool without warning!

Also, take the time to research what each provider offers. 

For example, Routific charges extra to get customer notifications, whereas the Circuit for Teams Standard plan includes customer notifications. 

The Circuit for Teams Standard plan also includes many other functions that other providers don’t offer — or charge you extra for. 

Задачи, решаемые системой MapXPlus

Планирование маршрутов доставки товара с одного или нескольких складов на множество торговых точек с минимальными затратами.
Работа как централизованно, так и с несколькими центрами планирования доставок.
Ситуационное моделирование, оптимизация парка автомобилей и определение количественно-качественных характеристик при его формировании.
Планирование работы как своего автопарка, так и привлекаемых (наемных) транспортных средств с расчетом затрат по заданным тарифам.
Создание и анализ моделей доставки товаров (мета-расчеты) с учетом комбинаций критериев и факторов, влияющих на эффективность работы.
Поддержка форматов работы Van-salling и Pre-salling.
Выявление торговых точек, доставка груза в которые является невыгодной.
Загрузка автомобиля товарами в последовательности разгрузки в соответствии с планируемым маршрутом.
Управление очередями на погрузку товаров в автомобили на складах.
Оптимальный выбор мест перегрузки товара для дальнейшей доставки.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист составляется по обычным правилам составления документов, поэтому затруднений в его заполнении возникнуть не должно.

• Вверху формуляра посередине строки записывается его наименование. Немного ниже отображается населенный пункт и дата составления: число, месяц (прописью), год.
• Потом пишется полное ФИО отчитываемого служащего, заполняется его должность, модель автотранспорта, а также причина поездки.
• Далее в отчете составляется таблица, в которую последовательно записывается дата поездки, конечный пункт маршрута, время приезда и уезда (с точностью до минуты), отчет, доказывающий издержки (его номер, дата), а также размер денег, потраченных на поездку.
• Маршрутный листок подписывается служащим, составившим отчет и бухгалтером учреждения.

После того, как документ утвержден в должном порядке, он превращается в свидетельство отчетности по налогообложению в бухгалтерии. Налоговые службы при проверке учреждения, такие документы также могут проверить. При этом, кроме маршрутного листка, чиновники могут проверить и исходные материалы, в т. ч. проездные документы, подтверждение заправок транспорта, путевые листы и т.д.

В данном видео на Ю-Тубе можно ознакомится с примером заполнения маршрутного листа.

(Видео: “Маршрутный лист торгового представителя”)

Срок хранения маршрутных листов

Правила сохранности маршрутных листов регламентируется пунктом 842 «Перечня типовых управленческих архивных док…» принятым Министерством культуры РФ N 558 от 25.08.2010 года.

В данном приказе оговаривается, что минимальное время сохранности маршрутного листа равно 5-ти годам. Однако, если на протяжении данного периода, не была проведена проверка или ревизия контролирующими органами (ст. 842 перечня…), то маршрутные листы списывать нельзя до проверки.

Кроме того, в приказе Минкультуры говорится, что если маршрутный лист является единственным документом, который подтверждает сложные условия работы, то срок сохранности такого документа увеличивается до 75 лет.

Отличие маршрутного листа от путевого

Основным отличием путевого листа от маршрутного является то, что в путевом листе содержаться сведения о показаниях расхода топлива, служащим основанием расхода ГСМ обоснованными, отображается реквизитный раздел и на оборотной стороне путевого листа, называемой маршрутной, содержатся сведения о маршруте движения транспорта. Маршрутный лист, фактически, является частью путевого листа.

Более полная информация о поездках содержится в путевом лист, т.к. в нем отображается и километраж, и значение спидометра, и расход ГСМ.

Что такое маршрутные листы?

Маршрутные листы широко применяются в логистической и транспортной отрасли, а также в других сферах, где требуется планирование и организация передвижения. Они позволяют предвидеть время и расстояние для доставки груза или для выполнения определенной задачи.

Примеры использования маршрутных листов:

• Доставка грузов: Маршрутные листы помогают водителям оптимально спланировать маршрут доставки, учитывая время, дистанцию и потребности заказчика.
• Техническое обслуживание: Маршрутные листы используются для планирования обхода различных мест для технического обслуживания транспортных средств.
• Пассажирский транспорт: Маршрутные листы позволяют оптимизировать маршрут автобуса или поезда, учитывая расписание, пассажиропоток и прочие факторы.

Кроме того, маршрутные листы обычно содержат информацию о времени отправления и прибытия, составе груза, требованиях к водителям и транспортным средствам, а также прочие необходимые данные.

В итоге, маршрутные листы являются важным инструментом для планирования и управления передвижением. Они помогают снизить время и затраты, улучшить эффективность и обеспечить точность выполнения задачи.

Списание ГСМ по топливным картам

В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как , а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.

В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:

• Оприходование топливной карты
• Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
• Списание затрат.

Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)

Поступление топлива оформляется документом « » (см. рис.14, рис.15).

По заказам на производство, формируются маршрутные листы, по которым происходит диспетчирование производства на локальном уровне. Формирование маршрутных листов недоступно, если по заказу не рассчитан график: А если график рассчитан, то маршрутные листы становится возможным сформировать:

Диспетчирование маршрутных листов, созданных в подразделениях с пооперационным управлением, производится в рабочем месте — Диспетчирование производства (MES)
:

Диспетчирование маршрутных листов, созданных в подразделениях с методом управления производством — ББВ/УББВ — производится в рабочем месте Диспетчирование производства (ББВ)
:

При этом в случае ББВ, помимо диспетчирования маршрутных листов, доступно еще и диспетчирование рабочих центров:

Вопрос 11.7 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Маршрутные листы создаются на основании:

1. Сформированного графика производства
   
2. Составленного расписания производства
3. В ходе исполнения расписания производства

Проверено.
Верный ответ — первый, разбор см. выше.

Вопрос 11.39 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Рабочее место «Диспетчирование производства» позволяет диспетчировать маршрутные листы и рабочие центры подразделений, для которых используется методика:

1. Пооперационное планирование
2. Варианты 1 или 2
   
3. Варианты 1 или 2 или 3

Проверено.
Верный ответ — четвертый. В случае пооперационного планирования, рабочие центра диспетчируются из отдельного рабочего места.

Вопрос 11.40 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При использовании пооперационной методики планирования, маршрутные листы формируются из:

1. Заказа на производство
2. Рабочего места «Диспетчирование производства»
3. Рабочего места «Пооперационное планирование»
4. Варианты 1 или 2
5. Варианты 1 или 3
   
6. Варианты 1 или 2 или 3

Проверено.
Верный ответ — четвертый. Из заказа на производство маршрутный лист сформировать можно:

Из Пооперационного планирования — в любом случае. (Момент — в релизе 2.1 рабочее место называется не Пооперационное планирование, а Диспетчирование производства (MES)
)

Вопрос 11.46 экзамена 1С:Професионал по ERP Управление предприятием 2.0. После формирования маршрутных листов (статус «Создан»), с ними можно работать в рабочем месте:

1. Диспетчирование производства
2. Выполнение маршрутных листов
3. Маршрутные листы производства
4. Варианты 1 и 3
   
5. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено.
Верный ответ — четвертый. В рабочем месте Диспетчирование маршрутных листов с ними можно работать.

Многие организации осуществляют доставку товаров покупателям с помощью собственной службы доставки. В процессе работы возникает необходимость сформировать для каждого курьера маршрутный лист — список заказов с указанием покупателей, адресов доставки и другой дополнительной информации.

Программа «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» в целом не предназначена для автоматизации службы доставки, но с помощью некоторых хитростей можно добиться необходимого результата.

Распределение заказов в 1С между курьерами

Распределять заказы будем с помощью формы списка заказов покупателей. Чтобы видеть только нужные заказы можно поставить отбор по дате создания заказа:

Или сделать отбор по дате отгрузки заказа, если вы ее заполняете в момент создания заказа:

Таким образом, мы получили список заказов, которые нужно обработать. Распределим их между курьерами и укажем курьера в каждом заказе.

Для указания курьера воспользуемся механизмом свойств и категорий — создадим свойство заказа «Курьер».

Создавать и указывать свойства заказа можно в форме самого заказа. Откроем форму одного из заказов двойным кликом.

Открыть список дополнительных свойств заказов можно по кнопке:

Изначально список свойств пустой, в базе еще нет ни одного дополнительного свойства:

Для создания нового свойства нажмем кнопку «Добавить», в окне «Выберите назначение свойства» выберем «Документ заказ покупателя». Далее укажем наименование свойства — курьер, тип значений — физические лица.

После создания свойства в каждом заказе появится возможность указать курьера. Курьера мы будем выбирать из справочника «Физические лица», где хранится список сотрудников компании.

По кнопке «ОК» сохраним и закроем свойство.

Новое свойство сразу появляется в окне редактирования свойства заказа, выберем в качестве курьера Волкова А.И.:

Важно: создать свойство «Курьер» нужно только один раз. После создания оно будет отображаться во всех заказах.. Таким же образом установим курьеров в других заказах, которые нужно доставить завтра

Таким же образом установим курьеров в других заказах, которые нужно доставить завтра.

Если вы не указываете дату отгрузки в момент ввода заказа, обязательно укажите ее в момент распределения заказов. Это можно сделать одновременно с выбором курьера.

ВНИМАНИЕ!
Для автоматического распределения курьеров по маршрутам следования можно воспользоваться разработкой автоматизация службы доставки от команды 1CStyle.ru

Порядок оформления

Лист оформляется в таком порядке:

1. Листок составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
2. По ходу движения в листе делаются отметки.
3. По возвращении лист сдается в бухгалтерию или отдел логистики.

К сданному листу прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: например, отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверит бухгалтер организации, директор — подпишет, а затем на его основании работнику будут возмещены расходы (если он потратил свои деньги) либо бухгалтерия спишет деньги, которые были выданы подотчет.

Данные о выдаче документа заносятся в .