Онлайн-касса: что это, кому нужна и как установить?

Кассы

На российском рынке представлено более 120 моделей сертифицированных онлайн-касс и дополнительного оборудования. Все их можно условно разделить на три категории по общему функционалу и особенностям работы:

• автономная касса;
• смарт-терминал;
• фискальный регистратор.

Особняком стоят облачные кассы — с них и начнём.

Облачная касса

Стоимость пользования одной облачной кассой обычно составляет 2-3 т.р. в месяц. Дополнительно оплачивается фискальный накопитель, это ещё порядка 500 р. ежемесячно. Большинство сервисов предлагают комплекты услуг, которые включают, например, отправку данных оператору фискальных данных и помощь в регистрации кассы в ФНС.

Преимуществ у арендованных облачных касс немало: они не требуют места и технического обслуживания (в том числе замены фискальных накопителей), ПО включено в стоимость услуги, с их помощью можно автоматизировать некоторые процессы (например, открывать и закрывать рабочие смены) и просматривать детальную статистику по операциям. В конце концов, им не нужен кассир. Но стоимость использования в долгосрочной перспективе скорее всего окажется выше, чем при покупке своего кассового оборудования. И бумажные чеки с их помощью оформить не получится.

Автономная касса

Такая касса — это доступный вариант для бизнеса с низкой интенсивностью продаж. В самой базовой модификации это простой кнопочный аппарат, способный печатать чеки. Если вам не нужна функция отслеживания статистики продаж и остатков, интеграция с 1С, то это хороший выбор. При средней стоимости около 15 000 рублей такая касса особенно хороша для работы на открытом воздухе — например, в рыночной палатке. Более продвинутые модели автономных касс могут выходить в сеть через кабель или Wi-Fi. Этот вариант подойдёт для работы в офисе.

При всей своей привлекательности такие аппараты постепенно выходят из употребления. В 2019 году вводится обязательная маркировка сразу для множества групп товаров (одежда, обувь, автопокрышки, фотокамеры и т.д.). Автономные кассы технически не способны загружать такие данные и печатать их на чеке, поэтому многим предпринимателям нужно задуматься о переходе на более продвинутое оборудование.

Смарт-терминал

Это современные онлайн-кассы на базе планшетных компьютеров. Часто они снабжаются встроенным фискальным регистратором. Наличие сенсорного дисплея и портов для подключения дополнительного оборудования, возможность загружать разнообразное программное обеспечение и синхронизироваться с базами данных — все эти качества делают смарт-терминалы исключительно удобными в работе. Стоимость таких устройств варьируется от 20 000 до 250 000 рублей в зависимости от начинки и комплектации.

Бизнес с высокой интенсивностью продаж, такой как кофейня или ресторан быстрого питания, нуждается в быстром обслуживании клиентов. Здесь подойдёт терминал с большим дисплеем, возможностью интеграции с платёжным терминалом, с функцией ведения статистики по наиболее популярным товарам и остаткам. Также очень полезной бывает функция создания отложенного чека, при которой есть возможность закрывать заказ не сразу, а подождать, когда клиент попросит счёт.

Важно учитывать, какие именно товары вы продаёте. Для непродовольственных подойдёт любой терминал

Для продажи товаров, которые подлежат ветеринарному контролю (мясо, мясные изделия, рыба, молочная продукция), вам потребуется касса, совместимая с ФГИС «Меркурий».

Сложнее всего дела обстоят с продажей алкоголя. В этом случае ваш смарт-терминал должен обладать универсальным транспортным модулем для передачи данных, 2D-сканером для акцизных марок и стабильно работать с товароучётным ПО, совместимым с ЕГАИС.

Фискальный регистратор

Это необходимая часть современной онлайн-кассы — по сути, принтер, печатающий чеки. Лучше приобретать совмещённое устройство, но при необходимости можно купить регистратор отдельно. Главной характеристикой любого регистратора является скорость печати, и она ощутимо влияет на его стоимость.

Для небольшой торговой точки приемлемой будет скорость печати до 90 мм в секунду. Если же вам необходимо оборудовать крупный розничный магазин, в котором ежедневно выбивается 150 и более чеков, то стоит отдать предпочтение самым быстрым устройствам со скоростью печати от 150 мм в секунду и выше.

Как видите, выбор онлайн-касс и сопутствующих сервисов на сегодняшний день довольно внушителен. Правильно оценив потребности своего бизнеса и приобретая оборудование у надёжного продавца, вы сможете выполнить все требования законодательства и спокойно вести своё дело, не опасаясь штрафов.

Штрафы за отсутствие/неиспользование онлайн-кассы

Если предприниматель не установит ККТ или не будет ее использовать, он получит штраф в размере 25−50% (но не менее 10 тыс. рублей) от той суммы, которую он принял «мимо кассы». Хотя за первое нарушение предприниматель может отделаться лишь предупреждением. 

Организации заплатят штраф в размере 75−100% суммы или менее 30 000 рублей. Получит штраф и сотрудник, который проводил расчеты без кассы. Размер выплаты будет составлять 25−50% от суммы.

Но если предприниматель или организация попадутся снова, а не внесенная в кассу сумма будет равна 1 млн рублей и больше, то их работа будет приостановлена на срок до 90 суток.

Недостатки ККТ

В целом, онлайн-кассы имеют свои преимущества, но также несут определённые риски и недостатки, которые следует учитывать при принятии решения об их использовании.

1. Зависимость от интернета. ККТ требуют постоянного доступа к нему для своей работы. Если подключение к интернету отсутствует или оно нестабильно, могут возникнуть проблемы с использованием онлайн-кассы.
2. Технические сложности. Работа с кассовыми аппаратами может требовать новых навыков и знаний в области информационных технологий. Некоторым пользователям придётся научиться разбираться в ККТ и решать возникающие проблемы.
3. Дополнительные затраты. Онлайн-кассы требуют инвестиций в приобретение специального оборудования и ПО, а также ежемесячных платежей за его обслуживание и обновление. Это может быть недоступно для некоторых малых предприятий или предпринимателей.

Как выбрать онлайн-кассу?

Выбор ККТ зависит от сферы и места деятельности, количества клиентов и требований бизнеса. Ниже приведем примеры, какие кассы можно выбирать в зависимости от вида деятельности.

Курьерская доставка, услуги на дому

Здесь подойдет небольшой мобильный смарт-терминал с эквайрингом. Некоторые модели настолько компактные, что помещаются буквально в карман. Они работают от аккумуляторов, поэтому искать розетку для подключения не требуется. 

Магазины у дома, сервисы по ремонту, химчистка

Такие организации, как правило, не обладают большими помещениями, поэтому громоздкая касса им не нужна. Им подойдут небольшие смарт-терминалы с экраном около 7 дюймов и возможностью подключить весы, пинпад, сканер, принтер. Они легко подключаются к эквайрингу, ЕГАИС, сервисам товарного учета, 1С и др.

Торговля на выезде, в ларьке или фудтраке

В компактной обстановке и с проблемами в доступе к электричеству нужна мобильная касса с длительной автономной работой. Стоит выбирать модели, которые могут работать на одном заряде 10–12 часов и более.

Организации, использующие карточки с фотографиями товаров (кафе, салоны красоты, магазины одежды и обуви).

Подпишитесь на авторский телеграм-канал про предпринимательство в России.

Сюда подойдут ККТ с большим экраном, но компактным корпусом. Они должны иметь интеграцию с программами учета, например R-Keeper и др. Если нужно вести торговлю на террасе, в палатке, то такие кассы должны иметь аккумулятор для автономной работы.

Также такие организации могут использовать POS-систему в комплектации, которая отвечает нуждам бизнеса. 

Магазины, принимающие онлайн-оплату, могут подключаться к облачной онлайн-кассе. При этом физическая онлайн-касса и фискальный накопитель все так же нужны. Для приема онлайн-платежей необходимо произвести интеграцию между обычной и облачной кассами. Последнюю так же нужно подключить к сайту посредством готовых модулей. 

Если за товар будут расплачиваться через курьера, потребуется физическая онлайн-касса, например POS-терминал. Если курьеров несколько, удобнее использовать стационарную кассу с фискальным регистратором, которая может подключаться через мобильное приложение. Курьеры смогут создавать чеки со смартфона, который будет онлайн подключен к кассе, стоящей в офисе.

Онлайн-касса для ИП: принцип работы

В 2017 году закон 54-ФЗ установил обязательное применение онлайн-кассы в деятельности ИП. Условно разделив всех предпринимателей на несколько категорий, каждой из них предоставлены свои сроки перехода на онлайн-кассу.

Законом 54-ФЗ установлено, что до 1 июля 2021 года индивидуальные предприниматели, не имеющие в штате сотрудников и занимающиеся реализацией продукции собственного производства, выполнением персональных работ или услуг, могут не применять онлайн-кассу. При занятии другими видами деятельности ИП обязан иметь кассовое устройство, даже при отсутствии штата работников.

Если человек зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, то по закону:

• не надо оформлять такие кассовые документы, как приходный и расходный кассовый ордер;
• не нужно вести кассовую книгу;
• не надо устанавливать лимит на остаток наличных денег в кассе.

Индивидуальный предприниматель может вести дело без онлайн-кассы в случае осуществления деятельности в труднодоступных и отдаленных местах (но при условии предоставления покупателю документации, подтверждающей оплату).

Кстати, по закону индивидуальные предприниматели имеют одно выгодное преимущество при оформлении каждой онлайн-кассы. Они могут получить компенсацию до 18000 рублей за ее применение в виде налоговых вычетов в дальнейшие периоды деятельности.

Подключение онлайн-кассы самостоятельно: пошаговая инструкция и важные аспекты

Нельзя просто взять и начать печатать чеки сразу после выбора и покупки оборудования. Его нужно еще зарегистрировать и настроить, шаг за шагом выполняя действия:

Подключение кассы к компьютеру. Предварительно нужно скачать с официального сайта производителя инструкцию и драйвера и установить их.

Выбор оператора фискальных данных из реестра на сайте налоговой. Заходим на сайт выбранного ОФД и проходим регистрацию. Если все поля будут заполнены верно, по электронной почте вы получите подтверждение и письмо с логином и паролем для входа в личный кабинет. Заходим и заключаем договор с оператором, заполнив все поля с контактными данными. Для этого необходима цифровая подпись, которую можно получить в специальных центрах Министерства коммуникации и связи.

Регистрация фискального накопителя через приложение на ПК, установленное с драйверами. Заполняем следующие поля: упомянутый выше регистрационный номер, ИНН и данные о предприятии, а также информацию об операторе фискальных данных. Понадобятся также порт и адрес сервера ОФД, узнать которые можно на сайте оператора. Эта информация нужна, чтобы касса могла отправить пакеты данных с чеками. При неправильном вводе ИНН или номера регистрации кассы, вы не сможете исправить ошибку. Единственный выход — приобрести новый фискальный накопитель, расставшись с еще 6000 рублей. При успешной регистрации ФН касса выдаст первый отчетный документ.

Информацию из полученного отчета вводим на сайте налоговой для получения регистрационной карточки ККТ и постановки оборудования на учет в ФНС.

• Возвращаемся на сайт оператора, вводим информацию из карточки. Устанавливается связь между ОФД и кассой, пользователю выставляется счет за услуги оператора.
• Настройка ПО, в том числе бухгалтерии, системы учета товаров и т.д. Оно разнится в зависимости от типа оборудования: фискальный регистратор, готовый набор кассира или касса автономного типа. В любом случае подходить нужно с большой ответственностью. Неправильно настроенное ПО может в самый ответственный момент «полететь».
• Завершение установки кассы и печать первого чека. Это необходимо для проверки наличия в нем всей необходимой номенклатуры. Также зайдите на сайт ОФД и убедитесь, что в личный кабинет поступили данные о транзакции.

Теперь вы знаете, как подключить онлайн-кассу самостоятельно. Следуя описанной выше подробной инструкции, вы точно не запутаетесь в этапах настройки оборудования. Особенно, если остановите выбор на ККТ от нашей компании. Их отличительная особенность — наличие гарантии. Ведь даже самое детальное руководство не исключает человеческий фактор. Почему это удобно и выгодно? В случае если пользователь при самостоятельной настройке и подключении кассы допустит ошибку, гарантийное соглашение покроет эти неполадки, и вы возобновите ведение бизнеса в прежнем режиме.

Что такое онлайн-кассы?

Онлайн-касса — кассовый аппарат, который печатает QR-коды и ссылки на чеках, может отправлять электронные копии этих чеков в ОФД и покупателям. Также онлайн-касса должна иметь встроенный фискальный накопитель и свободно взаимодействовать с аккредитованными ОФД.

Николай Жмуренко
Директор оператора фискальных данных OFD.RU

Согласно 54-ФЗ, расчёты с клиентами придётся вести следующим образом:

• Делать расчёты через онлайн-кассы, которые оборудованы фискальным накопителем;
• Все данные о расчётах нужно передавать в ФНС через оператора фискальных данных;

Требований к новой контрольно-кассовой технике много. Новые ККТ должны:

• Быть подключены к интернету для передачи фискальных данных в ОФД;
• Работать с фискальным накопителем;
• Печатать QR-коды, которые содержат информацию о чеках;
• Уметь отправлять электронные чеки в SMS или по электронной почте своим клиентам;
• Поддерживать печать расширенного перечня обязательных атрибутов чека.

Главное отличие новых касс от старых состоит в том, что все данные о продажах будут храниться не на электронной контрольной ленте, а на фискальном накопителе.

Алексей Прыгин
Заместитель генерального директора МаксиПост

Старые кассы можно модернизировать, если заменить ЭКЛЗ на ФН. Однако в таком случае никакой пользы сам бизнес не получит. Плюсы начинаются, когда бизнес выбирает новую кассу из реестра ФНС, считает Максим Опилкин, директор по развитию GROTEM. По его словам, предприниматель фактически получает «железо», на которое можно накручивать полезный функционал. Специально под 54-ФЗ созданы десятки программных продуктов, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы, вести аналитику. То, что раньше стоило десятки и сотни тысяч, можно получить за 1 000 рублей в месяц.

Максим Опилкин
Директор по развитию GROTEM

Продажа по онлайн-кассам

Процесс продажи по онлайн-кассе происходит очень быстро. После оплаты товара покупателем, касса фиксирует эти сведения в ФН и отправляет ОФД. Оплата может быть произведена как в наличной, так и безналичной форме. На законодательном уровне физическая и сетевая торговля не разделяется.

В чековом документе, выдаваемом покупателю после совершения операции, должны быть указаны все требуемые сведения. К ним относятся название товара/услуги, заводской номер ФН, название ОФД, номер, присвоенный кассе при регистрации.

Чековый документ печатается на чековой бумаге. Она бывает однослойная и двухслойная (или капиллярная). Для онлайн-касс практически всегда применяют однослойную чековую ленту размером 44, 58 и 80 миллиметров. Нанесенные на нее надписи сохраняются четкими, не размываются очень долгое время.

Взамен однослойной чековой ленте потихоньку приходит термобумага. Главные плюсы термопечати – это малые затраты на расходные материалы, отсутствие вредных распылений в воздухе, чистота, т. к. отсутствуют чернила. Многие фискальные регистраторы оснащены именно термопечатью. Однако у нее есть один весомый недостаток – нанесенные на чековую бумагу надписи уже через 6-7 месяцев начинают выцветать и тускнеть, а через пару-тройку лет и вовсе исчезают.

Как выбрать онлайн-кассу?

Предприниматель должен учесть все нюансы своего предприятия, чтобы подобрать вариант, удовлетворяющий все возложенные на него обязанности

Итак, на какие же параметры стоит обратить внимание в первую очередь:

Пропускная способность. То есть скорость, с которой касса печатает чековый документ. Для маленького предприятия (например, парикмахерской или аптеки) будет достаточно и невысокой скорость печатания чека.
Автономность. Если онлайн-касса требуется для выездной торговли или пробивания товара курьером, нужно присмотреться к мобильным и маленьким устройствам с аккумулятором. Для стационарной торговой точки подойдет стационарная онлайн-касса, то есть работающая от электросети. Но в случае отключения электричества, конечно, аккумулятор лишним не будет. Ведь неработающая касса вынуждает приостанавливать деятельность.
Сетевые параметры. Онлайн-касса может подключаться к сети Интернет через кабель, вай-фай, сим-карточку или съемный модем. Опять же, для стационарного заведения подойдет устройство, работающее от проводной сети или вай-фая. Для выездной – онлайн-кассы с симкой или модемом.
Загрузка ассортимента. Если большая база продукции, потребуется касса с достаточным объемом памяти и загрузкой позиций из 1С. В этом случае потребуется онлайн-касса, через которую сотрудник быстро и легко смог бы создавать и редактировать карточки на новый продукт, искать его по базе, менять цену.
Удаленный контроль. Чтобы бизнес был под контролем, обязательно понадобится удаленный мониторинг (не только за движением финансовых потоков, но и за работниками).
Аналитические сводки

Нужно обратить внимание, формирует ли онлайн-касса аналитические сведения об объеме реализации, выручке и так далее.
Порядок обновлений. Они могут устанавливаться как автоматически, так и вручную при помощи специалиста (особенно в случае автономной онлайн-кассы).
Управление

Может быть либо сенсорный дисплей, либо кнопки. Конечно, сенсорная онлайн-касса будет намного компактнее. А обучиться взаимодействию с ней не составит сложности.
Подключение вспомогательного оборудования. Если есть в планах подключение весов, сканера, терминала для оплаты картой и т. д., то нужно удостовериться, что онлайн-касса поддерживает это оборудование. Надо обратить внимание на акции от известных поставщиков кассовых устройств. Часто они предлагают приобрести готовый комплект оборудования. Это обойдется дешевле, нежели покупать каждую комплектующую отдельно.
Работа с маркированной продукцией. Большое количество автономных касс этого не могут. Наиболее оптимальный вариант для среднего или крупного бизнеса – это кассы с поддержкой полного цикла работы с маркированной продукцией.

Все требования, предъявляемые к онлайн-кассе, в полном объеме зафиксированы в статье 4 закона 54-ФЗ.

Как правило, все современные ОФД обеспечивают круглосуточную техническую поддержку и оперативную обратную связь. Обычно связаться с техподдержкой можно при помощи чата, номера горячей линии или через форму на сайте.

Что такое онлайн-касса и для чего она нужна

Это аппарат, с помощью которого продавец формирует для покупателя кассовый чек: бумажный или электронный. Также подобные аппараты называются контрольно-кассовой техникой (ККТ) или контрольно-кассовыми машинами (ККМ).

До 2017 года ИП и организации использовали старые образцы ККТ, в которых информация об операциях записывалась на электронную контрольную защищённую ленту (ЭКЛЗ). Вот чем новые аппараты принципиально отличаются от старых:

• •

  Типом запоминающего устройства. Вместо ЭКЛЗ в аппарате нового поколения находится специальный чип памяти — фискальный накопитель (ФН). Он фиксирует все операции, хранит их в электронном виде и передаёт в налоговую через интернет.

• •

  Назначением. Основная функция онлайн-кассы — передача данных в ФНС. Делается это не напрямую, а через посредника — оператора фискальных данных (ОФД). Данные с накопителя передаются оператору автоматически. Оператор хранит их у себя в зашифрованном виде и выдаёт налоговому инспектору по запросу.

• •

  Функциональностью. Аппараты старого образца выдавали покупателям только бумажные чеки, а новые аппараты, помимо бумажных, формируют электронные чеки, в том числе чеки коррекции. Также новые ККТ автоматически формируют различные отчёты: о регистрации и изменении параметров регистрации кассы, об открытии и закрытии смены, о закрытии фискального накопителя, о текущем состоянии расчётов.

Как работает кассовый аппарат онлайн

Алгоритм функционирования онлайн-кассы включает в себя следующие этапы:

1. Покупатель платит за товар, который решил приобрести (либо наличными деньгами, либо пластиковой картой). Кассир вбивает эти сведения в онлайн-кассу и распечатывает чековый документ. При желании клиента чековый документ может быть прислан на e-mail или смс-кой.
2. ФН, установленный внутри онлайн-кассы, сохраняет эти сведения, обрабатывает, тщательным образом шифрует и отсылает в ОФД.
3. Оператор подтверждает, что чековый документ поступил и проверяет его. Один раз в день ОФД отсылает эту информацию в Федеральную налоговую службу.

Чековый документ, напечатанный на онлайн-кассе, должен содержать такие реквизиты:

1. Расчетный признак («расход», «приход», «возврат прихода/расхода» и т. п.).
2. Название товара/услуги, цена и объем.
3. Метод оплаты (картой или наличными).
4. Регистрационный номер онлайн-кассы.
5. Дата и время совершения операции.
6. Фискальный признак чекового документа, его номер.
7. Наименование организации.
8. Адрес совершения операции.
9. Фамилия кассира, производившего операцию.
10. Ставка налога на добавленную стоимость.
11. Итоговая цена со скидкой и с налогом на добавленную стоимость.
12. Заводской номер ФН.
13. Номер смены.
14. ИНН самой организации.
15. Система налогообложения, на которой находится предприниматель.

Случается так, что в конце смены в онлайн-кассе обнаруживаются излишки. Они часто возникают из-за ошибок в даваемой сдаче или цене продукта. В таком случае пробивается особый фискальный документ – так называемый чек коррекции. Таким образом пробивается «избыточная» выручка с признаком «приход», но без указания наименования конкретного товара.

Аналогично в случае недостачи наличных денежных средств: пробивается чековый документ с признаком «расход». Так отражается выдача наличности покупателю.

Как онлайн-кассы помогают облегчить жизнь бизнесу

Обычно они позволяют упростить и оптимизировать процессы продаж и учёта для бизнесов. Это помогает сосредоточиться на росте и развитии.

Так, например, онлайн-кассы позволяют автоматизировать полный цикл работ с товарами. Они мгновенно регистрируют продажи, считают сумму налога и рассчитывают сдачу. Это сокращает время, затрачиваемое на оформление покупки, и уменьшает вероятность ошибок.

Они не требуют установки огромного количества дополнительного оборудования. Работа ККТ доступна через интернет и может быть использована на множестве устройств – компьютеры, планшеты и смартфоны. Это даёт бизнесу свободу выбора наиболее удобного и доступного способа работы.

Также онлайн-кассы часто интегрируются с другими бизнес-системами, такими как учётная система или система управления складом. Это облегчает передачу информации и упрощает учёт и анализ данных.

Правильные кассы облегчают соблюдение требований законодательства – они должны соответствовать № 54-ФЗ.

Ещё онлайн-кассы могут проанализировать различные отчёты о продажах, налогах и других бизнес-показателях. Это помогает бизнесу вести свою деятельность, выявлять тренды и принимать более информированные решения.

Финальным плюсом как для продавцов, так и для покупателей является возможность принимать различные способы оплаты (наличные деньги, кредитные карты, электронные кошельки, мобильные платежи и т.д.). Это делает покупку более удобной для клиентов и способствует повышению уровня обслуживания.

Параметры выбора онлайн-кассы

Для каждой ситуации подойдет своя онлайн-касса. Далее в статье, на что же надо опираться при отборе.

Направленность и масштаб бизнеса

Например, если предприниматель открыл крупное заведение, лучше подойдет стационарный моноблок, оснащенный большим монитором и терминалами эквайринга. К нему можно дополнительно подключать важные специальные программы (например, бухгалтерскую).

Или если в заведении задействованы курьеры, то существуют специальные смарт-терминалы, автономно работающие от мощного аккумулятора и принимающие оплату картой. Курьерам не доставит труда носить их с собой, так как они мало весят и не занимают много места.

Поточность клиентов

От количества покупателей напрямую зависит количество печатаемых чеков

При большом потоке людей нужно обратить внимание на модели, имеющие высокую скорость печати, автоотрезание и настройку ширины (на распечатку узких уходит больше времени)

Необходимость автоматизации

Если помимо пробивания товаров, не требуются специальные дополнительные сервисы и услуги, то нет смысла переплачивать за многофункциональные агрегаты. А в случае крупного бизнеса, требующего автоматизации и эффективного использования управляющей системой, лучше всего подойдет онлайн-касса с расширенным функционалом.

Программные продукты

Очень важный момент, касающийся программного обеспечения: пакет прикладных программ для кассы должен быть совместим с ПО на других устройствах (с терминалом эквайринга, сканером, весами). В противном случае будет невозможно отсылать сведения в налоговую службу, и печатать корректные чеки. Как можно скорее нужно организовать перенастройку либо ремонт кассы.

Разновидности онлайн-касс

Фискальный регистратор

Он используется тогда, когда уже имеется кассовое ПО и лишь не хватает чипа, которые будет хранить данные и пересылать их в налоговый орган. Чтобы тот работал, его нужно лишь подключить к компьютеру или телефону.

Фискальный регистратор Атол 30ф

Автономные кнопочные кассы

Это компактные приборчики с физическими кнопками или клавиатурой, которые позволяют регистрировать продажи и выполнять другие операции. У них есть встроенные функции фискальной регистрации, обычно имеют дисплей для отображения информации и встроенный принтер для печати чеков.

Автономная кнопочная касса Меркурий 185Ф

Смарт-терминалы

Они также известны как платежные терминалы или POS-терминалы. Это небольшие гаджеты, которые оснащены сенсорным экраном. Некоторые модели содержат принтер чеков. К POS-терминалам могут подключаться сканеры штрих-кодов, эквайринг, весы и др. 

Смарт-терминал Эвотор 7.2

POS-система

Это набор взаимодействующего друг с другом оборудования. Он включает в себя монитор, фискальный регистратор, компьютерный блок, сканер, платежный терминал, принтер чеков. Некоторые модели оснащены еще кассовым ящиком, дополнительным монитором и весами. 

POS-система Атол Magnum

Вам интересны интернет-маркетинг и продвижение бизнеса в интернете? Подписывайтесь на наш Telegram-канал!

Как пользоваться кассой

Конечно же, первым делом нужно изучить инструкцию к кассе. Элементы управления и их названия отличаются в зависимости от модели ККТ. 

Также есть общие правила пользования кассой:

Перед началом работы нужно открыть смену. Во время этого процесса создается отчет с указанием номера новой смены и именем кассира. Без этих данных не получится сформировать чек. 
Каждый расчет с покупателем должен сопровождаться формированием чека. Невыдача чека чревата штрафом

Если клиенту нужен электронный чек, его нужно выслать на электронную почту или по СМС.
Важно следить за состоянием расчетов. Если передача документов прекратилась, нужно проверить интернет и восстановить соединение.
Не забывайте закрывать смены

Необходимо следить, чтобы она не превышала 24 часа (это незаконно). Если вы забудете закрыть смену и не уложитесь в 24 часа, ФН заблокируется. Но после того, как вы закроете старую смену, накопитель позволит торговать дальше. 
Когда закончится память на ФН, онлайн-кассу придется перерегистрировать, после чего она создаст отчет о перерегистрации ККТ. 

Взятие онлайн-кассы в аренду

Производители кассового оборудования часто предлагают предпринимателям услугу арендования онлайн-кассы. В нее включены и различные дополнительные услуги, которые влияют на конечную стоимость аренды. К примеру, предлагается регистрация в ФНС или оформление договора с ОФД.

Но есть единственное «но»: арендовать фискальный накопитель нельзя. Предприниматель должен иметь на него право собственности, т. е. приобрести за отдельные деньги.

Плюсы и минусы взятие онлайн-кассы в аренду:

1. Преимущества: это может прийтись кстати, если открыто сезонное дело, не надо тратить время на регистрирование устройства, так как арендодатель зачастую включает это в тариф. В случае закрытия бизнеса кассу можно просто сдать обратно, техническое обслуживание – забота арендодателя.
2. Недостатки: дополнительные расходы (ФН, ОФД, программное обеспечение), возможный рост цен на аренду, нет ремонта по гарантии.

Если рассматривать преимущества покупки онлайн-кассы перед арендой, то можно выделить следующие:

• предприниматель не ограничен условиями договора, может в любой момент совершить ее обмен или продать;
• одноразовая оплата. Нет обязательств по ежемесячным платежам.

Что делать? Подведем итоги

Если у вас большие обороты либо идет много платежей, вам может быть удобнее арендовать кассу и настроить прием платежей через Яндекс.Кассу.

Помимо работы с новыми кассами, сейчас возникает много вопросов, как учитывать получаемые доходы и как отражать их в отчетности. Получать консультацию юристов по этим и другим вопросам можно на сайте Pravoved.ru. Задайте там вопрос, на который ответят профессиональные юристы.

Рекомендуем

Что нужно знать об НДС, если вы решили оформить ИП?

В этой статье я не буду касаться вопросов повышения НДС. На самом деле с этим налогом возникает множество других вопросов, о которых нужно знать …

Как организовать удаленную работу сотрудников?

Многие работодатели считают, что сотрудники эффективно работают исключительно в офисе. На практике организовать продуктивную работу можно и …