Как выставить счёт на оплату от ип, образец счёта

Счет на оплату: назначение, содержание и правила заполнения документа

В нем может содержаться итоговая стоимость получаемой продукции или частичная сумма, вносимая в качестве аванса. Обычно «счет на оплату» составляет бухгалтер, но это может и любое другое лицо, у которого есть на то соответствующие полномочия. Этот документ является фактом совершения сделки между сторонами, предметом которой является указанный товар (услуга). Как правило, он предусмотрен заключенным ранее договором. Стороны подписывают соглашение, по которому берут на себя определенные обязательства. В соответствии с ними выставленный счет будет свидетельствовать о том, что каждая из них выполнила свою часть договоренности. Юридическими лицами этот документ оплачивается по безналичному расчету либо внесением денежных средств через банк.

Наименование документа, а также номер и дата его составления. Эти данные должны быть расположены одной строкой и удобны для прочтения.
Реквизиты получателя и продавца. Помимо адреса, нужно указать банные обслуживающего банка, необходимые для перечисления оплаты.
Данные о приобретаемом товаре или услуге.
Отдельная строка должна быть выделена для НДС. В случае ее отсутствия здесь будет стоять «ноль» или прочерк.

Как правильно выписать и заполнить

Российское законодательство точно обозначило перечень бумаг, которые относится к первичной бухгалтерии. На их основании подтверждаются приходно-расходные операции, учитываются активы, производимая продукция и предоставляемые услуги. Требования, предъявляемые правовыми стандартами к документам бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Поэтому в законе не предусмотрены единые правила оформления. Допускается их выписывать в произвольной форме.

Реквизиты

Присутствие в шаблоне обязательных реквизитов — это базовое требование, которое российское законодательство предъявляет к корректно составленному счету.

Правильно составленный счёт должен содержать все необходимые реквизиты.

К ним относятся:

Регистрационный номер документа и дата выставления. Нумерация начинается с 1 января текущего года и заканчивается 31 декабря.
Наименование компании поставщика и потребителя с указанием правовой формы. Индивидуальный предприниматель пишет ИП и ФИО, общество с ограниченной ответственностью — ООО и название фирмы.
Фактические юридические адреса контрагентов, по которым ведется деятельность.
Частник указывает свой ИНН, предприятие дополняет сведения КПП.
Платежные реквизиты для банковских операций.
Предмет договора купли-продажи. Здесь прописывается наименование продукции или услуги в соответствии с сертификатом.
Объем поставки.
Цена единицы.
Итоговая сумма. Рассчитывается перемножением п. 7 и п. 8. Если предметом сделки является несколько товаров, результат определяется сложением всех позиций.
Цифра из п. 9 прописью.
Завершающая графа счета — подписи обоих контрагентов.

Если одна из сторон делегирует полномочия подписывать официальные документы третьему лицу, указываются личные данные представителя и реквизиты нотариальной доверенности.

Правила оформления

Произвольный формат допускает изменять порядок размещения информации. Бухгалтерской практикой установлена стандартная форма счета, удобная для заполнения и последующей обработки поставщиком и потребителем.

Для правильного составления счёта можно воспользоваться специальной программой или сайтом.

Бланк должен выглядеть следующим образом:

верхнюю позицию документа занимает шапка, содержащая сведения о контрагентах;
ниже указываются платежные реквизиты для банковских операций между продавцом и покупателем;
дальше прописывается номер регистрации, соответствующий записи в журнале учета, и дата выписки;
несколько следующих позиций занимает накладная на отпуск продукции (цена, объем поставки, суммарная стоимость сделки);
отдельной строкой обозначается НДС;
завершающая графа — личные подписи обеих сторон.

Допускается дополнять шаблон особыми условиями по аналогии с договором купли-продажи. Можно отдельно оговорить требования к качеству товаров, граничные сроки поставок и т.п.

Когда необходимо выставлять

В некоторых случаях долгосрочного сотрудничества стороны ограничиваются составлением договора. В таком соглашении оговариваются сроки совместной деятельности и объемы поставок. Отдельно прописывается итоговая стоимость закупки.

ИП может работать и вовсе без выставления счетов.

ИП обязаны выставлять счета в следующих случаях:

Оформлять долгосрочное соглашение для проведения одноразовой сделки не обязательно. Выписывая платежную квитанцию, продавец принимает на себя ответственность по поставке товаров или услуг.
Покупателю срочно требуется продукция ИП при отсутствии времени на оформление документации. В такой ситуации допускается отложить составление договора на некоторое время. Поставщик отпускает потребителю заказанное количество товара на основании выставленного счета.
Если документальное сопровождение сделки проводится с применением ОСН и продажа оформляется от личного имени. Процедура регулируется п. 1 ст. 169 НК РФ.
В случае освобождения организации, ведущей деятельность на рынке, от уплаты налога на добавленную стоимость.

Кроме того, поставщик товаров или услуг обязан выставлять счета после получения предоплаты. Это правило прописано в ст. 168 Налогового кодекса РФ.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

если в тексте договора сумма к оплате не была установлена, например, за услуги связи и т.п. ;
по операциям, предусматривающим уплату НДС;
если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий. Однако в некоторых ситуациях счет может подтверждать факт хозяйственной жизни и содержать необходимые реквизиты, например, для подтверждения сделки.

Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Общие правила заполнения

Несмотря на то, что строго определенного образца для счета на оплату услуг нет, существует порядок заполнения, которого необходимо придерживаться. Он подразумевает внесение следующих данных:

В шапке документа указываются данные поставщика услуг (товара) и получателя.
Вносят необходимые банковские реквизиты.
Прописывают порядковый номер документа и дату его подписания.
Указывают наименование услуг или товаров, их количество и стоимость.
При необходимости перечисляют дополнительные условия сделки.
Документ заверяется подписью.

Внимание! Отдельно следует указать, проводится ли продажа товара с учетом НДС или без. В первом случае для него выделяют отдельную графу в документе, а во втором возле цены проставляют пометку «без НДС»

Существуют онлайн-сервисы, которые позволяют создать счет от ИП, образец которого предоставлен выше, и заполнить его в режиме онлайн. Некоторые дают возможность скачать пустой шаблон, который впоследствии может быть использован на постоянной основе для ведения бизнеса. Для заполнения документа на компьютере понадобится установить на нем Word или Excel. При необходимости такой электронный документ можно распечатать.

Можно выделить 2 самых распространенных сервиса, которые предоставляют подобные услуги: «Контур. Бухгалтерия» и «Выставить – счет. рф». Оба веб-ресурса отличаются удобным интерфейсом и позволяют в режиме онлайн быстро и просто составить документ в екселе или ворде, заполнить его, скачать и при необходимости перевести в бумажный вид.

Контур. Бухгалерия – удобный сервис

И ещё один шаг в будущее: электронный документооборот

Мы часто работаем с заказчиками из других городов. Из-за этого приходится оригиналы договоров и актов пересылать заказчикам почтой.

Последние два года начали использовать электронный документооборот. Это сервис, где можно подписывать документы электронной подписью (флешка или специальная программка, которая стоит пару тысяч рублей в год).

Далее эти документы также электронной подписью подписывает наш клиент и с юридической точки зрения они такие же, как если бы мы подписали их на бумаге.

Итак, идеальный набор ИП по бухгалтерии выглядит так:

Сервис «Эльба» для выставления счетов и подготовки актов.
Сервис «Контур». Документооборот для отправки счетов, актов и договоров в электронном виде и купленная электронная подпись для подписания документов в электронном виде и отправки деклараций в налоговую онлайн.
Для расчёта налогов, отправки деклараций, бухгалтерских консультаций мы используем сервис «Кнопка» — это удалённые услуги бухгалтера. С бухгалтером можно проконсультироваться, и эта услуга полностью закрывает наши вопросы по бухгалтерии. Успехов!

В какой момент выставляется счет

Счет может быть выставлен в любой момент, все зависит от наличия каких-либо договоренностей между сторонами. Как правило, документ передается покупателю после получения запроса или после заключения какого-либо соглашения.

Запрос может быть направлен устно или письменно, в зависимости от ситуации. Для подтверждения своей позиции лучше всего направлять его на бумаге или в электронном виде, устный запрос подтвердить практически невозможно.

Выставление счета имеет смысл в том случае, если ИП, которому он направляется, имеет расчетный счет в банке. Такой обязанности у индивидуальных предпринимателей нет, поэтому следует уточнять информацию заранее.

Какие данные должен содержать счет на оплату

Счет на оплату останется документом, даже будучи заполненным не в строгой форме. Как сказано выше, он может быть составлен в свободной форме. Но чем составлять его самостоятельно, гораздо проще бесплатно скачать образец счета на оплату 2022 года и на его основе составить документ, отражающий особенности вашего бизнеса. Какие сведения нужно внести в него обязательно?

порядковый номер счета (по учету за текущий год) и дату составления;
платежные реквизиты поставщика как стороны, выставляющей счет: наименование и юридический адрес, банковские реквизиты, необходимые для оплаты счета покупателем;
реквизиты плательщика и грузополучателя. В случаях, когда это одна и та же компания, в графе «Грузополучатель» напишите «тот же» или скопируйте информацию. Потребуются наименования и адреса, их ИНН, КПП (если эти коды присвоены);
названия товаров либо услуг, данные об их количестве с указанием единиц измерения (штука, килограмм, метр и т. д.), цена (прописью);
облагается ли товар/услуга НДС. Когда они под действие налога не подпадают, в соответствующую графу вносится запись: «Без налога (НДС)». В обратном случае отдельно указывается сумма НДС;
использует ли поставщик УСН либо иную систему налогообложения

Это важно для налоговых последствий сделки;
подписи главы предприятия и главбуха, печать (если таковая имеется).

Бесплатно скачав бланк счета на оплату 2022 года, в него по соглашению сторон сделки можно внести и дополнительные позиции. Для контрагента, например, важен срок оплаты счета. Его обычно не вписывают в таблицу, а отдельной строкой ниже, либо вносят в пункты условий поставки. Другими такими данными могут стать уведомление о предоплате, договоренность о самовывозе товара и иную информацию. Чем шире содержание счета на оплату, тем больше он приближается к формату официального договора о сотрудничестве.

Некоторые контрагенты при оформлении счета на оплату в верхней его части формируют образец платежного поручения, который плательщик должен просто передать в банк.

О форме счета

Закон не требует от продавца формирования счета – он составляется для удобства сторон сделки. Поэтому его форма не утверждена каким-либо нормативным актом. Однако счет на оплату применяется в бизнес-среде не первый год, его образец сложился давно и стал для всех привычен.

Сформировать счет можно разными способами:

скачать бланк и заполнить в текстовом редакторе;
использовать бухгалтерские программы;
выставить счет онлайн при помощи специальных сервисов.

Счет на оплату в его привычном виде должен содержать:

обязательные для любого документа реквизиты – название, номер и дату;
информацию о лице, которое выставляет счет;
информацию о плательщике;
сведения о том, какие товары или услуги оплачиваются, какова их цена, количество и общая стоимость.

Какие реквизиты указывают в счёте

Поскольку унифицированной формы документа нет, обязательные реквизиты для него не установлены. Обычно в счёте указывают следующие данные.

Дату формирования документа.
Порядковый номер. Нумерация счетов ведётся с начала каждого календарного года.
Срок действия документа, если он не определён в договоре. Этот реквизит особенно актуален для счёта-оферты, ведь оплата после окончания срока может не привести к заключению договора и деньги придётся возвращать. Если счёт на оплату выставлен в рамках действующего договора, то задержка оплаты может привести к начислению неустойки, пени или штрафа.
Наименования и адреса получателя и плательщика. Они должны соответствовать договору, но в некоторых случаях допускаются исключения. Например, адрес может измениться в связи с переездом, а название – в результате реорганизации.
ИНН, КПП, банковские реквизиты получателя средств

Если реквизиты отличаются от указанных в договоре, это необходимо отразить в счёте отдельно, написав: «Внимание! Изменились банковские реквизиты».
Наименование товаров, работ или услуг. Если выставить счёт на оплату нужно на основании договора, в этой графе вместо перечня товаров или услуг можно указать: «оплата за товары (услуги) по Договору…»
Итоговая сумма для оплаты

Обычно её указывают прописью, чтобы избежать числовых ошибок.
Сумма НДС или его отсутствие.
Название должности лица, которое составило счёт, и подпись с расшифровкой.

Подписать документ может руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник на основании доверенности. Также на счёте могут быть две подписи, если это предусмотрено правилами внутреннего документооборота.

В какой срок нужно выставить счёт? Законодательством этот момент не предусмотрен. Обычно счёт формируют одновременно с документами на отгрузку или после подписания акта выполненных работ или оказания услуг. Иногда срок, когда нужно выставить счёт на оплату, может быть предусмотрен договором.

Чтобы ещё больше упростить процедуру отправки счёта, воспользуйтесь специализированным онлайн-сервисом. Документ из сервиса не обязательно скачивать и распечатывать, можно отправить его контрагенту с помощью ссылки любым удобным способом. Программа выставления онлайн-счётов позволяет автоматически сформировать счёта с НДС и без НДС, заполнит по ИНН реквизиты покупателя и продавца, а наименование банка по БИК, проверит правильность указанных данных (ИНН и номер расчётного счёта), верно укажет сумму прописью, позволит поставить подпись и печать. Ниже можно увидет образец созданного в сервисе документа.

Нюансы составления некоторых счетов

В счете рекомендуется указывать срок, в течение которого его надо оплатить, если данное условие содержится в договоре. Это необходимо, чтобы бухгалтер видел его актуальность, и мог вовремя запросить перевыпуск нового счета.

Предприятия, у которых недавно произошло изменение банковских реквизитов, могут либо в верхней, либо в нижней части документа заполнять образец фрагмента платежного поручения с правильными данными.

Бывают ситуации, когда плательщиком выступает головная компания, а получателем — ее обособленное подразделение или филиал. Так же как и в отношении поставщика и грузоотправителя. В этом случае необходимо правильно заполнять соответствующие строки счета, записывая их данные.

Чем отличаются счет на оплату от ООО и ИП?

Различие между выписываемым счетом на перевод денег от ООО и ИП заключается в том, что ИП ставит одну подпись, а в ООО или в учреждении другой формы собственности необходимо проставлять две подписи (начальника и гл. бухгалтера).

За товар или за услугу?

Разница, при выдаче счёта на перечисление за поставляемую продукцию или исполняемую услугу, выражается в том, что колонке «Товары, работы, услуги», отображаемой в бланке, показывается расшифровка списка всей отпускаемой продукции или сделанной работы, с отображением ед. измерения, количественного значения, цены и стоимости.

При этом, если получатель счета не желает, чтобы в бланке отображалась расшифровка, можно отобразить только номер соглашения. Однако, впоследствии данные сведения в любом случае скрупулезно отображаются в товарно-транспортных документах или в проектно-сметных документах. Поэтому, для недопущения недоразумений впоследствии у проверяющих органов, желательно отображать в счёте весь список получаемой продукции или услуг.

Счет на оплату: определение и вносимая информация

Прежде всего стоит определить, что из себя представляет счет на оплату. Это документ, в котором указана информация, необходимая для перечисления средств за товары или услуги, предоставленные предпринимателем другому лицу. Счет выполняет роль документального подтверждения проведения сделки между ИП и субъектом, который его услугами воспользовался.

ИП должен уметь составить счет на оплату

Существует несколько случаев, в которых может понадобится выписать счет:

Если потребность в товаре или оказании услуги – экстренная и удовлетворить ее необходимо до заключения договора. Счет позволяет законно нарушить очередность и заключить контракт после того, как товар или услуга будут получены.
Услуга или товар приобретаются единоразово. То есть заключение договора не имеет смысла по причине отсутствия необходимости в долгосрочном сотрудничестве.
Если требуется зафиксировать факт получения предоплаты от одного участника сделки другим.
Торговая сделка оформляется документально от имени ИП и при этом применима ОСН (общая система налогообложения).
Если компания, которая участвует в заключении контракта, освобождена от уплаты НДС (налога на добавленную стоимость).

Важно! Счет на оплату может стать альтернативой заключению договора. Условием для этого является указание в документе всех условий сотрудничества.. Назначение, которое имеет счет на оплату, определяет его содержание

В нем должна быть указана в обязательном порядке следующая информация:

Назначение, которое имеет счет на оплату, определяет его содержание. В нем должна быть указана в обязательном порядке следующая информация:

наименование, адрес, ИНН и КПП обеих сторон сделки;
название, стоимость и количество товаров или услуг, оплачиваемых покупателем;
итоговая сумма, которая должна быть внесена;
реквизиты для перечисления средств;
дата выставления данного счета на оплату.

Утвержденного государством образца, как на 2019 г. так и на 2020 г. по составлению счета на оплату не существует. Визуально бланк может иметь разные варианты. Также дополнительно в нем может быть указана иная информация. Но перечисленные выше сведения являются обязательной частью данного документа.

Общий вид счета

Основные требования и рекомендации по оформлению счета на оплату

Выставление счета на оплату является важной частью бухгалтерской работы. Правильное оформление счета на оплату позволяет избежать проблем с налоговой и обеспечить свои права и интересы

В данной статье мы рассмотрим основные требования и рекомендации по оформлению счета на оплату.

1. Наименование и реквизиты

В первую очередь необходимо указать наименование юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя, выставляющего счет. Также следует указать полные реквизиты организации или индивидуального предпринимателя: адрес, ИНН, КПП, ОГРН(ИП), банковские реквизиты. Это позволит установить идентичность лица, выставляющего счет на оплату.

2. Дата составления счета

Счет на оплату должен содержать дату составления. Дата должна быть указана полностью (день, месяц, год)

Это важно для учетных и отчетных целей, а также для определения сроков оплаты

3. Номер счета

Каждый счет на оплату должен иметь уникальный номер. Номер счета должен быть проставлен последовательно, без пропусков. Это поможет вести учет и облегчит поиск нужного документа в дальнейшем.

4. Реквизиты получателя

На счете на оплату необходимо указать реквизиты получателя услуги или товара. Это включает в себя наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, адрес, ИНН, КПП, ОГРН(ИП), банковские реквизиты. Это позволит однозначно определить, кому предназначен данный счет на оплату.

5. Описание услуги или товара

На счете на оплату необходимо детально описать предоставляемую услугу или товар. Это позволит получателю счета понять, за что он платит. В описании следует указать количество, стоимость, единицы измерения и сумму к оплате.

6. Сумма и способ оплаты

Сумма счета на оплату должна быть указана ясно и наглядно. Также следует указать способ оплаты: наличными, банковским переводом, электронными средствами и т.д. Это поможет получателю счета определить, как ему оплатить услугу или товар.

7. Подпись и печать

Счет на оплату должен быть подписан уполномоченным лицом организации или индивидуальным предпринимателем. Также рекомендуется проставить печать организации. Подпись и печать подтверждают право выставления счета и подтверждают его юридическую значимость.

8. Сроки оплаты

На счете на оплату следует указать сроки оплаты. Сроки могут быть разными в зависимости от условий договора или соглашения между сторонами

Важно указать точные даты или сроки, после которых начисляются пени или штрафы за просрочку оплаты

9. Электронная форма счета на оплату

Счет на оплату может быть оформлен в электронной форме. В этом случае он должен содержать электронную подпись, которая заменяет обычную подпись и печать. Это позволяет сократить время на общение и обмен документами и упрощает процесс ведения бизнеса.

10. Счет-фактура и НДС

Если вам необходимо выставить счет-фактуру с НДС, то вам следует обратиться к специалисту по бухгалтерии или налогам. Счет-фактура является обязательным документом при расчете НДС и подлежит подписанию и утверждению со стороны налогового органа.

Важно помнить, что правила оформления счета на оплату могут отличаться в зависимости от юридического статуса организации или индивидуального предпринимателя. Поэтому всегда рекомендуется проконсультироваться с бухгалтером или юристом, чтобы избежать ошибок и проблем с налоговой

Как правильно выставить счет на оплату?

Любая офисная программа подходит для того, чтобы создать счет. Существуют и онлайн-сервисы, позволяющие подготовить необходимую информацию в Интернете.

Есть следующие правила оформления:

Шапка – для размещения личной информации по организациям, индивидуальным предпринимателям.
Далее переходят к банковским реквизитам как у продавцов, так и у покупателей.
Присвоение порядкового номера стало обязательным требованием. Для ИП допустим учёт счетов в общей системе документооборота. А можно вести отдельный учёт, именно для счетов. Тогда им тоже присваивают специальные номера.
Перечень по услугам и выполненным работам обычно имеет табличную форму. Обязательно указание на количество с НДС и величину стоимости. И то, какая сумма в итоге оплачивается.
Допустимо наличие дополнительных сведений. Например, это касается конечного срока для оплаты. Или времени, за которое потребителю нужно отправить полный объём товара.
Завершается всё подписью, печатью ИП. Они не нужны в случаях, когда счёт оформляется в электронном виде.

Если вы решили дать в долг какому-либо человеку крупную сумму денег, то лучше составить договор. Образец договора займа денежных средств вы можете посмотреть здесь.

Вывод

Оптимальное решение – создание стандартного шаблона счетов, с указанием НДС либо без них.

Например, когда каждый бланк заполняют заново. Или когда всё-таки создаётся стандартный шаблон для всех денежных операций, подходящих для оформления счета.

Это облегчит работу сотрудникам бухгалтерии. И сократит количество возможных ошибок. А ведь сами ошибки зачастую ведут к появлению серьёзных проблем.

Благодаря автоматизации можно быть уверенным в том, что деньги поступят на правильный счёт. И что они не пропадут в неизвестном направлении. Документация будет оформляться гораздо быстрее, грамотнее.

Чтобы научиться правильно выставлять счета на оплату, посмотрите это видео: