Онлайн-кассы. часть 1. что это такое и для чего они нужны

Назначение и принцип работы

Онлайн-касса необходима и маленькому магазину, и крупному ритейлеру. Она выполняет несколько важнейших функций:

• передает сведения о кассовой операции в ФНС;
• печатает бумажные чеки и направляет их электронные варианты покупателям (на e-mail или номер телефона);
• хранит информацию о каждой покупке на фискальном накопителе.

Порядок работы онлайн-кассы довольно прост. Во время совершения операции устройство, постоянно подключенное к интернету, шифрует данные и передает их посреднику (оператору) фискальных данных. ОФД, в свою очередь, проверяет сведения и формирует фискальный признак – неповторимый номер кассового чека. Он передается в кассу, которая создает чек с этим номером и предоставляет его покупателю. В то же время, оператор фискальных данных отсылает информацию в ФСН. Все эти действия занимают несколько секунд. По данным, указанным в чеке, потребитель может отыскать его на сайте ОФД или ФНС и проверить данные.

Кто не обязан иметь кассу в 2021 году

Если ИП проводит расчеты с другими индивидуальными предпринимателями и юрлицами через расчетный счет , то касса не нужна. Исключение: если расчеты проводятся с использованием корпоративных карт, тогда нужно выбить чек.

Если предприниматель работает в труднодоступной местности (или отдаленной) , то имеет право не использовать онлайн-кассу. Но и тут есть исключения: если торговля ведется через автоматы или реализуются подакцизные товары, то касса обязательна. Список труднодоступных (отдаленных) местностей устанавливают региональные власти (в перечне не могут быть города, райцентры, поселки городского типа). При этом продавец в такой местности обязан выдать вместо кассового чека другой документ о факте расчета.

Ряд предпринимателей на патенте может не применять кассу (без временных ограничений). При этом нужно действовать методом исключения.

Ниже представлен перечень видов деятельности ИП на патенте, при которых онлайн-касса обязательна. Если вашей деятельности в списке нет — никто не заставит вас использовать ККТ.

Услуги:

• косметические и парикмахерские услуги;
• ремонт и обслуживание бытовой радиоаппаратуры, часов, бытовых машин и приборово, оборудования, мото- и автотранспортных средств, машин;
• ремонт и производство металлических изделий;
• ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования;
• перевозка грузов в автомобильном транспорте или с помощью водного транспорта;
• перевозка пассажиров в автомобильном транспорте или с помощью водного транспорта;
• услуги стоянок для транспорта;
• ветеринарные услуги;
• медицинская и фармацевтическая практика по лицензии;
• ведение занятий по физкультуре и спорту;
• прокат.

Торговля:

• розничная в торговом зале (не более 50 кв.м по каждому объекту торговли);
• розничная нестационарная и стационарная без торгового зала.

Общепит:

• с залом обслуживания (не более 50 кв. м по каждому объекту);
• без зала обслуживания.

Прочее:

• выработка молочной продукции;
• рыбная ловля (товарная и спортивная), разведение рыбы, охота и ведение охотхозяйства.

Поскольку закон позволяет ИП применять не только обычные налоговые режимы и патент, но и быть самозанятыми, то при использовании НПД предприниматели так же, как обычные физлица, могут проводить чеки в приложении «Мой налог».

ИП (независимо от применяемого ими режима налогообложения) без наемных работников — при выполнении работ, оказании услуг и продаже товаров собственного производства (например, созданной своими руками мебели, игрушек, бижутерии, кондитерских изделий) — могут не применять ККТ до 01.07.2021 .

Наконец, в п. 2 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:

• торговля бумажными газетами и журналами;
• продажа в газетно-журнальных киосках сопутствующих товаров, при этом продажа газет и журналов должна составлять не менее 50 % товарооборота (ассортимент сопутствующих товаров утверждается органом исполнительной власти субъекта РФ);
• продажа ценных бумаг;
• обеспечение питанием учеников и работников общеобразовательных организаций во время учебных занятий;
• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли.

• разносная торговля (за исключением продажи технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи, товаров, подлежащих маркировке) с рук, из ручных тележек, корзин и т.п.;
• торговля в киосках мороженым, продажа в розлив безалкогольных напитков, молока и питьевой воды;
• торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином;
• сезонная торговля вразвал овощами, фруктами и бахчевыми культурами;
• прием от населения стеклопосуды и утильсырья (исключение — металлолом, драгметаллы и драгоценные камни);
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• реализация изделий народных художественных промыслов (если ИП сам их изготавливает);
• вспашка огородов;
• распиловка дров;
• услуги носильщиков на ж/д, авто-, аэро- вокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;
• сдача ИП в аренду жилых помещений (в т.ч. с машиноместами), расположенными в многоквартирных домах, принадлежащих ему на праве собственности;
• розничная продажа бахил.

Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают жвачку, шарики, мелкие игрушки), то тоже может обойтись без онлайн-кассы.

В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.

Как выбрать онлайн-кассу

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой.

В реестре на сайте налоговой собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас в реестре 186 моделей и он постоянно обновляется.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф не меньше 10 000 ₽, а юрлица — 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить его к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30 они примерно так:

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

Не будем вдаваться в подробности

Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

Фискальный регистратор	Онлайн-касса
Присоединение к компьютеру	Обязательно	Работает без подключения, самостоятельно
Встроенное программное обеспечение	Нет, нужно присоединять регистратор к компьютеру и устанавливать на него кассовую программу	Стоит внутри кассы, готово к работе
Скорость печати чеков	До 300 мм/с	Превышает 100 мм/с
Чеки шириной 80 мм	Печатает	Нет

В истории с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185 вот так:

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

Компактные размеры — помещается в карман или сумку.

Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

Подключение по беспроводной сети через Wi-Fi, сим-карту или по Bluetooth.

Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Чтобы подключить оплату на сайте, нужно оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе, PayPal и другим. Из касс подойдет, например АТОЛ Онлайн.

Покупать кассу не нужно — продавец берет ее в аренду.

Не занимает место в офисе или на складе — это не физическая касса с кнопками и принтером чеков.

Продавцу не нужно самостоятельно менять фискальный накопитель — обслуживанием занимается арендодатель.

Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

Нельзя напечатать бумажные чеки.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: например, онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и большим ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки.

Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Выбирайте онлайн-кассу в зависимости от целей бизнеса:

Виды онлайн-касс	Кому подходит	Стоимость
Фискальный регистратор	Небольшим и средним торговым компаниям, отделениям связи, заведениям общественного питания, выездной и уличной торговли	От 3000 до 50 000 ₽
Автономная	Небольшим магазинам с ограниченным ассортиментом товаров, с небольшим клиентским потоком — до 50 чеков в день. Сервисам, где нет попозиционного учета. Для выездной торговли, курьеров

От 5500 до 40 000 ₽
OS-система Крупным супермаркетам, магазинам с большим ассортиментом и большим потоком покупателей От 10 000 до 150 000 ₽

Сколько стоят онлайн-кассы

Главный недостаток онлайн-касс — дороговизна. Затраты на установку нового оборудования не ограничатся расходами на покупку. Кроме этого, придётся регулярно платить оператору фискальных данных за обработку и пересылку их в налоговую, а также вкладываться в обеспечение бесперебойного доступа в интернет, иначе касса не сможет отправлять чеки.

Самый дешёвый вариант — это автономные кассы: 12–20 тысяч рублей. Фискальные регистраторы стоят дороже, 15–40 тысяч рублей. Самые дорогие моноблоки, цены на них могут сильно отличаться в зависимости от функций.

Однако при выборе онлайн-кассы следует не ориентироваться на цену, а исходить из специфики бизнеса: касса должна соответствовать его объёмам, отвечать требованиям закона и не содержать ненужные вашей компании функции.

54-ФЗ отменяют?

Действительно, в прошлом году Минфин России разместил в интернете законопроект, по которому 54-ФЗ перестает существовать с 01.01.2021. Текст документа очень объемный, поэтому выделим его главные тезисы.

Итак, предпринимателей ожидают следующие нововведения:

Упразднение 54-ФЗ с 01.01.2021 и перенос правил использования онлайн-касс из 54-ФЗ в НК РФ, где специально для этого добавляется раздел «Оперативный контроль». В разделе будут находиться все требования 54-ФЗ по работе с ККТ, способы контроля и списки ограничительных мер. Сюда же перенесутся все санкции за несоблюдение требований законодательства из статьи 14.5 КоАП РФ.

Термин «фиксация расчетов» заменит термин «применение ККТ». Эти расчеты организации и ИП фиксируют с помощью фискальных документов или расчетных чеков. Расчетный чек становится первичным расчетным документом, который формируется в электронном виде через сайт ФНС.

Вводятся понятия «мнимых» и «притворных» расчетов и штрафов за их осуществление. Что предполагает закон под мнимым расчетом: сделка не осуществлена, а чек пробит, т. е. фиксация сделки совершалась только для вида.

Притворный расчет: фиксация одного расчета, вместо фиксации другого расчета с целью его прикрыть. Например, вы реализуете товар, а пробиваете услугу.

Отмена понятия бланк строгой отчетности.

Появится новый вид налоговых проверок – оперативные проверки. В рамках таких проверок ужесточится контроль правильности применения ККТ, фиксации расчетов и полноты учета выручки. Сверка с данными ОФД.

По запросу налоговых органов к некоторым проверкам будет привлекаться ФСБ.

Период проверки – не за один год, как раньше, а глубиной до трех лет со дня принятия решения о проверке.

Оперативная проверка может быть назначена повторно независимо от времени проведения предыдущей проверки за тот же период. Срок проведения – не более 20-ти рабочих дней. В ее рамках будут проводиться контрольные закупки, наблюдения и другие мероприятия налогового контроля.

Увеличиваются штрафы за нарушение закона о применении ККТ:

Штраф за отсутствие онлайн-кассы, а также фиксацию мнимого или притворного расчета:

для ИП в размере 25-50% от суммы расчетов, но не менее 10 тыс. рублей,

для ООО в размере 75-100% от суммы непробитого кассового чека, но не менее 30 тыс. рублей,

при повторном нарушении (при общей сумме расчетов 1 млн. рублей и более) – приостановление деятельности компании на срок до 90 суток.

Увеличиваются штрафы за расчет без фиксации: ИП – 50% от величины расчета, но не менее 10 тыс. рублей, ООО – 100% расчета, но не менее 30 тыс. рублей.

Увеличиваются штрафы за фиксацию расчета с нарушением требований: ИП –3 тыс. рублей, ООО – 10 тыс. рублей.

Непредставление документов по запросу налоговой в рамках проведения налогового контроля: ИП –3 тыс. рублей, ООО – 10 тыс. рублей.

Неуказание в чеке наименования товара при реализации маркированной продукции или искажения наименования повлечет штраф с ИП – 50 тыс. рублей, с ООО – 100 тыс. рублей. Раньше такое действие не наказывалось.

Непредставление в срок в налоговые органы фискальных данных: ИП – 100 тыс. рублей, ООО – 200 тыс. рублей.

Кроме штрафов, будут применяться и ограничительные меры: у налоговиков появится право приостанавливать операции по банковским счетам, блокировать доступ к сайтам, соцсетям, блогам, через которые осуществляется продажа товаров или услуг. Могут быть закрыты стационарные точки розничной торговли.

Скорее всего, в 2021 году полной отмены 54-ФЗ не произойдет, и бизнес просуществует под его регламентом. Но вполне возможно, к концу года изменения в Налоговый кодекс будут приняты и внесены. Следим за событиями.

Из вышесказанного понятно, что онлайн-кассы никто отменять не собирается. Поэтому давайте вспомним о вступивших в силу и предстоящих законных изменениях в сфере применения ККТ в 2021 году.

Штрафы за нарушения правил работы с онлайн-кассами

Наказания за нарушения правил использования ККТ предусмотрены статьёй 14.5 КоАП РФ. Они могут быть принимать вид предупреждения, штрафа или приостановки деятельности бизнеса.

Вот основные нарушения, за которые бизнес могут наказать:

• отсутствие или неприменение онлайн-кассы;
• невыдача чека покупателю;
• непредставление документов о работе ККТ по запросу ФНС;
• некорректное использование ККТ — например, если онлайн-касса не подходит хотя бы под один пункт закона №54-ФЗ, нарушены сроки или порядок регистрации ККТ, нет связи с ОФД или заявленные суммы чеков ниже фактических.

Штрафы за отсутствие или неприменение онлайн-кассы. Для предпринимателей размер штрафа равен 25−50% от суммы, принятой без ККТ, но не менее 10 000 рублей. При первичном нарушении ИП могут получить только предупреждение.

Для компаний размер штрафов составляет 75−100% суммы, но не менее 30 000 рублей. Также в случае с юридическими лицами штрафуют сотрудника, который провёл расчёт без кассы, — на 25−50% от этой суммы.

При повторном нарушении, если совокупная сумма расчётов, проведённых без ККТ, составила 1 000 000 рублей и больше, ФНС может приостановить деятельность компаний и ИП на срок до 90 суток.

Чтобы избежать наказания, юридические лица и ИП могут сформировать чек коррекции на сумму, которую приняли без ККТ, и отправить его в налоговую. Также нужно указать причину нарушения — например, отсутствие интернета

Важно сделать это до того, как факт нарушения установит ФНС

Штрафы за невыдачу чека. ИП и должностные лица получают штраф размером 2000 рублей. Компании штрафуют на 10 000 рублей. При первичном нарушении и компании, и ИП могут обойтись предупреждением.

Штрафы за непредставление документов о работе ККТ по запросу ФНС. Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей. Для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

Штрафы за некорректное использование онлайн-кассы. Такие же, как и в предыдущем случае. Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф в размере 1500−3000 рублей. Для компаний — предупреждение или штраф в размере 5000−10 000 рублей.

Кто не должен использовать кассы в 2022 году

Федеральный закон № 129-ФЗ от 06.06.2019). При этом предприниматель имеет право пользуется услугами физлиц по договорам ГПХ, т. к. в законе речь только о трудовых договорах.

Вам касса нужна. Если подруга будет ИП на НПД, тогда касса не нужна, а если другой режим налогообложения — нужна.

Не возбраняется продавать без кассы квас или мороженое из киоска, сезонные овощи, фрукты и бахчевые культуры на открытых прилавках (вне павильонов и магазинов).

С 01.07.2021 указанная льгота перестаёт действовать. Норм, которые продлевают льготу, в настоящее время нет.

Сейчас обсуждаются в Госдуме. Соответствующий законопроект был одобрен в I чтении. Изменения касаются № 54-ФЗ и № 271-ФЗ и сокращают количество видов деятельности, которые можно вести без кассовой техники.

Что нужно для начала выбора и работы с ОФД

1. Онлайн-касса стационарная или переносная. Кассу можно купить или взять в аренду.
2. Фискальный накопитель. Может быть как компонентом кассы, так и отдельным прибором. Чек, распечатанный без ФН — недействителен. Вся информация об операциях на кассе хранится в фискальном накопителе 5 лет и её невозможно отредактировать.
3. Договор с ОФД на приём, хранение и передачу данных о чеках в налоговую службу

Для заключения договора организации с ОФД потребуется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), которая является аналогом собственноручной подписи и придаёт документам юридическую значимость. После заверения электронной подписью в договор нельзя вносить никакие изменения, что подтверждает его подлинность и неизменность.

Подпись ИП или руководителя юридического лица получают только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. УКЭП физлица можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Мы поможем с выпуском УКЭП, в нашем УЦ можно получить подпись для юрлица и ИП. Для этого рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. А получить подпись физлица можно через сервис Астрал.Подпись или 1С-ЭТП, если уже работаете в программе 1С.

Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» является одним из лидеров отрасли передачи фискальных документов. Компания «Калуга Астрал» участвовала в разработке проекта ОФД под руководством налоговой и учла все нюансы и требования законодательства. «Астрал.ОФД» соответствует необходимым критериям для удобной работы пользователя, работает со всеми моделями кассовой техники из официального реестра Федеральной налоговой службы.

Подробнее о том, как заключить договор с АО «Калуга Астрал», о преимуществах сервиса и тарифах — рассказали здесь.

После заключения договора и покупки всей необходимой кассовой техники её нужно подключить к интернету и зарегистрировать на портале ФНС, чтобы получить регистрационный номер и ввести его в личном кабинете сервиса оператора.

Если не получается самостоятельно, обратитесь за помощью к сотрудникам ГК «Астрал». Когда всё будет настроено, чеки начнут автоматически отправляться на сервер оператора фискальных данных АО «Калуга Астрал» и далее в ФНС.

Постановка на учет ККМ в налоговой в 2019 году

Проверяющие структуры имеют несколько информационных баз, на одной из которых содержатся сведения о зарегистрированной технике, а на другой – списки моделей, что запрещены к использованию по причине устарелости.

А значит, на этапе выбора такую информацию стоит уточнить, чтобы не приобрести запрещенный аппарат. Регистрируя ККМ в государственном реестре, отражают такие сведения:

• марку;
• наименование производителя;
• данные о возможной версии программного обеспечения;
• виды деятельности;
• налоговый режим;
• максимальные сроки первичной регистрации.

При желании пройти срочную регистрацию стоит учесть:

Перечень документов

При приобретении кассовой машины стоит представить:

• ФИО или название фирмы;
• ОГРН;
• контакты.

Чтобы зарегистрировать контрольно-кассовый аппарат, нужно подготовить такую документацию:

1. Заявление представителю налоговой службы, что будет проводить регистрацию.
2. Свидетельство о постановке на учет в отделении ФНС.
3. Справку о том, что недвижимость используется правомерно.
4. Свидетельство о постановке на учет в МПР.
5. Справки об аренде или подтверждающие права собственности.
6. Формуляры кассовой техники.
7. Технический паспорт машины, что регистрируется, с печатью и подписью (он заполняется представителем налоговой службы).
8. Акты, что составляются пред использованием машины.
9. Журнал, в котором ведется учет посещения работников ЦТО.
10. Платежные документы, что подтвердят приобретение ККМ, оплату договоров с ЦТО.
11. Опечатанные журналы кассиров.
12. Отчетные балансы.

Ответственным лицом за проведение процедуры является представитель предприятия или его владелец.

При приобретении ККТ и журнала, используемого при ведении кассы в ЦТО, определенные документы готовит технический центр:

Компания должна также иметь:

Для ИП обязательно представление свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Если у такого лица есть печать, стоит для регистрации ее взять.

В отдельных налоговых службах могут затребовать документ, что подтвердит отсутствие долга.

Вмененщики не обязаны оформлять аппарат в налоговом органе. Машину можно использовать без ЭКЛЗ. Не нужно будет также предоставлять представителю проверяющей инстанции журнал кассира-операциониста.

Главная задача использования техники – поставлять данные, которые могут обеспечить качественность внутреннего учета.
Часто ККМ без регистрации настраивается на выписку документов, что выдаются при расчете с гражданами.

В чеке должны отражаться обязательнее реквизиты и должна стоить подпись кассира. Сам процесс регистрации ничем не отличается. Нужно будет собрать документы и заключить договор с ЦТО.

Регистрировать аппарат может предприниматель или его доверенное лицо. В первом случае подается паспорт, во втором кроме удостоверения личности также необходимо иметь и доверенность.

ФНС будет контролировать, правильно ли ведется кассовая дисциплина ИП, в полной мере ли ведется учет полученной прибыли. Назначается штраф:

Имеет место правонарушение, если используется ККМ, который числится за иным юрлицом. И кстати, при передаче аппарата структурному подразделению, предприятие должно составить соответствующий распорядительный акт.

Представители подразделения могут поставить на учет ККМ, применяя программное обеспечение по вводу и формированию файла в формате передачи сведений заявления о регистрации аппарата.

Как видите, чтобы без проблем осуществлять операции по расчету наличными средствами и платежными картами, стоит в обязательном порядке иметь ККМ.

А для этого устройство стоит зарегистрировать в уполномоченной инстанции, иначе применять технику нельзя. Чтобы процедура прошла быстрее, соберите заблаговременно все необходимые справки. Далее следуйте инструкции.

Как происходит постановка на учет ККМ для ИП? Многих начинающих предпринимателей волнует этот вопрос. Все бизнесмены, которые торгуют в розницу какими-либо товарами, должны использовать для регистрации факта приема наличных денег от покупателя контрольно-кассовую машину (ККМ).

Этот агрегат нельзя просто так приобрести, установить и начать раздавать чеки при совершении продаж. Каждая единица кассовой техники проходит процедуру постановки на учет, которая состоит из ряда обязательных манипуляций.

Кто не обязан иметь кассу в 2021 году

По каждому региону утверждается перечень таких пунктов. В них можно использовать кассу в режиме, не предусматривающем обязательную передачу фискальных документов в ФНС. При этом налоговая может попросить предоставить фискальный накопитель при его замене или снятии кассы с учета.

Ряд предпринимателей на патенте может не применять кассу (без временных ограничений). При этом нужно действовать методом исключения.

Ниже представлен перечень видов деятельности ИП на патенте, при которых онлайн-касса обязательна. Если вашей деятельности в списке нет — никто не заставит вас использовать ККТ.

Поскольку закон позволяет ИП применять не только обычные налоговые режимы и патент, но и быть самозанятыми, то при использовании НПД предприниматели так же, как обычные физлица, могут проводить чеки в приложении «Мой налог».

Наконец, в п. 2 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:

Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают жвачку, шарики, мелкие игрушки), то тоже может обойтись без онлайн-кассы.

В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.

Какую кассу выбрать: главные критерии

Перед покупкой онлайн-кассы оцените, где и как она будет работать. Вот основные параметры для оценки.

Вид бизнеса и формат расчётов. Например, для небольшого придомового магазина будет достаточно автономной онлайн-кассы с подключённым эквайрингом. Для службы доставки цветов подойдёт облачная касса. В большом оптовом магазине лучше установить стационарную онлайн-кассу и подключить к ней нужный софт для автоматизации и учёта.

Условия торговли. В небольших помещениях удобнее использовать смарт-терминалы. Если торговля ведётся на улице, подойдут автономные кассы или онлайн-кассы с эквайрингом

Важно, чтобы мощности батареи хватало на полный рабочий день

Число клиентов. Чем больше клиентов, тем мощнее должна быть касса. От этого зависит скорость обработки платежей и выдачи чеков. Например, в людных местах лучше установить стационарные онлайн-кассы или производительные фискальные регистраторы.

Необходимость автоматизации бизнеса. Если касса нужна только для выдачи чеков и передачи данных в налоговую, будет достаточно автономной онлайн-кассы или кассы с эквайрингом. Если компания планирует вводить системы автоматизации, то лучше установить кассу, которую можно будет с ними интегрировать, — например, смарт-терминал, стационарную онлайн-кассу или фискальный регистратор.

Выбор кассы

Допустим, вы в число «избранных» не попали и касса вам нужна. Как ее выбрать, по каким параметрам?

Проще всего обратиться в сервисные центры или ЦТО в вашем городе, чтобы переложить груз вопросов на них. Прислушивайтесь к рекомендациям тех, кто не только занимается продажей касс, но также их регистрацией, подключением к ОФД и оказывает другие услуги (например, по работе с маркировкой ). Знакомство со всеми аспектами работы и разными видами деятельности позволит продавцу адекватно подойти к выбору для вас кассы.

Ориентируйтесь на свои потребности , но учитывайте и стандартные требования по функциональности ККТ :

• Продолжительность автономной работы (пригодится, если отключат электричество или кассу нужно будет возить с собой в машине);
• Скорость печати (чтобы не задерживать покупателей долгим ожиданием чека);
• Наличие разъемов USB, интерфейсов — Bluetooth, Ethernet, Wi-Fi и т.п. Для того, чтобы подключать дополнительное оборудование или устанавливать связь с ним;
• Размер экрана. Чтобы не щуриться каждый раз, когда вам нужно рассмотреть значки в меню или название товара;

Что касается других важных моментов — выбирайте производителя, который уже имеет имя на рынке (АТОЛ, Эвотор и т. п.), т. к. к таким кассам вы всегда легко найдете запчасти и сервис, который будет проводить обслуживание ККТ, такой производитель дорожит своим именем и оказывает качественную поддержку.

Что это такое?

Можно купить кассу, установить ее в офисе и пробивать чеки вручную, а можно арендовать онлайн-кассу, при этом физически ее устанавливать никуда не нужно.

Такое решение предлагают совместно Атол.Онлайн и Платформа ОФД :

1. Все услуги в одном окне: подключение кассы к CMS, подключение к Платформа ОФД бесплатно, покупка КЭП, управление кассой;
2. Помощь в регистрации кассы в ФНС;
3. Готовые решения для интеграции с CMS-системами и платежными сервисами;
4. Статистика по продажам доступна в онлайн режиме в личном кабинете пользователя, вы можете для контроля также использовать мобильное приложение ;

За ненаправление кассового чека покупателю также установлен штраф, для юридических лиц он составляет 10 тысяч рублей за каждый случай нарушения.

И еще одно важное замечание: выбранная касса обязательно должна быть включена в Реестр ККТ от ФНС. Если кассы нет в этом списке, то и использовать ее для расчетов нельзя

Какие ТОП-платформы ОФД бывают

Какие есть платформы ОФД и где их найти? Для этого нужно знать, какие именно операторы получили разрешение на работу. .

Ниже в таблице указан рейтинг популярных аккредитованных ОФД рынка, которые уже длительное время удерживают свои позиции в перечне ФНС. Таким операторам можно доверять, они прошли все проверки.

Рейтинг операторов фискальных данных и сравнение тарифов ОФД

Оператор фискальных данных	Сайт оператора	Тарифы
ОФД Калуга Астрал	От 250 рублей в месяц
Первый ОФД	От 900 рублей за 3 месяца
ОФД Такском	От 350 рублей в месяц
OFD.ru	От 299 рублей в месяц
Яндекс ОФД	От 200 рублей в месяц
Контур.ОФД	От 3 000 рублей за 13 месяцев
ОФД СБИС (Тензор)	От 3 000 рублей за 15 месяцев
Платформа ОФД	От 300 рублей в месяц
ОФД Билайн	От 250 рублей в месяц
ОФД-Я (Ярус)	От 3 000 рублей в год
ОФД Магнит	От 2 100 в год

Какие есть виды онлайн-касс

Онлайн-кассы отличаются друг от друга функциональностью и размерами. Разберём основные виды — все они подходят как для компаний, так и для ИП.

Стационарные онлайн-кассы. Это типичные кассовые аппараты, которые чаще всего используют средние и крупные компании — например, сетевые магазины или места общепита.

В комплект стационарных касс входят: фискальный регистратор, компьютерный блок, сканер штрихкодов, весы, платёжный терминал, принтер чеков, кассовый ящик для денег. Также на кассы можно установить бухгалтерские программы, системы товароучёта и другое ПО для автоматизации процессов.

Стационарная онлайн-кассаФото: Dean Drobot/iStock

Автономные (или мобильные) онлайн-кассы. Это один из наиболее просто устроенных видов касс. Внешне они похожи на калькулятор — небольшой экран и кнопки. В их состав входят фискальный регистратор и принтер чеков. Дополнительно к автономным кассам можно подключить терминал для оплаты картой.

Такие кассы могут работать от сети или от встроенного аккумулятора. Их не нужно подключать к компьютеру — данные в ОФД они отправляют через Wi-Fi или мобильную сеть. В большинство автономных касс можно загрузить около ста номенклатурных позиций.

Чаще всего автономные кассы использует микробизнес и малый бизнес с небольшим ассортиментом и небольшим потоком покупателей. Также они удобны там, где могут быть проблемы с интернетом и электричеством.

Автономная онлайн-кассаФото: Alena Ivochkina / Shutterstock

Смарт-терминалы. Выглядят как планшет с сенсорным экраном и встроенным принтером чеков. Работают на базе Android. В них можно установить нужные программы — например, приложения для отслеживания продаж.

По беспроводным каналам к смарт-терминалам можно подключить эквайринг, денежный ящик, сканер штрихкодов, весы и другое оборудование. Поэтому они подходят практически для всех видов бизнеса.

Как и автономные кассы, смарт-терминалы могут работать от сети или от встроенного аккумулятора.

Смарт-терминалФото: Anikin Dmitrii / Shutterstock

Фискальный регистратор. Это устройство с фискальным накопителем и принтером чеков. Работает только в комплексе с компьютером или терминалом с нужным софтом для товароучёта — например, с программами «1С», «МойСклад», «Контур».

В фискальных регистраторах нет встроенных модемов и аккумуляторов, поэтому работают они только от сети, а данные в ОФД передают через подключённый компьютер или планшет.

Фискальный регистраторФото: ATON

Онлайн-кассы с эквайрингом. К ним не нужно подключать дополнительное оборудование для оплаты картой — эквайринговый механизм уже встроен в аппарат вместе с фискальным регистратором и принтером чеков.

В таких кассах есть аккумулятор и возможность подключаться к мобильной сети. Лучше всего они подходят для работы курьеров, такси или работы на выезде. С их помощью можно проводить и безналичный, и наличный расчёт.

Иногда онлайн-кассы со встроенным эквайрингом применяют для стационарной работы в малом бизнесе — чтобы не подключать банковский терминал отдельно. Минус этого способа в том, что, если сломается эквайринговый механизм, принимать платежи наличными будет тоже нельзя.

Онлайн-касса с эквайрингомФото: PH888 / Shutterstock

Облачные онлайн-кассы. С помощью них принимают платежи через сайт. Такие кассы подходят компаниям, которые получают платежи дистанционно или работают на выезде. В торговых точках работать через них нельзя.

Облачные онлайн-кассы берут в аренду и интегрируют с сайтом компании, где ведутся продажи. Физически кассовый аппарат находится в ЦОД облачного сервиса. Управлять устройством и смотреть статистику можно в личном кабинете для бизнеса.