Как возложить обязанности главного бухгалтера на директора

Нормативный аспект

В 2019 году часто встречается ситуация, когда обязанности главбуха возлагаются на постоянной основе на генерального директора компании. По трудовому законодательству существуют определенные ограничения, которые позволяют подобные действия не всем типам организаций.

Федеральный закон от 2011 года под номером 402-ФЗ позволяет директору издавать приказ про возложение на себя обязанностей главбуха компании, если организация принадлежит к одному из следующих типов:

является субъектом малого и среднего предпринимательства;
принадлежит к числу некоммерческих организаций;
является организацией – «Сколковцы».

Тот же закон федерального значения устанавливает и определенные ограничения, которые не позволяют руководителю вести бухгалтерский учет, например, если речь идет про адвокатское бюро или жилищный кооператив.

Еще один федеральный закон от 2002 года под номером 115 запрещает ведение бухучета руководителю компании, который является иностранным подданным и временно пребывает на территории России.

Шаг 2. Провести ревизию налоговой отчетности

Конечно, в числе документов, подлежащих передаче новому главбуху, будут налоговые декларации, расчеты по страховым взносам, уведомления. Напомним, что за несвоевременное представление отчетности по налогам и взносам учреждению грозит штраф по НК РФ. Также оштрафовать может СФР за нарушение срока либо представление неполных и / или недостоверных сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, а также за несоблюдение страхователем порядка представления сведений – если страхователь, обязанный представлять сведения в электронной форме, представил их на бумажном носителе.

Поэтому убедитесь, что за отчетные периоды, в которых работал ваш предшественник, в ИФНС и внебюджетные фонды сдана вся необходимая отчетность

Особенное внимание – документам за те периоды, которые еще подлежат камеральной / выездной налоговой проверке.

Кем составляется приказ

Руководитель компании отвечает за организацию работы такого структурного подразделения, как бухгалтерия.

При назначении главного бухгалтера директору можно использовать такие варианты:

провести назначение сотрудника по штатному расписанию;
привлечь стороннюю организацию, с которой заключить договор про бухгалтерское сопровождение;
возложить функции главбуха на себя (данный вариант актуален для компаний, которые не могут нанять отдельного специалиста и работают по упрощенной системе налогообложения).

Приказ о назначении должен быть издан сразу после того, как компания была создана и ее деятельность только начинается. Подобный документ нередко носит название Приказ №2, первый составляется о назначении директора. Обязанности могут передаваться и в тот период, когда в организации уже ведется активная деятельность, подобное законом не запрещено.

Возложение функций главбуха на руководителя компании не предполагает внесения дополнительных записей в его личное дело или трудовую книжку. Не потребуется и заключать дополнительное трудовое соглашение.

Формировать приказ не должен обязательно директор, этим может заниматься любой сотрудник, который имеет нужные знания и навыки и уполномочен заниматься подготовкой подобных документов

Важно помнить лишь то, что приказ готовится от имени руководителя и должен быть обязательно ним подписан

Для издания любого приказа должны быть основания. Когда обязанности главного бухгалтера перекладываются на директора компании, это может быть вызвано тем, что должность главбуха не внесена в штатное расписание организации или же данная должность вакантна и временно нет сотрудника, который был бы готов ее занять.

Возможность отмены или изменения приказа

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора может быть отменен или изменен в определенных случаях. Это связано с тем, что обстоятельства и потребности организации могут меняться со временем.

Для отмены или изменения приказа необходимо соблюдать определенные процедуры и условия. Во-первых, необходимо провести анализ необходимости отмены или изменения приказа и обосновать причины такого решения.

Во-вторых, необходимо составить новый приказ, который отменяет или изменяет предыдущий. В новом приказе должно быть указано, какие конкретно изменения вносятся или какой приказ отменяется.

Важно учесть, что отмена или изменение приказа должны быть согласованы с соответствующими структурными подразделениями и заинтересованными сторонами. Кроме того, необходимо уведомить всех сотрудников об изменении или отмене приказа и обеспечить их выполнение.

Отмена или изменение приказа может быть необходима, например, в случае изменения обстоятельств, появления новых требований или потребностей организации, либо при появлении нового главного бухгалтера.

Важно помнить, что отмена или изменение приказа должны быть правомерными и соответствовать требованиям законодательства и внутренним нормативным актам организации

Особенности назначения главного бухгалтера

При назначении нового главного бухгалтера организации всегда производится процедура передачи полномочий от сотрудника, ранее занимавшего эту должность. При этом новый главбух сам определяет тот период, за который он готов принять отчетные документы (по закону бухгалтерские документы должны храниться в архивах предприятия не менее пяти лет)

В случаях, когда глубокая детальная проверка документов за пятилетний срок невозможна, особо пристальное внимание следует обратить на отчетность за последние месяцы, а также на те документы, которые понадобятся в ближайшее время

Таким образом, к моменту ухода с должности предыдущий главный бухгалтер обязан сдать отчетность по налогам и бухгалтерии за последний период.

Если дела принимаются в начале следующего отчетного периода, то он обязан предъявить новому сотруднику всю первичную документацию в полном объеме, бухгалтерские журналы и тетради и готовый баланс оборотных средств за истекший период. То есть новый бухгалтер перед тем, как принять на себя ведение дел, обязан проверить:

документы первичной отчетности (приходные и расходные ордера, платежные поручения, расчетные ведомости);
учетные документы по работе с контрольно-кассовой техникой, кассовую книгу;
книги покупок и продаж;
журнал регистрации ценных бумаг;
журнал регистрации доверенностей;
журнал регистрации счетов-фактур;
наличие и регистры чековых книжек банковских организаций;
прочие документы.

По сути дела, передача дел от одного главного бухгалтера другому в чем-то схожа с выездной налоговой проверкой.

Как правильно оформить совмещение?

Решение оформить совмещение должностей главбуха и кассира будет правильным при условиях, когда:

в документообороте компании небольшой объем кассовых документов;
главбух по сути только подписывает кассовые документы, например, при передаче участка «Касса» на аутсорсинг.

Вот как, например, выглядит трудовое участие ответственных за кассу работников наших клиентов на аутсорсинге:

использование автомодуля подписи при получении на электронную почту (по расписанию) кассовых документов;
подписание электронной подписью ответственного сотрудника.

При этом даже сохранение кассовых документов в заданном каталоге с их последующей архивацией выполняем мы.

Также мы возьмем на себя отнимающую у главбухов много времени рутину:

ежедневный контроль полноты отражения выручки;
сверку данных в операционной базе, учетной базе и данными ОФД и формирование сводного отчета;
коммуникацию с магазинами по выявленным расхождениям;
выгрузку документов из операционной или учетной базы в pdf.

Согласитесь, что при наличии хотя бы небольшого количества перечисленных учетных моментов оформлять совмещение в корне неверно. Главбуху попросту не хватит времени на исполнение своих основных обязанностей.

Задержки в офисе по окончании рабочего дня тоже ни к чему хорошему не приведут, так как наверняка увеличится количество бухгалтерских ошибок, что при работе с деньгами совершенно недопустимо.

Как передать функции руководителя главбуху?

Для оформления приказа применяется свободная форма бланка, которая содержит следующую информацию:

название фирмы;
номер приказа и заголовок;
дата и место составления документа;
причина оформления (нахождение директора в отпуске, длительная командировка);
обозначение длительности возложения полномочий руководителя на главного бухгалтера;
ФИО и должность замещающего специалиста (полностью);
обязанности главного бухгалтера (подписывать накладные, кадровые приказы);
сумма доплаты к основному окладу;
виза руководителя предприятия.

Приказ наделяет полномочиями главного бухгалтера только внутри компании и не действует за ее пределами. Передать полномочия директора для осуществления действий от имени компании допустимо только на основании доверенности. Она выдается на любой срок, если он не указан, то действует доверенность в течение 1 года с даты выдачи.

В приказе и доверенности следует дать четкие определения передаваемых трудовых функций директора, иначе замещающий работник будет наделен полным объемом полномочий.

Не разрешается предоставлять право первой подписи главному бухгалтеру на банковских документах. За ним закреплено право второй подписи. Одновременного визирования, к примеру, счета на оплату или платежного поручения по Инструкции Банка России запрещено.

Если директор предприятия ведет бухгалтерский учет фирмы самостоятельно, карточка с заполнением образцов подписей заполняется только в поле «Первая подпись», вторая остается незаполненной.

Скачать образец

Российское законодательство предусматривает, что каждое юридическое лицо имеет право на наличие в компании главного бухгалтера. Однако, такое право не является обязанностью для всех структур и, если это не запрещает закон, директор может исполнять обязанности главбуха компании.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему
— обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО
!

Подобное возможно не только в те моменты, когда такой сотрудник временно отсутствует, но и в том случае, когда его нет вовсе.

Данное обстоятельство может быть вызвано тем, что такая должность не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае функции главного бухгалтера возлагаются на , который полностью отвечает за ведение бухгалтерского учета организации, подачу отчетов, выплату налогов и заработной платы сотрудникам и т.д.

Однако, есть определенная информация, которая должна быть включена в приказ в обязательном порядке, например, реквизиты и название компании, причины составления бумаги со ссылкой на законодательные нормы и подпись директора под документом.

Планирование и организация процесса передачи обязанностей

Планирование и организация процесса передачи обязанностей являются важными этапами при выполнении приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора. Эти шаги помогают обеспечить гладкую и эффективную передачу ответственности и задач.

Перед началом процесса передачи обязанностей необходимо составить план, который определит последовательность действий и сроки выполнения каждой задачи. В плане следует учесть следующие важные моменты⁚

Определение конкретных обязанностей, которые должны быть переданы;
Определение сроков передачи каждой обязанности;
Определение ответственных лиц, которые будут участвовать в процессе передачи;
Планирование необходимых консультаций и обучения для директора, который будет исполнять обязанности главного бухгалтера;
Учет возможных сложностей или проблем, которые могут возникнуть в процессе передачи;
Организация регулярных совещаний и отчетности для контроля и оценки прогресса передачи обязанностей.

Кроме того, необходимо учесть особенности работы и требования вашей организации при планировании и организации процесса передачи обязанностей. Это может включать в себя специфические процедуры, системы учета или требования к документации.

Важно обеспечить открытую коммуникацию и сотрудничество между главным бухгалтером и директором в процессе передачи обязанностей. Регулярные встречи, обсуждение вопросов и консультации помогут сгладить возможные трудности и обеспечить эффективную передачу обязанностей.

Таким образом, планирование и организация процесса передачи обязанностей главного бухгалтера на директора являются важными шагами, которые помогают обеспечить успешное выполнение приказа и эффективную работу организации.

Временное переназначение главбуха

Назначить самого себя главбухом можно как на постоянной, так и на непродолжительной основе. Второй вариант актуален в этих случаях:

Специалист ушел в продолжительный отпуск/на больничный.
Работник был уволен, а новый специалист пока не найден.
Другие сотрудники не могут заменить отсутствующего работника.

Для временного назначения самого себя главбухом также нужно составлять приказ. В нем обязательно должны содержаться эти положения:

Период, в течение которого главбух принимает на себя функции главбуха.
Причина отсутствия основного специалиста.

В остальном распоряжение составляется по стандартной форме.

Образец о временном назначении главбуха

ООО «Сова»

Приказ №99-о

О временном выполнении обязанностей главбуха

г. Москва

24 июля 2020 года

В связи с увольнением главбуха Петрова Д.Д. и отсутствием специалиста на замену

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить обязанности главбуха на самого себя, гендиректора Городового Р.Р., до приема на работу нового главбуха. 2. Распоряжение вступает в силу с 1 августа 2020 года.

Гендиректор Городовой Р.Р. (подпись)

К СВЕДЕНИЮ! При назначении главбухом самого себя нужно не только оформить приказ, но и выполнить еще ряд процедур. В частности, имеет смысл внести изменения в карту банковского учета. В ней стоят подписи главбуха и гендиректора. Однако если должности занимает один специалист, нужна только одна его подпись. Исключение составляют случаи, когда право подписи получило другое лицо на основании доверенности.

Порядок передачи обязанностей

В обоих случаях возложение обязанностей оформляется приказом. Если компания только создана и руководитель назначается впервые, указать о передаче полномочий генерального бухгалтера можно непосредственно в приказе о назначении. При этом законом не устанавливается ограничения для принятия такого решения. Даже когда должность главбуха была предусмотрена в штатном расписании, но в связи с оптимизацией штата она убирается, руководитель вправе возложить бухгалтерские функции на себя.

Приказ о передаче обязанностей главного бухгалтера директору юрлица должен содержать:

дату и место подписания;
номер по порядку;
название;
причины принятия решения о возложении бухгалтерских функций на руководителя;
ссылку на положения закона О бухгалтерском учете, согласно которым можно произвести данную операцию;
ФИО и подпись руководителя компании. То есть гендиректор возлагает обязанности главного бухгалтера сам на себя.
На приказе также ставиться печать организации и указывается дата, с которой бухгалтерские функции переходят к руководителю.

Важно, что возложения обязанностей главного бухгалтера на генерального директора, в соответствии со ст.7 федерального закона О бухгалтерском учете допускается только в организациях, которые:

— имеют право на ведение упрощенного бухучета;

— относятся к категории среднего предпринимательства, кроме жилищных кооперативов, МФО, адвокатских бюро, организаций государственного сектора и других субъектов, перечисленных в п.5 ст.6 названного закона.

Остальные юрлица обязаны нанять бухгалтера или, еще один вариант, заключить договор о бухгалтерском сопровождении со сторонней фирмой. ЮКИмперия предоставляет такие услуги на профессиональной основе и выгодных для клиента условиях. Получить консультацию и узнать о сотрудничестве подробнее вы можете по адресу https://cpu-imperiya.ru/buhgalter/.

Особенности совмещения функций руководителя и главбуха

Когда возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора осуществляется без ввода в штатное расписание бухгалтерской должности, требуется только составление приказа. Руководитель в данном случае ведет бухучет в рамках собственной трудовой функции и не получает доплаты за это.

Если в штате предусмотрена должность главбуха, передача функций руководителю осуществляется в порядке совмещения. Согласно Трудовому кодексу, такое совмещение отличают следующие особенности:

— необходимость заключения дополнения к трудовому договору с генеральным директором, на основании которого издается приказ и в котором указываются сроки и причины возложения на лицо бухгалтерских функций;

— установление размера ежемесячной доплаты руководителю за совмещение должностей. Доплата назначается в связи с исполнением дополнительных функций и рассчитывается на усмотрение сторон трудового договора.

Практика совмещения должностей, как правило, используется, когда отсутствие главного бухгалтера имеет временный характер. К примеру, бухгалтер уходит в отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск или временно нетрудоспособен. С возвращением главбуха на рабочее место обстоятельства для выполнения его функций руководителем отпадают и совмещение автоматически прекращается. Для этого не нужно составлять и подписывать какие-либо дополнительные документы.

Запись в трудовой книжке генерального директора о том, что он постоянно или временно выполняет обязанности главного бухгалтера, не делается. Информация об этом не вносится также в личную карточку руководителя как работника компании.

Как оформить временно исполняющего обязанности

Есть несколько вариантов оформления ИО главбуха.

Внутреннее совмещение

Такая форма делегирования полномочий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер отсутствует непродолжительное время. Порядок совмещения двух фронтов работ регламентируют статьи 60.2 и 151 ТК.

От сотрудника, который будет выполнять работу главбуха, требуется письменное согласие в виде допсоглашения к трудовому договору. Работник вправе отказаться от данного предложения работодателя (ст. 60.1 ТК). В документе уточняется период исполнения обязанностей главбуха или же конкретизируется, что срок совмещения не ограничен. Далее издается приказ о совмещении. В обоих документах, говоря о дополнительных полномочиях ИО, лучше сослаться на должностную инструкцию – чтобы четко обозначить объем, а также степень сложности и ответственности функций, которые придется выполнять.

Кроме того, в приказе указывается, передается ли сотруднику право подписи финансовых документов вместо главного бухгалтера или нет. Например, согласно п. 6 ст. 169 НК, кроме гендира и главбуха подписывать счет-фактуру могут «лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью». А вот факсимиле, как показывает судебная практика, лучше не злоупотреблять. Так, из Постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 можно узнать, что компании отказали в вычете, «поскольку подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах выполнены путем факсимильного воспроизведения». И подобных примеров более, чем достаточно.

Внутреннее совместительство

Не стоит путать данную форму сочетания двух должностей с предыдущей. Совместительство, которое больше подходит для продолжительного отсутствия главбуха в организации, возможно при следующих условиях:

если речь идет об ООО, а не ИП;
допускается исключительно в рамках второго трудового договора, а не как допсоглашение к предыдущему, основному ТД;
дополнительный функционал сотрудника должен относиться к другой должности, а не той, что указана в первом трудовом договоре.

Так как Трудовое законодательство не предусматривает наличие у специалиста двух основных рабочих мест, в дополнительном ТД необходимо уточнить, что выполнение функционала главбуха является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК).

Внутреннее совместительство невозможно, если у сотрудника сокращен рабочий день.

Временный перевод

Эту форму делегирования полномочий регламентирует ст. 72.2 ТК. Сотрудник заключает с работодателем соглашение в письменном виде, согласно которому переводится на другую должность в рамках той же компании. Срок нового назначения – до года. А если перевод является замещением временно отсутствующего специалиста – пока тот снова не выйдет на работу.

Упомянутая статья защищает интересы исполняющего обязанности. Например, в ней уточняется, что, если по окончании перевода такому специалисту «не предоставлена прежняя работа», перевод считается постоянным.

Данный вариант выполнения обязанностей главбуха полностью освобождает ИО от основной работы. Временный перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и соответствующим приказом.

Срочный трудовой договор

На время пока компания осталась без главбуха работодатель вправе привлечь стороннего специалиста (ст. 59 ТК). У такого варианта сотрудничества есть один минус: если главбух вдруг уволится, так и не появившись на работе, а новый работник не оправдает ожидания руководства, расторгнуть срочный договор может быть проблематично.

У договора есть свой срок действия. И не позднее, чем за три дня до его окончания работодатель должен предупредить сотрудника об увольнении. Но, согласно Апелляционному определению Хабаровского краевого суда от 15.05.2015 по делу N 33-2752/2015, у руководства организации «не имелось оснований для увольнения истца с занимаемой должности в связи с истечением срока трудового договора на основании п. 2 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса», поскольку предыдущий сотрудник так и не вышел на работу.

Следовательно, при приеме на работу главбуха-срочника не стоит игнорировать требования к его квалификации, перечисленные в п. 4 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.

Учитывая, что одни варианты сочетания обязанностей предполагают работу в режиме острой нехватки времени, а другие – всецело встают на защиту интересов сотрудника, пусть и не всегда квалифицированного, а не работодателя, лучше доверить бухгалтерию экспертам на аутсорсинг.

Шаг 1. Документально подтвердить факт передачи документов и баз данных

Инструкция № 157н обязывает при смене руководителя учреждения и / или главного бухгалтера обеспечить передачу документов бухгалтерского учета. Порядок передачи определяется в рамках учетной политики.

Акт приема-передачи дел – обязательный документ, с которого начинается работа бухгалтера на новом месте. Описи должны максимально подробно раскрывать состояние учета. В случае чего, они помогут доказать руководителю и ревизорам, в каком состоянии досталась бухгалтерия новому сотруднику, и снять с него ответственность за недочеты и ошибки предыдущего главбуха.

Помните, что первичные / сводные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерская / финансовая и налоговая отчетность подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года. Аналогичное по сути требование предусмотрено и для документов учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета.

Таким образом, приему-передаче подлежат все документы, относящиеся к указанному периоду. Не забудьте также отразить в акте факт отсутствия документов, которые обязательно должны быть в бухгалтерии, но не предъявлены при передаче дел.

Определение необходимости приказа

Определение необходимости приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора возникает в случаях, когда в организации отсутствует должность главного бухгалтера в штатном расписании или возникают временные обстоятельства, при которых главный бухгалтер не может исполнять свои обязанности.

В таких ситуациях руководство организации может принять решение о временном перераспределении ответственности и возложении обязанностей главного бухгалтера на директора. Это позволяет обеспечить непрерывность финансового учета и отчетности, а также сохранить работоспособность организации.

Необходимость приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора может возникнуть в различных ситуациях, и важно правильно оценить обстоятельства и принять соответствующее решение в интересах организации.

Шаг 5. Зафиксировать ошибки, допущенные в период работы бывшего главного бухгалтера

Все недочеты, ошибки, нарушения, отсутствие документов и пр. обязательно нужно зафиксировать в акте приема-передачи или в отдельном документе. Поставьте в известность руководителя организации, какие нарушения имеют место, – ответственность за них будет нести ваш предшественник.

Ну и, конечно, выявленные ошибки нужно исправить; если речь идет о прошлых годах, то исправления вносим с применением спецсчетов. В результате произведенных исправлений, как правило, меняются входящие остатки на начало года – не забудьте на основании показателей, отраженных в учете в корреспонденции со спецсчетами, сформировать и подать учредителю Сведения об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503173, ф. 0503773).

Если ошибки связаны с расчетом налогов и взносов, налоговым периодом для которых является календарный год, допущенные бывшим главным бухгалтером ошибки повлекут искажение налоговой базы в период вашей работы. Пересчитайте и, если требуется, доплатите налоги, уплатите пени, подайте уточненные декларации.