Обязательный эдо

Конвертирование документов

Процесс конвертирования документов выполняется с помощью специальных программ и онлайн-сервисов. Такие инструменты позволяют преобразовывать документы из одного формата в другой без потери информации и оригинального внешнего вида.

Одним из самых распространенных форматов для конвертирования документов является PDF (Portable Document Format). PDF файлы обладают высокой степенью совместимости и сохраняют исходное форматирование, шрифты, изображения и другие элементы документа. Поэтому PDF широко используется в электронном документообороте и считается стандартом для обмена файлами.

Важно отметить, что конвертирование документов должно выполняться с соблюдением требований к формату электронных документов, установленных законодательством. Некорректное конвертирование может привести к неправильному отображению информации, нарушению целостности документа или его неприемлемому изменению

На рынке существует множество программ и онлайн-сервисов для конвертирования документов. При выборе подходящего инструмента необходимо учитывать требования к формату документов, уровень конфиденциальности информации, доступность и простоту использования.

Для эффективного электронного документооборота компании должны обладать навыками конвертирования документов. Регулярное обучение сотрудников новым инструментам и технологиям конвертирования поможет повысить производительность и качество работы, а также снизить риски ошибок и нарушений требований ЭДО.

Изменения в ЭДО с 2024 года

С 1 января 2024 года вступают в силу новые правила взаимодействия с электронными документооборотами (ЭДО). Данные изменения направлены на повышение эффективности работы и облегчение бизнес-процессов для организаций, занимающихся передачей и обработкой электронных документов.

Одним из ключевых изменений является введение обязательного использования квалифицированных электронных подписей (КЭП) для всех участников ЭДО. КЭП гарантирует подлинность и неподделываемость электронных документов, а также устанавливает юридическую значимость этих документов.

Другим важным изменением является расширение списка документов, которые могут быть переданы в электронной форме. Теперь организации смогут обмениваться не только счетами и закрывающими документами, но и договорами, актами выполненных работ, отчетами и другими типами документов, без необходимости их бумажной формализации.

Также, с 2024 года, объем электронных документов, подлежащих хранению, значительно сокращается. Если ранее требовалось хранить все документы в электронном виде в течение 5 лет, то с новыми правилами этот срок сокращается до 3 лет. Такие изменения сэкономят время и ресурсы организаций, освободив их от необходимости хранить большой объем электронных данных.

В целом, введение новых правил в ЭДО с 2024 года имеет целью сделать процессы электронного документооборота более эффективными, безопасными и удобными для всех участников. Постепенное переход на электронный формат позволит сократить бумажные затраты организаций, ускорить процессы обмена документами и уменьшить возможность ошибок при их обработке.

Статусы выплат самозанятым

В учетной системе используются следующие состояния для документов Выплаты самозанятым:

• Подготовлено – документ создан и сохранен в информационной базе;

• Выгружено – данный статус назначается и используется только в отсутствии интеграции с 1С:ДиректБанком, когда обмен выполняется через файлы Excel;

• Отправлено – данный статус назначается после того, как электронный документ отправлен в банк по технологии 1С:ДиректБанк;

• Оплачено – статус назначается автоматически после того, как в учетную систему загружаются документы Списание с расчетного счета, соответствующие документу Выплаты самозанятым. Документы списания могут быть загружены как через обработку Клиент-банк, так и по технологии 1С:ДиректБанк;

• Чеки частично загружены – статус назначается, когда в документ Выплаты самозанятым были загружены чеки не для всех самозанятых (рис. 11). Такое может происходить, если банк по какой-либо причине не смог произвести выплату самозанятому и оформить за него чек в ФНС (например, банку не удалось подтвердить статус самозанятого, или номер счета самозанятого указан неправильно). Поскольку банк не осуществил выплату физлицу, такую строку необходимо удалить из текущего реестра, после чего в текущем реестре останутся только загруженные чеки, и его статус поменяет значение на Чеки загружены. По проблемным физлицам следует устранить причину проблемы, которую обнаружил банк, подготовить и отправить новый реестр. Если невозможно подтвердить статус самозанятого, то в отношении него необходимо оформить выплату по договору гражданско-правового характера (ГПХ);

• Чеки загружены – статус назначается, когда в документ Выплаты самозанятым были загружены чеки всех самозанятых.

Указанные состояния отображаются в нижней левой части формы документа Выплаты самозанятым (см., например, рис. 5, 10 и 11), а также в журнале документов Выплаты самозанятым (рис. 12).

Рис. 11. Частичная загрузка чеков

Рис. 12. Статусы выплат самозанятым

Новые возможности программы позволяют упростить ведение учета при совершении сделок с самозанятыми.

Самозанятые. Основные критерии

Согласно ФЗ № 422, самозанятым признается гражданин, зарегистрированный в качестве плательщика налога на профессиональный доход («НПД»).

Плательщиком НПД может быть:

• гражданин РФ или стран ЕАЭС;
• лицо, не осуществляющее деятельность, или не относящееся к лицам, которые указаны в п. 2 ст.4 ФЗ №422;
• получатель дохода, который может быть признан объектом НПД.

Регистрация самозанятого

Гражданин может стать плательщиком НПД, подав заявление в ИФНС, посредством специального приложения “Мой налог”. Заявление можно подать также через банковскую организацию, в котором открыт расчетный счет или через портал Госуслуг.

Электронный документооборот для самозанятых

В этой ситуации электронный документооборот станет настоящим спасательным кругом для плательщиков НПД.
Электронный документооборот по своей сути – это дистанционный обмен подписанными документами с помощью специальных программ или онлайн-сервисов.

Использование ЭДО имеет безусловные плюсы для всех субъектов предпринимательства:

• Юридическим лицам и ИП обеспечивает быстрый обмен документами, имеющими юридическую значимость.
• Самозанятым дает возможность расширить свой бизнес и найти новых клиентов не только в «шаговой доступности», которым нужные документы можно будет подписать лично.

Режим самозанятости

Федеральный закон предусматривает для самозанятых особый режим для уплаты налогов по сниженной ставке: 4% и 6% при оказании услуг физическим и юридическим лицам соответственно. Также исполнитель не обязан вести документооборот и бухучёт, а всю свою деятельность он фиксирует в приложении «Мой налог».

Особенность работы самозанятого заключается в следующих моментах — это:

1. Возможность подтвердить свой статус справкой по форме КНД 1122036 о постановке на учёт.
2. Необходимость фиксировать в приложении каждую оплату, полученную за выполненную работу или оказанную услугу.
3. Формирование чеков и предоставление их заказчику в любой форме в обязательном порядке.
4. Отсутствие необходимости заполнять налоговую декларацию.

Электронный документооборот

Многие юрлица и ИП не работают с самозанятыми из-за сложности получить закрывающие документы. Это проблема особо остро ощущается, если исполнитель и заказчик проживают в разных городах или регионах. Упростить задачу поможет электронный документооборот. Такая услуга как раз есть на платформе Рокет Ворк, и она имеет сразу несколько положительных аспектов. Некоторые из них:

1. Увеличение скорости рабочего процесса: не нужно тратить время на составление и подписание документов, поскольку всё происходит в режиме онлайн.
2. Удобство: все бумаги можно отправлять и получать в любое время.
3. Экономия: контрагентам не придётся тратить ресурсы на подготовку, печать и доставку документов.
4. Безопасность: все данные в ЭДО зашифрованы и передаются по защищённым каналам.

Рокет Ворк можно передать весь документооборот и отчётность при сотрудничестве с внештатным персоналом. Все бумаги будут иметь законную силу, поскольку они заверяются электронной подписью, которая равнозначна собственноручной. А также на платформе сохраняется история сделок, и при необходимости всегда можно найти и выгрузить нужный документ.

Почему бизнес переходит на ЭДО

Помимо тех компаний, которые и так обязаны применять ЭДО, на него переходят и другие организации. Для чего это делается? В первую очередь для того, чтобы разгрузить сотрудников, то есть, избавить их от бумажной волокиты, чтобы менеджеры, которые занимаются продажами, занимались продажами, а не сбором документов.

Или, например, ситуация, когда нужно вернуть документы после отгрузки товара. Допустим, одна организация продает другой автомобильные запчасти. Отправляет достаточно большой документ, с множеством номенклатурных позиций. Продавец отгружает это все, то есть, в процессе отгрузки формируются документы из учетной системы продавца. Что происходит потом? Товар приезжает к покупателю и бухгалтерия, или сотрудники, которые работают на складе, берут документ и начинают руками вбивать в свою учётную систему. В случае, если документ электронный – это сделать можно на порядок быстрее

И, что важно, не допустить ошибок, которые возможны при ручном вводе. Если это документ с НДС, то это до начисления НДС – это ошибки, это дополнительные сверки, это дополнительное время

Все это в целом – экономия времени компании, а, следовательно, дополнительная экономия денег. Сейчас на рынке много предложений по переводу бизнеса на ЭДО, и каждая компания может выбрать тот сервис для ЭДО, который будет ей наиболее удобен.

Компания «Такском» предлагает несколько решений для ЭДО на выбор:

1. Веб-сервис «Такском-Файлер», работающий прямо из браузера;
2. Сервис, встраиваемый в программу 1С;
3. Интеграция с собственной учетной системой заказчика.

Некоторые операторы ЭДО, компания «Такском» в том числе, являются еще и удостоверяющими центрами и выпускают усиленные квалифицированные ЭП, потому что имеют аккредитацию ФНС.

Электронная подпись для самозанятых

Электронная подпись бывает нескольких видов:

• простая электронная подпись — с самым низким уровнем защиты;
• неквалифицированная электронная подпись — может иметь юридическую значимость, если соответствует государственным стандартам;
• квалифицированная электронная подпись — всегда обладает юридической значимостью и подходит для подписания любых документов, отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Самозанятым подходит квалифицированная электронная подпись.
С помощью КЭП можно подписывать юридически значимые документы — договоры возмездного оказания услуг, акты выполненных работ

Это важно, если заказчик и исполнитель находятся в разных регионах и не могут встретиться лично для подписания документов. КЭП приравнивается к «настоящей» подписи, проставленной вручную на бумаге.

С помощью КЭП можно подтверждать свою личность на государственных порталах. Зарегистрироваться на Госуслугах или в налоговой можно лично, а можно — с помощью КЭП. Это ускорит процесс регистрации, а также избавит от необходимости посещать налоговую или МФЦ.

КЭП можно использовать для участия в электронных торгах. С 2020 года самозанятые граждане приравниваются к субъектам малого и среднего предпринимательства и участвуют в закупках по закону № 223-ФЗ на льготных условиях. Они могут рассчитывать на ускоренную оплату по договору в течение 15 дней. Также для них доступны:

• сниженный процент по обеспечению заявки — 2%;
• сниженное обеспечение контракта — 5%.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота

При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Преимущества ЭДО

Разберем на простом примере те преимущества, которые получает компания, отказавшаяся от документооборота на бумаге.

Предположим, что существует компания А, которая находится в Москве и компания Б, которая расположена во Владивостоке. В первую очередь компания А столкнется с временными издержками, ведь простая корреспонденция во Владивосток может идти до пяти недель! Конечно, процесс можно ускорить, отправив документы экспресс-доставкой, но это дополнительные траты. Также в документах могут быть ошибки, которые нужно будет исправлять, а это дополнительные циклы обмена, что, опять же, влечет за собой финансовые и временные затраты. С ЭДО же отправка и получение документов занимает несколько минут, если даже не секунд! Найденные ошибки легко исправить, и вы не потеряете от этого много времени.

В последнее время стало крайне актуальным еще одно преимущество ЭДО – его безбумажность. Как мы все знаем, в марте страна столкнулась с подорожанием офисной бумаги. Обмен бумажными носителями стал довольно дорогим удовольствием, так как цена пачки бумаги формата А4 достигала 1750 р. Подорожали принтеры, тонер и прочие расходники. С ЭДО никакой бумаги и распечатки документов не требуется в принципе.

На этом плюсы ЭДО не заканчиваются. Вернемся к вопросу временных издержек. Допустим, наши компании А и Б находятся не в разных концах страны, а пределах одного города. Но документооборот все равно идет медленно. Почему? Все очень просто. Каждый хоть раз сталкивался с ситуацией, когда один документ «ходит» между отделами – здесь согласовали, а тут отправили на доработку, надо переписать, согласовать заново с теми и этими, а тем временем кто-то ушел в отпуск и нужно дожидаться его. И этот документ кочует из отдела в отдел, на каком-то этапе может еще и затеряться среди других. Или застревает необъяснимым образом на одном из этапов и в итоге процесс затягивается на недели.

В противовес этому – прозрачная и ясная цепочка согласований в электронном документообороте. Видно, на каком этапе находится подписание документа, кто его еще должен изучить и согласовать, какие есть правки. Не нужно ничего распечатывать, носить между этажами, офисами и секретарями. Нет риска, что документ потеряется.

Ну и наконец, не стоит забывать про вопрос хранения документов. Это касается всех без исключения организаций, но, конечно, особенно актуальна эта проблема для крупных компаний — аренда помещений, зарплаты сотрудников, риск утраты документов и так далее. И даже в идеальном случае ведения архива срочные изыскания нужного документа займут какое-то время.

В то же время ЭДО позволяет поднять из электронного архива нужный документ за считанные секунды, без риска утраты или компрометации. Электронный документ будет принят в случае любой проверки, в том числе и налоговой, так как имеет одинаковую юридическую значимость с бумажным оригиналом.

Подытожить плюсы ЭДО можно на примере онлайн-сервиса «Такском-Файлер»:

— Бесплатное получение входящих документов;
— Удобная подготовка документов и быстрый поиск в электронном архиве;
— Зашифрованный канал связи исключает перехват документа;
— Отсутствие ошибок ручного ввода и проверка формата перед отправкой;
— Отправка документов поштучно или пакетом;
— Неограниченное количество аккаунтов для одного ИНН/КПП.

Акт выполненных работ

В списке закрывающих документов по самозанятым для юридических лиц есть акт по приёму-передаче выполненной работы. Но этот документ не является обязательным, а больше используется в качестве страховки в случае возникновения спорной ситуации. Акт составляют, если исполнитель:

• получает аванс;
• оказывает услугу в несколько этапов;
• вынужден аннулировать чек;
• некачественно выполнил работу.

Установленной законом формы для составления акт нет, но в документе должна быть ссылка на основной договор и информация о:

• участниках сделки;
• объёме и сроках выполнения работ;
• размере вознаграждения;
• наличии или отсутствии каких-либо претензий со стороны заказчика.

Организация ЭДО для самозанятого

Итак, за счет чего сервисы ЭДО придают юридическую значимость документам, пересылаемым в электронном виде, даже не в бумажном?

За счет использования квалифицированной электронной цифровой подписи. И это единственный минус для самозанятых, собирающихся влиться в систему ЭДО.

Иных вариантов верификации ФНС не предусматривает: либо подавай оригинал, либо электронную копию, подписанную квалифицированной ЭЦП.

Таким образом, самозанятому для организации ЭДО со своими контрагентами необходимо следующее:

• Выпустить в удостоверяющем центре квалифицированную электронную подпись.
• Выбрать и установить на компьютере наиболее подходящий сервис ЭДО.
• Произвести необходимые настройки и оповестить контрагентов о начале использования ЭДО.

Обзор самых популярных программ СЭД в РФ

Ниже приведен список наиболее распространенных систем в России.

Особенности:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) для подключения к данной системе электронного документооборота должна быть выпущена исключительно партнерами «Точки»;
• Стоимость – до 900 в месяц.

Плюсы:

• Есть возможность хранения и редактирования документов в «облаке»;
• Загрузка документов может быть выполнена как вручную, так и автоматически;
• Пользователям доступен поиск по сохраненным в системе документам.

Недостатки:

• Обмениваться электронными документами вы можете только с контрагентами, которые подключены к
  «Точке». Роуминга не предусмотрено;
• Нет возможности интеграции со сторонними сервисами, такими как 1С;
• Нет мобильного приложения.

Особенности:

Для использования программы ведения электронного документооборота Диадок подойдет как квалифицированная, так и неквалифицированная электронная подпись. Однако неквалифицированная ЭП позволяет только просматривать документы, тогда как КЭП – использовать весь функционал сервиса.

Плюсы:

• Возможность автоматической загрузки документов в систему;
• Удобный конструктор документов по шаблонам пользователей Диадок;
• Поиск сохраненных документов с удобным фильтром для работы;
• Хранение документов в электронном облачном архиве. Доступ к информации даже после прекращения пользования сервисом;
• Обмен электронными документами возможен с контрагентами, которые используют Диадок, а также через роуминг;
• Более 1,5 миллиона компаний, использующих Диадок позволит экономить на роуминге;
• Удобное формирование платежных поручений по полученным счетам и их автоматическая оплата;
• Есть мобильное приложение;
• Круглосуточная тех поддержка по телефону, в чате и электронной почте.

Недостатки:

Минимальная стоимость продукта по тарифу – 900 (100 исходящих документов).

Особенности:

Любые документы (кроме счетов-фактур) в этой СЭД могут быть подписаны как квалифицированной, так и неквалифицированной электронной подписью.

Плюсы:

• Ручная или автоматическая загрузка документов (через сервис Такском-Ассистент);
• Регулярное обновление шаблонов первичных бухгалтерских и отчетных документов;
• Обмен документами возможен с контрагентами, зарегистрированными в СЭД «Такском», или в роуминге;
• Удобное создание платежных поручений в интеграции с 1С;
• Есть мобильное приложение.

Недостатки:

Минимальный тариф – 2000 за 200 исходящих документов.

Особенности:

• Автоматическая загрузка документов возможна только в случае, если абонент использует программу бух. учета СБИС. В остальных случаях процесс загрузки данных производится вручную;
• Для использования СЭД необходима квалифицированная электронная подпись.

Плюсы:

• Удобный конструктор документов и бизнес-процессов;
• Возможность поиска по сохраненным документам с многочисленными сортировками;
• Архивное хранение электронных документов в СЭД с широкими возможностями контроля доступа;
• Обмен документами возможен с контрагентами, зарегистрированными в сервисе СБИС, или в роуминге;
• При интеграции с 1С возможен легкий способ формирования платежных поручений;
• Система электронного документооборота СБИС доступна в мобильной версии;
• Есть возможность организации видеоконференций между контрагентами;
• Широкие возможности для интеграции: 1С, Docsvision, SAP. Автоматическая конвертация в форматы ИФНС.

Недостатки:

Стоимость – от 10 за 1 исходящий документ.

Особенности:

Для работы с СЭД необходима квалифицированная электронная подпись, оформленная в «КОРУС Консалтинг СНГ».

Плюсы:

• Удобный конструктор документов с возможностями дополнения от пользователей;
• Поиск по сохраненным документам;
• Через роуминг — обмен данными с контрагентами, которые работают с другими провайдерами ЭДО;
• Бесплатное хранение архивных документов в облаке в течение 6 месяцев;
• Стоимость – от 7 за 1 исходящий документ.

Недостатки:

• Загрузка документов в СЭД производится только в ручном режиме;
• Не предусмотрено возможности формирования платежных поручений по полученным счетам.

Вывод

• Сегодня многие компании сотрудничают с исполнителями использующими специальный налоговый режим. Основным способом взаимодействия с ними является цифровой обмен документацией через специальную систему. 
• Благодаря использованию электронного документооборота, стороны могут оптимизировать свою работу, повысить эффективность, сократить использование бумажных документов и снизить расходы на печать, хранение и передачу организационных документов.
• Сервис “Добыто. КЭДО” является универсальной системой, предназначенной для хранения и обмена документацией с удобной системой управления. Нашими клиентами являются ведущие организации, ценящие скорость, инновацию и безопасную работу любого бизнес процесса.