Лицензия фсб для бухгалтеров: когда нужна, сколько стоит и как получить

Что еще учесть при передаче бухгалтерии на аутсорс

Пóмните, в чем была одна из проблем «ковидной» удаленки, которую старались закрыть в первую очередь? Недостаток коммуникации по рабочим вопросам. Это может стать сложностью и при передаче бухгалтерии на аутсорс. Чтобы такого не случилось, сделайте три вещи.

Создайте проектную команду

Крупные аутсорсинговые фирмы обычно формируют такие команды. Хорошо, если она будет и у вашей компании, чтобы «вживление» аутсорса прошло безболезненно. Эти сотрудники будут курировать передачу функционала на сторону, а затем общаться с выделенными вам специалистами.

Вот несколько моментов, которые важно учесть:

количество участников в команде зависит от масштабов вашей компании. Для «малышей» хватит и одного человека, для среднего и крупного бизнеса туда можно снарядить 2–5 человек;
участники проектной команды должны быть связаны с процессами, которые отдаются на сторону. Это могут быть работники финансового, кадрового и айтишного отделов;
в идеале не нагружайте людей новыми задачами на общественных началах. Бесплатно работать обычно не любят, поэтому такое принудительное волонтерство запросто обернется саботажем;
понимайте, что притирки не избежать и поначалу будут сложности с согласованием внутренних и внешних процессов. Эксперты говорят, что на отладку коммуникации со специалистами аутсорсера потребуется от месяца до полугода. Тут все зависит от ваших масштабов и объема передаваемого функционала.

Пропишите правила взаимодействия с аутсорсером

Письменно согласовывайте важные вопросы с аутсорсером и придерживайтесь того, о чем договорились. Вот что стоит зафиксировать на бумаге:

что будет делать и за что отвечать конкретный специалист из проектной команды – вашей и аутсорсера;
как вы будете передавать первичку и прочие документы, нужные для учета и налогов;
что аутсорсер сделает с документами после обработки: вернет вам обратно, сохранит в своем архиве или сдаст в тот, с которым у вас есть договор;
потребуются ли аутсорсеру копии других документов, например, устава, положения об оплате труда, распоряжения об организации внутреннего контроля;
какими способами вы будете общаться по рабочим вопросам: перепиской через email или Telegram, созвонами в Scype или еще как-то.

Внесите изменения во внутренние документы

Речь про то, чтобы поменять учетную политику и подготовить доверенности.

В учетной политике зафиксируйте, что с такого-то числа учет в организации ведет компания-аутсорсер. А доверенность выпишите на стороннего специалиста, который будет представлять ваши интересы перед налоговиками.

В России много компаний, оказывающих услуги по ведению бухучета и расчету налогов. У них давно отлажены процессы взаимодействия с заказчиками. В их штатах работают знатоки бухгалтерии для разных сфер и налоговых режимов. А еще они из своего кармана платят за допущенные ошибки. Возможно, передача учетного функционала такой компании окажется верным решением и для вашего бизнеса.

Бухгалтерские услуги от банка

Почти все основные флагманские банки предоставляют программу для самостоятельного формирования отчетности ИП на УСН доходы (6%). Для остальных режимов и форм собственности (кроме Сбербанка) почти никто никакой информации не афиширует. При этом, у многих этих банков есть свои подразделения бухгалтерий, которые работают с небольшим количеством клиентов в качестве эксперимента.

Долгое время банки пытаются научиться вести учет у “сложных” клиентов, но заметных успехов на текущий момент не демонстрируется. Видимо с этим и связано отсутствие открытой информации о тарифах на бухгалтерское обслуживание.

Единственный банк, который открыто заявляет о ведении бухгалтерского учета — это Сбер. На текущий момент даже такой гигант, как Сбер, не демонстрирует серьезных прорывных технологий в области бухгалтерского аутсорсинга — используются стандартные средства коммуникации и программного обеспечения для ведения учета. Также нужно отметить, что существует довольно много всевозможных предложений от менее известных банков, которые предлагают разные ценовые варианты, но без полноценного определения составляющей услуги.

Информацию по банкам собрали в таблицу ниже:

Банк	ИП на УСНд	ООО на УСНд	ООО на УСНд-р	ООО на ОСНО
Тинькофф	бесплатно	—	—	—
Точка	бесплатно	—	—	—
Райффайзен	от 390 руб	—	—	—
Альфабанк	бесплатно	—	—	—

Что делать представителю организации, оказывающей услуги по ведению учёта, составлению и представлению отчётности

Если у ИП или фирмы нет возможности нанять штатного бухгалтера, выход есть — отдать бухгалтерию на атусорс. В этом случае позаботиться о сертификатах УКЭП и доверенностях должен руководитель организации, оказывающей услуги по ведению учёта, составлению и представлению отчётности в интересах клиентов.

Что ему нужно сделать:

Определить, кто из сотрудников фирмы будет уполномочен подписывать отчётность клиентов.
Оформить на этих лиц сертификаты УКЭП в общем порядке: для директора фирмы – в УЦ ФНС, для сотрудников — в коммерческом АУЦ. До конца 2022 года допустимо применение сертификатов УКЭП, полученных в аккредитованных АУЦ в 2021 году.
Выдать доверенности сотрудникам на действия от имени фирмы-аутсорсера в интересах клиентов. В этом случае можно обойтись без нотариуса и права передоверия.
Передать доверенности, выданные сотрудникам, в контролирующий орган для включения в реестр доверенностей, чтобы орган мог идентифицировать полномочия сотрудников.

После этого можно начать работать с отчётностью клиента по новым правилам.

Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Какие документы необходимо подготовить для получения лицензии

Перед подачей заявление на получение соответствующей лицензии, компания должна провести подготовку пакета документации по следующим позициям:

Заявление с запросом на лицензирование по установленному образцу;
Ксерокопии учредительных документов организации с нотариальным удостоверением;
Ксерокопии правоустанавливающей документации на здания, помещения и сооружения, где будет производиться подлежащая лицензированию деятельность, если соответствующие объекты не были внесены в единую базу Росреестра;
Ксерокопии распорядительной документации внутреннего пользования, дающие подтверждение наличия условий, необходимых для обеспечения конфиденциальности информации в ходе осуществления лицензируемой деятельности;
Ксерокопии документации, дающей подтверждение факта зачисления в штат и нахождения на основной работе квалифицированных для исполнения соответствующих сертифицированных операций сотрудников;
Ксерокопии дипломов, сертификатов, свидетельств, аттестатов и иных документов, подтверждающих прохождение целевыми работниками организации подготовки в области информационной безопасности в соответствии с гос. стандартами;
Ксерокопии документации, дающей подтверждение наличия в распоряжении заявителя должным образом откалиброванных и настроенных приборов и оборудования;
Сведения по аренде, регистрации права или иным основаниям распоряжения объектами недвижимости в местах, где планируется осуществлять деятельность по запрашиваемой лицензии;
Данные по документу, который дает подтверждение наличия условий обеспечения конфиденциальности информации при осуществлении лицензируемой деятельности компании;
Данные по документу, подтверждающему допуск к работе с гос. тайной;
Ксерокопии трудовых книжек и договоров сотрудников;
Ксерокопии должностных инструкций работников.

На что обращают внимание проверяющие органы из ФСБ

Первое, что важно сделать перед получением разрешения – это изучить рынок и оценить свою конкурентоспособность. Получение лицензии ФСБ на криптографию – очень ответственное и сложное дело

Проходить этот путь «на всякий случай, вдруг пригодится» не целесообразно и очень дорого. Приниматься за дело можно только после просчёта всех рисков.

Представители органов госбезопасности на протяжении полутора-двух месяцев будут проводить аттестационную проверку компании, подавшей заявку. Чтобы пройти её с первого раза, нужно очень ответственно подготовиться по нескольким пунктам:

Подготовка внутренней документации для аудита.
Подготовить технический комплекс к проверке (нужные программы и технические средства).
Доказать квалификацию сотрудников.

К лицензированию не допускают фирмы, в которых нет сотрудников со стажем. Это люди, проработавшие в лицензированной компании 3-5 лет, имеющие свидетельство об окончании курсов «информационная безопасность». Если в компании нет уже подготовленных сотрудников, отвечающих этому требованию, то первое, с чего надо начать – это обучение. Оно рассчитано на 500-1000 академических часов.

Итог аттестационной проверки – получение подтверждения того, что компания имеет все необходимые условия для работы с конфиденциальной информацией.

Может ли аутсорсер отказаться нести ответственность

Исполнитель, дорожащий своей профессиональной репутацией, обязательно предпримет все меры, чтобы не нанести ущерба заказчику. Но, к сожалению, как и в любой другой сфере деятельности, в аутсорсинге не исключены случаи недобросовестности.

Как правило, виновный исполнитель добровольно соглашается на компенсацию штрафных санкций заказчику. Если этого не происходит, то эти суммы заказчик может взыскать в порядке гражданского судопроизводства.

Не исключены спорные ситуации, когда каждая сторона отстаивает свою правоту. В таких случаях вопрос тоже решается в судебном порядке.

Ответственность за ведение лицензируемой деятельности без лицензии

За осуществление деятельности в области криптографии и шифрования без лицензии предусмотрена административная, гражданская и уголовная ответственность, в том числе лишение свободы на срок до 5 лет со штрафом в размере дохода осужденного за период до 6 месяцев.

Что относится к криптографическим средствам:

шифровальное оборудование.
ПО для шифрования.
средства генерации ключей шифрования.
средства электронной подписи.
средства имитозащиты.
средства кодирования.
ключевые документы – как на бумажных носителях, так и криптографические ключи на любых других носителях.

Лицензионные требования ФСБ, предъявляемые к соискателям лицензии:

наличие в штате организации сотрудников, которые имеют соответствующее образование и опыт работы.
исполнение требований законодательства, регулирующего обеспечение информационной безопасности, ФЗ о ФСБ.
предоставление в орган лицензирования перечня планируемых к использованию шифровальных средств, и соответствующей документации к ним.
наличие ПО и оборудования, которые предназначаются для реализации деятельности, которую необходимо лицензировать.
исполнение условий для соблюдения конфиденциальности информации, требуемых для реализации деятельности в сфере криптографии.
наличие допуска к выполнению работ, а также оказанию услуг, в которых используются сведения, составляющие государственную тайну (для некоторых видов лицензируемой деятельности).
наличие помещений, контрольно-измерительных приборов, требуемых для лицензируемой деятельности.

За что исполнитель несет ответственность при частичном аутсорсинге

Аутсорсинг отдельных участков бухгалтерии или процессинговый аутсорсинг – это, когда часть бухучета ведете вы сами, а часть передаете сторонней организации. Обычно компании передают сдачу отчетности, начисление зарплат, обработку первичной документации.

В этом случае, если вам позвонили из налоговой с претензиями, то сразу переадресовать эти претензии исполнителю не получится. Сначала надо разобраться по чьей вине возникла проблема.

Дело в том, что при обслуживании в рамках процессингового аутсорсинга в обязанности исполнителя не входит аналитическая функция. Он не обязан проверять законность и правильность оформления ваших хозяйственных операций, осуществлять квалификацию фактов хозяйственной жизни вашей компании, сопоставлять экономический смысл этих фактов с первичными учетными документами.

Например, вы поручили аутсорсеру подготовку и сдачу отечности. Обработкой первички вы занимаетесь самостоятельно. В отчетности обнаружилась ошибка. Когда вы начали разбираться в ситуации, то поняли, что причиной ошибки в отчетах послужила ошибка при обработке первичной документации. Исполнитель тут не при чем. Он, можно сказать, воспринимал предоставленную вами информацию за чистую монету. А, повторимся, проверять эту информацию в его обязанности не входило.

Другое дело, если при абсолютно правильных исходных данных аутсорсер что-то напутал в отчете или нарушил сроки его сдачи. Тогда вы имеете все основания призвать его к ответственности.

Если же исполнитель все-таки оказался виновен, то он, как и в случае полного аутсорсинга, должен компенсировать вам весь материальный ущерб.

Какие риски могут возникнуть?

Потеря репутации. Может возникнуть в случае некачественного оказания бухгалтерских услуг сторонней компанией.
Операционный. Такой риск возникает из-за некомпетентности специалиста, предоставляющего услуги аутсорсинга, или из-за некачественных технологий.
Снижение скорости реагирования. Существует риск, связанный с неоперативным реагированием на проблемы в бухгалтерском учете.

При подписании документа следует обращать внимание на три важных аспекта:

Правила оказания услуги или регламенты. В договоре они должны быть проработаны детально, так как процедура бухгалтерского аутсорсинга комплексная.
Наличие страхования ответственности перед клиентом. Надежные аутсорсинговые компании обычно имеют полис страхования ответственности.
Перечень услуг. В договоре должен быть описан полный перечень услуг, который входит в стоимость обслуживания, и который возможен за дополнительную плату. Зачастую компании с низкой стоимостью услуг «на входе» добирают свою выручку в процессе обслуживания.

Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?

масштаб бизнеса, его возраст (крупные компании с большим опытом работы успели накопить достаточно ресурсов для развития в таком зрелом технологичном бизнесе; они смогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, должный контроль качества);

наличие детализированных регламентов (подробные регламенты являются гарантией стандартов работы компании, по которым обучаются ее сотрудники; с их помощью вы будете лучше понимать принцип функционирования аутсорсера);

технологичность (крупные компании владеют дорогостоящими информационными технологиями, которые позволят контролировать качество, сохранность, конфиденциальность информации);

финансовая ответственность (крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют риски, обращайте внимание на репутацию их страховой компании, интересуйтесь условиями страхования, размером покрытия, порядком и сроками выплаты возмещения);

рекомендательные письма (хорошие компании-аутсорсеры могут предоставить отзывы клиентов на фирменном бланке, с подписью, печатями);

стоимость услуг (если провайдер предлагает стоимость в 4 раза ниже, чем у остальных, есть вероятность того, что многие услуги будут осуществляться за дополнительную плату, это тоже нужно учитывать);

группа обслуживания (немаловажно проверить сотрудников – запросить информацию об их квалификации, релевантном опыте и клиентах, с которыми они работали).

Убедитесь в высокой профессиональной подготовке работников бухгалтерской компании

Чтобы качественно вести учет в разных секторах экономики, аутсорсер бухгалтерских услуг должен иметь высокопрофессиональный кадровый состав. Это могут быть как универсальные, так и узкоспециализированные сотрудники, имеющие не один год стажа. Для таких специалистов не станет проблемой ваше желание участвовать в тендерах и госзакупках, возврат НДС из бюджета, экспортно-импортные сделки и т.д.

Квалификацией своих работников хорошие фирмы гордятся, поэтому могут подтвердить наличие у них профессиональных дипломов, сертификатов, свидетельств, доступа к актуальной правовой базе. Кстати, при наличии штатного бухгалтера нести расходы на повышение его квалификации часто приходится самому владельцу бизнеса.

Передав ведение бухгалтерии на аутсорсинг, вы не будете заниматься ежедневным контролем бухгалтера (как это часто приходится делать со штатным сотрудником), ведь как заказчик вы имеете дело с компанией, а не с конкретным профессионалом. Если вашу бухгалтерию начал вести один специалист, то вы не заметите его уход в отпуск или на больничный, потому что всегда есть такой же квалифицированный сотрудник, который его заменит.

Кому лицензия не нужна

Имеются ситуации, когда документ не нужен или его получение невозможно. К таким относятся:

Составление отчетности без подписывания и отправления в госорганы.
Работа штатного бухгалтера по трудовому договору.

Также к категории специалистов, которым не требуется документ можно отнести самозанятых. Даже если они подписывают отчетность электронной подписью и подают её в госорганы, они не могут быть привлечены к ответственности. Согласно , получить разрешение могут только ИП или компании. Однако, судебной практики в случае с самозанятыми нет, как и точного ответа от регулирующего органа. Возможно, что нюансы имеются и для самозанятых.

Преимущества аутсорсинга и его риски

Делегирование бухучета аутсорсеру имеет выгоды перед содержанием сотрудника в штате или наймом внештатного специалиста:

Экономия бюджета и зарплатного фонда. Штатный бухгалтер должен иметь оснащенное рабочее место: оргтехнику, ПК с установленными программами для ведения документации и отчетности. Любой софт нужно обновлять, вносить абонентскую плату. Для владельца бизнеса это большие расходы. Сотрудник в штате получает оплату за часы, а не по результатам работы. Собственник бизнеса платит страховые взносы, отпускные, больничные. Специалистам аутсорсинговой фирмы оплачиваются только трудочасы. При этом клиентская компания может вписать затраты на аутсорсера в расходную часть. В среднем экономия от делегирования функций бухотдела сторонней фирме составляет 30%.
Качество работ. Сотрудники на стабильном окладе часто имеют низкую мотивацию, поэтому не выкладываются на 100%. Плюс отпуска, больничные бухгалтера добавляют владельцу фирмы «головной боли». Приходится быстро искать замену, что не всегда удается. Аутсорсер принимает оплату за результат, поэтому качество работ выше. При этом не возникает форс-мажоров с больничными или отпусками.
Профессионализм. Аутсорсинговая компания отслеживает изменения в законах, НК РФ и правовых актах. Специалисты хорошо владеют программами бухучета, что помогает правильно вести отчетность. У наемных сотрудников порой нет возможности адекватно справляться с большими объемами задач.
Ответственность за результат. Сотрудничество аутсорсера и клиентской компании фиксируется договором. В положениях этого документа прописывается ответственность сторон. Например, аутсорсер обязуется возместить вред, причиненный вследствие некачественного выполнения работ, ошибок в учетных документах или нарушений законодательства. Наемный сотрудник не несет такой ответственности, поэтому все риски владелец бизнеса принимает на себя.
Конфиденциальность. В договоре прописываются условия о сохранении коммерческой тайны и неразглашении закрытой информации. Штатный сотрудник может поделиться данными с конкурентами и не понести за это должной ответственности.

Выгода перехода на аутсорсинг очевидна, но в любом деле есть свои недостатки

Некомпетентность аутсорсера повышает риск потери репутации клиента, утечки важной информации. Могут возникнуть ошибки из-за применения устаревших технологий

Это приведет к несвоевременной реакции на изменения в НК РФ и законодательстве. Чтобы не допустить этого, выбирайте аутсорсера осмотрительно, а при заключении договора учитывайте все плюсы и минусы услуги.

Что такое лицензия ФСБ на криптографию и шифрование, для чего и кому она нужна

Лицензия ФСБ, посвященная вопросам криптографии и шифрования – документ разрешительного характера, обладающий установленными законом и нормативами РФ характеристиками, предоставление которого осуществляется соответствующей государственной службой.

Регулирует лицензия доступ к следующим категориям коммерческой деятельности, связанной со средствами шифрования и криптографии:

разработка;
производство;
обслуживание;
распространение информационных и телекоммуникационных систем, средств шифрования (криптографических).

Важно! Основным нормативным документом, регулирующим вопросы шифрования и доступа к подобного рода деятельности для юридических лиц, является правительственное Постановление за номером 313 от 16.04.2012. Постановление связано с основными законодательными актами в данной области, включая закон о гос

тайне.

В категорию криптографических средств входят:

устройства шифрования, осуществляющие реализацию шифровальных алгоритмов при ограниченном доступе при помощи программных, аппаратных или аппаратно-программных средств;
имитозащитные технологии;
подписи электронного типа;
кодирующие устройства ручного или компьютерного типа;
устройства, предназначенные для формирования ключевых документов;
документы ключевого типа – бумажные и электронные;
ПО по шифрованию и переработке данных;
оборудование, предназначенное для выполнения операций по шифрованию с предусмотренными характеристиками.

Справка! Лицензия фсб на шифрование не требуется для работ, связанных с обслуживанием криптографических и шифровальных систем, если таковые мероприятия осуществляются сугубо для собственных нужд организации или ИП.

Получение лицензии требуется следующим категориям юр. лиц:

Компаниям, которые осуществляют следующие виды деятельности в отношении тахографов:
1. монтаж;
2. установка;
3. ремонт;
4. распространение.
Организациям, осуществляющим техническое обслуживание и ремонтные мероприятия в отношении кассовых аппаратов, включая ЦТО;
Организациям, осуществляющим производство подписей электронно-цифрового типа;
Юр. лицам, производящим, ремонтирующим и распространяющим специализированные категории радиотехнического оборудования;
Организациям, деятельность которых связана с разработкой, внедрением и распространением специализированного шифровального ПО;
Юр. лицам, связанным с вопросами обеспечения систем защищенным шифрованием документооборотом;
Организациям, осуществляющим установку, распространение, техобслуживание сертифицированных типов программных и аппаратных средств криптозащиты.

Почему у бухгалтеров стали требовать лицензию ФСБ

Письмом были разъяснены требования Положения о лицензировании, касательно бухгалтерской деятельности. Регулирующий орган дал чёткий ответ, что передача клиентской отчётности в электронном виде является лицензируемым видом деятельности. Таким образом, иметь лицензию ФСБ необходимо всем компаниям и ИП, которые оказывают такие услуги. В противном случае предусмотрена административная ответственность.

Шифрование данных при подаче данных происходит в момент, когда бухгалтер подписывает документ электронной подписью

При этом не важно, кому принадлежит ЭП: специалисту или клиенту. Основанием считать ЭП элементом шифрования является то, что для работы с ней требуется программа «КриптоПро CSP», относящаяся к категории средств шифрования

Таким образом, использовать данную программу, а также ЭП в интересах третьих лиц могут только те компании, которые имеют разрешительный документ

При этом под внимание регулирующего органа чаще попадают бухгалтерии, предоставляющие отдельную услугу по подаче отчётности, чем те, кто занимается полным сопровождением. Но даже это не освобождает от ответственности

Как происходит процесс

Подавать пакет документов нужно в Центр по лицензированию ФСБ (если регистрация происходит в Москве и Московской области) или в территориальные органы госбезопасности нужного региона. Делается это уже после аттестации, о которой написано выше.

заявление на предоставление лицензии на СКЗИ;
итоговые документы от аттестационной комиссии;
выписка из ЕГРЮЛ (копии всех 12 страниц);
копия св-ва о постановку на учёт в налоговых органах;
копия св-ва о гос.регистрации компании;
копия приказа о назначении директора;
если компания располагается в арендованном помещении, то нужны копии арендного договора и документа о собственности на этот объект. Если помещение принадлежит компании, то нужна копия свидетельства о собственности;
копия устава компании;
копии трудовых книжек и дипломов подготовленных работников;
персональная информация о руководящем составе (образование, возраст, семейное положение, доходы, имущество в собственности и тд);
копия платёжного поручения в размере 7,5 тысяч рублей.

Всю процедуру можно осуществлять самостоятельно либо через специальные юридические фирмы, в услуги которых входит помощь по лицензированию. Такие компании не только проверяют пригодность всех бумаг.

Они ищут специалистов с необходимой квалификацией, проверяют их и предлагают на трудоустройство в компанию, приводят в порядок внутреннюю документацию перед аттестацией, и прочие действия для ускорения процесса.

Когда все важные бумаги собраны, их подают на рассмотрение специальной комиссии при ФСБ. Служба безопасности рассматривает такую заявку в срок не более 45 дней.

По истечению этого срока выдаётся либо разрешение, либо отказ. Мотивации для отказа две – непорядок в документах и несоответствие требованиям законодательства.

При отказе следует ещё раз перепроверить все пункты и подать пакет документов снова. Не стоит отчаиваться. Если лицензия ФСБ на распространение шифровальных криптографических средств действительно необходима фирме для дальнейшей деятельности, получать неё нужно.

Без лицензии работать запрещено законом. За несоблюдение законодательства в сфере персональных данных, государственной тайны и конфиденциальной информации предусмотрена административная и уголовная ответственность.