Документы для подписания договора - консультация юриста онлайн

Преимущества дистанционного удостоверения

Удостоверение сделок в удалённом формате удобно, в первую очередь, в тех ситуациях, когда участники физически находятся далеко друг от друга и не могут лично присутствовать в одном месте.

Например, гражданин хочет продать доставшуюся ему в наследство квартиру в другом городе. Покупатель нашёлся в том же городе, где находится недвижимость. Раньше собственнику пришлось бы лично ехать туда, чтобы заключить договор и передать документы на государственную регистрацию, либо оплачивать услуги представителя по доверенности. Теперь вопрос купли-продажи решается намного проще:

стороны договариваются о цене и других существенных условиях;
каждый идёт в нотариальную контору по месту своего жительства с необходимыми документами и оформляет дистанционную сделку;
документы на госрегистрацию передаёт один из нотариусов, выбранный сторонами.

Очевидно, что такой формат сэкономит продавцу время и деньги, а также избавит обоих участников от переживаний по поводу юридической чистоты сделки, так как все документы проверяются нотариусами при проведении нотариального действия.

Территориальная удалённость – необязательное условие для применения этого способа заключения договоров. В заверении дистанционной сделки могут участвовать нотариусы, работающие как в разных нотариальных округах, так и в одном. То есть её могут заключить и лица, проживающие в одном городе, если они не хотят контактировать лично. Единственное условие – каждый из них должен обратиться к своему нотариусу.

Таким образом, дистанционное удостоверение имеет множество плюсов:

удобство;
обеспечение прозрачности сделки;
более широкий выбор контрагентов, в том числе из других регионов;
сокращение сроков для сделок, требующих госрегистрации.

Нотариальные действия, а также услуги технического и правового характера оплачиваются по тарифам. Каждый участник самостоятельно несёт расходы на оплату услуг нотариуса, к которому он обратился.

Дистанционное заверение сделок при помощи нескольких нотариусов – удобный механизм, который можно использовать как для договоров, требующих обязательной нотариальной формы, так и для любых других. Используя этот формат, вы можете быть уверены в юридической чистоте сделки, так как каждый из нотариусов несёт ответственность за свои действия и тщательно проверяет все документы перед совершением нотариального действия.

Полномочия, которые можно передать, и срок действия доверенности на право подписи договоров

Составленная бумага позволяет доверенному лицу заключать сделки, создавать договоры, ставить подписи от имени всего предприятия. Доверенность нередко нужна для отправки сотрудника в командировку, чтобы он там был официальным представителем компании, мог общаться с партнерами от лица руководителя.

Период действия документа может быть разным. Согласно существующему законодательству доверенность может быть выдана на три года. Это самый долгий срок. В любом случае время действия указывается индивидуально для каждого конкретного случая. Если же в бланке нет по этому поводу никакой информации, то бумага автоматически получает срок действия на один год с момента подписания. Если же оформители забыли проставить дату, то документ не является действительным.

Иногда случается такое, что сотрудник, который имеет доверенность, увольняется до того момента, как истекут сроки документа; тогда доверенность следует отозвать (отменить). Либо же сама организация по той или иной причине может прекратить свое существование. Если происходит нечто подобное, то доверенность аннулируется сама собой.

Как подписать договор с клиентом из другого города?

Схема простая:

Вы согласуете детали договора по электронной почте. В договоре прописываете условие, что он может быть заключен путем обмена подписанными сканами по электронной почте.
Готовый договор распечатываете, ставите свою подпись и печать, сканируете и с Вашей подписью и печатью на скане отправляете клиенту на электронную почту.
Клиент получает сканы, распечатывает их, подписывает и ставит на распечатанных сканах свою печать. Далее сканирует подписанные обоими сторонами документы и отправляет Вам скан. С этого момента договор считается заключенным.
Вы выставляете счет клиенту и отправляете его скан по электронной почте. Клиент оплачивает счет.
После оплаты счета Вы отправляете оригиналы документов (договор — в 2 экз., счет — в одном) клиенту обычной почтой, но заказным письмом (обязательно, у Вас на руках в этом случае останется квиток об отправке письма).
Клиент получает письмо, подписывает договоры, и один экземпляр возвращает Вам по почте.
Акты после завершения проекта подписываются аналогично.

Есть клиенты, которые придают очень большое значение документам. Им можно отправить оригиналы курьерской почтой (DHL, ПОни Экспресс и т.д.), так они дойдут за пару дней. Но стоит курьерская почта очень дорого (несколько сотен рублей за одно письмо!), поэтому таким способом стоит пользоваться в случае очень крупного заказа, либо — договориться, что данные расходы оплачивает заказчик.

Другая проблема — получить свой экз. договора от клиента. Не все их отправляют В этом случае просите прислать хотя бы скан с подписью и печатью клиента — по электронной почте. И потом методично пишите/звоните/просите отправить ваш экземпляр договора по почте. Как правило, рано или поздно все сдаются и отправляют документы (но не всегда).

Договоры обязательно храните в отдельной папке. Это важные документы, которые могут вам пригодиться.

С какой почты направлять документы

Если вы с контрагентом решили работать по сканам, обязательно пропишите в договоре адреса электронной почты, с которых будет вестись переписка. Лучше указывать корпоративную почту. Дело в том, что, когда компания покупает определенный домен, она становится его официальным владельцем. И если письмо пришло с такого адреса, всем контрагентам становится очевидно, что его отправил именно сотрудник компании.

Например, если за закупку сырья в компании по производству мебели ООО «Хорошая мебель» отвечает менеджер Иван Смирнов, то в договоре лучше указать его рабочую почту [email protected], а не личную [email protected].

А вот случай из практики.

Между ООО «Смарт Синтез» (покупатель) и ООО «Газпромнефть — Региональные продажи» (поставщик) был заключен договор поставки. Поставщик для исполнения своих обязательств по договору привлек третье лицо — ООО «СТК Инжиниринг».Покупатель согласно условиям договора товар оплатил, однако поставщик и продавец своих обязательств по поставке не исполнили. Покупатель обратился в суд для взыскания задолженности за оплаченный товар и неустойки.

Если договор подписывает не ИП и не директор компании, то у сотрудника должна быть действующая доверенность, в которой содержится полномочие на подписание договоров от имени предприятия. Иначе договор можно признать незаключенным.

Другой случай из практики

ООО «Черкизово-Свиноводство» (покупатель) подало в суд на ООО «Торговый дом «Агрогард» (поставщик) с требованием о взыскании неустойки в связи с непоставкой товара. Переписку с контрагентом по договору от имени покупателя вел некий Кутырин А. А. Однако у этого сотрудника не было доверенности на подписание договоров, переписку об этом он вести не мог.

Все суды, которые рассматривали это дело, признали договор незаключенным и отказали ООО «Черкизово-Свиноводство» в его претензиях.

Какой договор можно заключить в электронном виде

Использование электронной цифровой подписи позволяет приравнять электронный договор к бумажному, но из этого правила существуют исключения. Некоторые формы документов могут быть составлены только на бумажном носителе, а некоторые — только в электронном виде.

На бумаге

В случаях, прописанных в Федеральном Законодательстве, сделку можно заключить только в обычной, т.е. бумажной, форме (ФЗ-63). В электронном виде нельзя составлять договоры, подлежащие обязательному нотариальному удостоверению. К ним относят:

договоры купли-продажи или дарения недвижимости и т.п;
договоры ренты.

Также согласно ст. 362 ГК РФ в простой письменной форме и только на бумажном носителе оформляют договор поручительства.

В электронном виде

Остальные виды договорных документов могут заключаться и в электронной, и в обычной форме. Исключение составляют контракты электронных аукционов (ФЗ-44), некоторые формы гражданско-правовых актов, заключение контракта удаленной работы.

Что такое соглашение о неконкуренции

Нон-компит — договор, по которому один из участников (сотрудник, учредитель бизнеса или другая компания) добровольно отказывается от конкуренции в оговоренных условиях. Этот отказ может включать запрет на работы в соперничающих компаниях или организацию аналогичного бизнеса. Детали зависят от сферы применения договора и условий, которые выдвигают стороны.

Разберем на примере: менеджер по продажам работал с клиентами, и делал это отлично. Для роста профессионального уровня сотрудника компания оплачивала ему курсы и участие в профильных конференциях. При увольнении у работника остались наработанные связи с представителями компаний-клиентов, а также все знания, полученные за счет бывшего работодателя.

Даже без разглашения конфиденциальных данных «продажник» легко переманит клиентов в свою новую компанию с помощью личного списка контактов, а наработанные навыки помогут ему в этом. Конкурент получит преимущество, взяв этого менеджера на работу. Именно такую возможность в теории может заблокировать нон-компит.

Оформление дистанционного договора

Дистанционный договор оформляется по образцу обычного трудового контракта — с указанием предмета договора, наименования сторон, условий, прав и обязанностей исполнителя и заказчика. Работодатель, кроме контракта, должен отослать должностную инструкцию, положения о командировках, порядке оплаты труда, начислении премий и штрафов (если такое предусмотрено), другие документы.

Работник высылает копии паспорта, диплома, трудовой книжки, военного билета — документов, которые обычно необходимы для официального оформления договора. Но, конечно, есть и отличия от других типов контракта, связанные с особенностями контроля и места работы.

Отметим основные типовые пункты договора для удаленного труда.

Субъектами договора будут наниматель и работник. Указываются полные данные заказчика и исполнителя.
Предмет договора. Стандартная запись о работе, на выполнение которой заключается соглашение. Например, предметом труда в договоре может быть публикация материалов на сайте заказчика.
Место выполнения работы. Исполнитель указывает, по какому адресу он будет находиться во время исполнения своих обязанностей. Этот пункт не обязателен, но желателен для дистанционного договора, особенно для тех, кто живет, например, в районах Крайнего Севера.
Указание графика работы исполнителя. Если это полный день, обычно указывают 8 часов и необходимость нахождения в сети.
Особенности организации труда работника. Обязательно должно быть указано, какие программно-технические средства, электронные средства защиты информации он использует.

Учитывая удаленный формат договора, стороны указывают в документе способы обратной связи: электронную почту, Skype, Telegram и прочие.

Что ещё следует учитывать при электронном подписании документов

Работа с простыми договорами

При электронном подписании простых договоров в Великобритании следует учитывать следующие особенности:

международный аспект: в большинстве случаев английское законодательство признаёт оформление договоров в электронном виде. Однако не все зарубежные страны придерживаются этой позиции. Если контрагент или подразделение холдинга находятся за границей, тщательно изучите законы этой страны для соблюдения требований к оформлению документов в электронном формате;

ограничения со стороны компании: никогда не забывайте об уставе и иных учредительных документах, поскольку зачастую они содержат ряд ограничений, касающихся подписания документов с помощью электронной подписи;
надзорные органы и государственные реестры: некоторые договоры необходимо согласовывать с надзорными органами или приводить в соответствие с определёнными требованиями

Важно помнить, что у каждого надзорного органа могут быть свои правила оформления документов. Например, они могут касаться физической подписи, бумажных экземпляров документа или необходимости заверить документ у нотариуса

В период ограничений COVID-19 Управление по налоговым и таможенным сборам Её Величества (Her Majesty’s Revenue and Customs, HMRC) признаёт действительными бланки и акты передачи акций, подписанные с помощью электронной подписи и отправленные по электронной почте.

Подписание документов о праве собственности

Если закон или договор не предусматривает никаких требований, то документы о регистрации права собственности можно подписывать с помощью электронной подписи. Однако стоит отметить, что Кадастровая служба Великобритании их не принимает.

Свидетели

В большинстве случаев при подписании документов о регистрации права собственности по закону требуется наличие свидетеля. Если такой договор заключается в электронной форме, то свидетель может также удостоверить действительность сделки с помощью своей электронной подписи. Однако для признания свидетельства юридически значимым свидетель должен физически находиться рядом с подписывающей стороной в момент подписания и не может свидетельствовать с помощью других способов, таких как видеосвязь.

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:

Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Как подписывать договор удалённо

Электронная подпись решает проблемы дистанционного подписания договора. Она аналогична собственноручной, только предназначена для электронных документов. Представляет собой файл с цифрами. Если он закрытый, то хранится на любом носителе: компьютере, флешке, сим-карте, в облачном сервисе и т.п. Информация об открытом ключе подписи содержится в сертификате, т.е. кто ею владеет, кто выдал и какие у него полномочия.

Подлинность подписи можно проверить через сервисы, например, Контур-крипто или на сайте Госуслуг.

Электронная подпись пригодится во всех других случаях, когда нужно отправить документы дистанционным способом: подать заявление в высшее учебное заведение или на ребёнка в садик, направить иск в судебную инстанцию или оформить жалобу в муниципальный орган.

Налоги, неустойка и другие важные моменты

Вернемся к примеру с отгрузкой овощей. По закону предприниматели должны обосновывать и документально подтверждать свои расходы. Но у ИП Петрова на руках нет документов, подтверждающих отгрузку товара, что грозит налоговыми доначислениями в будущем.

Суд в этой ситуации встает на сторону налогоплательщика, отмечая, что условия поставки товаров относятся к сфере гражданского, а не налогового регулирования. Так как договор считается заключенным в момент получения акцепта (то есть фактической отгрузки овощей), то подтвердить факт расходов для ФНС может товарная накладная, либо другой документ, в котором указано количество товара, его наименование и стоимость, а также реквизиты сторон.

Еще один интересный момент – выплата неустойки. Гражданский кодекс прямо указывает на то, что соглашение о неустойке нужно оформлять в письменном виде, даже если сам договор не подкреплен какими-либо бумагами. В противном случае соглашение считается недействительным.

Поэтому, если есть риск, что контрагент не перечислит деньги, не отправит товар или нарушит сроки выполнения работ, нужно самостоятельно позаботиться о соответствующих документах. В нашем примере с овощами Иванов должен будет выплатить оговоренную сумму за поставку товара, а Петров не сможет потребовать с него пени за задержку платежа.

Исключение составляют ситуации, в которых предусмотрена выплата законной неустойки: ее оплачивают вне зависимости от того, подписали стороны соглашение о неустойке или нет.

Подведем итоги:

Если стороны не пришли к согласию по всем СУ договора, то он считается незаключенным. Соответственно, никаких прав или обязанностей у сторон не возникает.
Принятие акцепта или выполнение условий оферты влечет за собой заключение договора, даже если он не оформлен в письменном виде.
Подписание акта о приемке выполненных работ влечет за собой финансовые обязательства даже в том случае, если договор формально не заключен.

Чтобы избежать проблем при заключении договора, всегда оформляйте достигнутые соглашения в письменной форме. Обязательно прописывайте все СУ, а также возможные штрафы и пени за их нарушение. Если договор нельзя подписать на месте, стороны могут обменяться экземплярами документа по почте (в том числе электронной): это обстоятельство стоит также указать в договоре.

В случае если договор по тем или иным причинам не подписали, самостоятельно озаботьтесь доказательствами сделки: сохраните переписку, товарные накладные, акты о приемке выполненных работ и пр. Они помогут доказать как факт заключения договора, так и выполнения всех взятых на себя обязательств.

Законодательное и нормативное подтверждение возможности / права подписания договора онлайн / удалённо по эл. почте в электронном виде

Обмен сканами

Можно назвать выбором между допустимым и худшим. Это быстрее и дешевле, чем отправлять документы по почте или с курьером. И закон ( см. выше ) вполне допускает такую операцию.

Однако, как известно, для бухгалтерии необходимы оригиналы и, хотя Минфин говорит, что в исключительных случаях допустимы сканы, не поясняет, что это за случаи ( см., например, разъяснения от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451 ).

Чтобы «узаконить» сканы документов, необходимо прописать в договоре само условие о таком способе, адреса электронной почты, и вести переписку, в т. ч. обмениваясь сканами только через них.

Как правило, компании используют адреса корпоративной почты — и это очень хорошо, потому что по умолчанию предполагается, что ею пользуется уполномоченное лицо.

С физическими лицами сложнее . Они, как правило, используют бесплатную почту, расположенную на общедоступный серверах ( например: Яндекс, Гугл, Майл ), и при необходимости можно оспорить подпись, со ссылкой на то, что переписку с адресов мог вести кто угодно ( ведь никаких документов для регистрации бесплатной почты предъявлять не надо ). Чтобы укрепить свою позицию для потенциально возможного судебного спора, необходимо сохранять переписку, в т. ч. сканы, файлы и другую информацию.

Более надежный и удобный способ — сервис «Подписант» . онлайн-сервис для юридических лиц, который помогает мгновенно отправлять и подписывать электронные документы с физическими лицами и самозанятыми.

Идеально, если физическое лицо или самозанятый имеют электронную подпись , но так бывает далеко не всегда. Идентификатор Сбер ID имеют более чем 96 млн. человек. И судами его использование признается в качестве «подписи» в подтверждение волеизъявления ( см., например, определения 8-го КАС от 12.04.2022 № 88-6461/2022, 6 КАС от 19.02.2021 по делу № 88-3280/2021 ).

Подписание pdf-ки

Если у вашего контрагента — юридического или физического лица — имеется квалифицированная ЭП, но он не подключен к ЭДО, то возможно подписание документа в формате .pdf. Правда, для этого требуется приобрести лицензионную версию соответствующего ПО , которое поддерживает возможность добавлять криптографические записи в документы.

Изготавливается документ в традиционном формате .doc(x), вычитывается, проверяется, конвертируется в формат .pdf.

Тонкости алгоритма зависят от программы, но в общих чертах это выглядит так:

открываем нужный документ;
выбираем место размещения ЭП;
активируем работу с сертификатами;
в соответствующем разделе выбираем нужную ЭП;
добавляем ЭП.

Далее программа предложит:

ссылку для скачивания;
отправку подписанного файла по е-мейл;
отправку исходного документа ( если один документ визируется несколькими подписантами с разными ЭП ).

Проблемы данного подхода очевидны . Во-первых, многие западные производители объявили об «уходе» с российского рынка, не исключено нарушение работы ПО. Во-вторых, несовместимость используемого ПО. Так, проставить двойную подпись в том же Adobe Acrobat можно, если и вы, и контрагент используете это ПО, равно как и обменяться файлами через Adobe Sign.

Работайте с «физиками» и самозанятыми выгодно: в сервисе «Подписант» все входящие бесплатно, исходящие — от 20 руб. за документ.

Бесплатные и «условно» бесплатные решения для подписания файлов .pdf, как правило, имеют ограничения по размерам подписываемых документов, не предполагают подписания файлов ( только создание подписи с проверочным сертификатом ).

Ну и, конечно, не исключены попадания отправок в «спам» , случайное удаление и прочие проблемы, традиционные для обмена документами через электронную почту (в т. ч. оспаривание использования ящика на публичном сервере).

Нон-компит между юридическими лицами и ИП

Нон-компиты могут заключаться между предпринимателями и участниками юрлиц.

Нон-компит в рамках корпоративных соглашений может включать ограничение для учредителя юридического лица, который выходит из состава участников, на создание похожих бизнесов или оказание услуг компаниям в той же сфере деятельности.

А вот нон-компит в договорах о совместной деятельности, который обязывает стороны отказаться от конкуренции в определенной сфере или запрещает переманивать сотрудников и клиентов, может привести к штрафу от Федеральной антимонопольной службы (ФАС).

Условия договора о неконкуренции могут подпадать под 11-ю статью закона о защите конкуренции как создание картеля. При нарушении компанию могут оштрафовать на сумму до 15% от годового оборота.

У бизнеса есть два варианта действий:

Добровольно обратиться в ФАС и проверить любое соглашение, где есть нон-компит. ФАС проверит проект соглашения на соответствие требованиям антимонопольного законодательства (ст. 35 Закона о защите конкуренции). Можно обратиться за проектом любого соглашения, чтобы быть уверенным, что в будущем рисков не будет. Но стоит учитывать, что ФАС может и не согласовать желаемые условия.
Обязательно обратиться в ФАС для получения предварительного согласия. Некоторые сделки, в частности сделки по слиянию и поглощению, а также соглашения о совместной деятельности, требуют обязательного предварительного согласования ФАС при превышении определенных финансовых порогов. Для этого нужно обратиться с ходатайством о согласовании сделки и предоставить большой пакет документов, в том числе и проект соглашения. В результате ФАС может выдать предписание об исключении положений о неконкуренции.

Это означает, что соглашения о совместной деятельности между конкурентами могут подлежать обязательному согласованию при превышении определениях финансовых порогов.

Но даже если такие пороги и не были превышены, любое соглашение можно направить для согласования с ФАС в инициативном порядке, чтобы избежать риска последующей квалификации такого соглашения как картеля.

Когда речь идет о юридических лицах, суд оценивает, были ли разумные причины для заключения нон-компита — экономические или законодательные.

Таким образом, NCA между конкурентами (компаниями или ИП) может работать, но есть определенные ограничения и иногда нужно получать согласие ФАС.

Как сейчас происходит заключение договоров в электронном виде

Законодательством предусмотрена возможность заключения договора путём обмена сканами через ЭДО.

Чтобы сделка в электронном виде была юридически значимой, необходимо:

Ваши документы будут передаваться по телекоммуникационным каналам связи в зашифрованном виде и будут доступны только доверенным лицам контрагента.

Установить, что сканы подписанных экземпляров договора поступили именно от сторон сделки.

Применение квалифицированной электронной подписи (КЭП) позволяет идентифицировать подписанта и обеспечивает документы юридической значимостью. Выпустить такую подпись может только аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ).

С 1 января 2022 года руководители юрлиц, ИП и нотариусы смогут получить КЭП в единственном числе и только в УЦ ФНС. Сотрудники организации, имеющие право подписи, должны будут получить ЭП физического лица в любом УЦ и подтвердить полномочия машиночитаемой доверенностью, заверенной КЭП руководителя.

Обеспечить хранение электронного договора на физическом носителе или в облачном хранилище.

Если контрагенты подключены к системе оператора ЭДО, в качестве хранилища используется «облако» оператора.

Общие выводы и следующие шаги

В условиях самоизоляции наиболее практичным и эффективным способом подписания документов является электронная подпись, поскольку отсутствуют особые требований к её форме.

Однако компаниям стоит позаботиться о безопасности и надежности способов подписания электронных документов. Предпочтение следует отдать наиболее безопасным вариантам, которыми сотрудники могут воспользоваться при работе дома. Например, можно выбрать надёжную платформу или систему с удобным интерфейсом. Это особенно актуально в нынешней экономической ситуации.

В свете мер, принятых для борьбы с COVID-19, Общество юристов и Министерство юстиции Великобритании обсуждают необходимость срочно адаптировать законодательство, касающееся свидетелей и документов о праве собственности. Эксперты рассчитывают, что изменения будут приняты в самое ближайшее время. В то же время Общество юристов и Управление по регулированию деятельности юристов разрабатывают рекомендации по документообороту в современных реалиях, а также работают над обновлением практического руководства по оформлению документов в электронном виде и применению электронных подписей.