Управленческий учет

Мессенджер Telegram

Тут можно было бы обойтись без комментариев, ведь этот мессенджер был удобен и крут даже до прихода санкций. А после на него решили перейти буквально все – от звёзд и медийных личностей до забытых знакомых.

Но чем он хорош для руководителя? Здесь не только удобно вести переписку по личным вопросам, сюда также можно перенести все деловые чаты/обсуждения. Для этого достаточно создать отдельную группу и добавить нужных участников. В Telegram можно закреплять важные сообщения, совершать аудио- и видеозвонки, записывать аудиосообщения, демонстрировать экран ПК, создавать собственные каналы, настраивать ботов… На последних двух функциях стоит остановиться подробнее.

Каналы в Telegram – это полноценный инструмент продвижения ваших услуг в сети. А боты – это невероятно удобный инструмент автоматизации. Вместо вас бот может отвечать вашим клиентам, продавать им товары, предлагать вспомогательные услуги и т.д. А ещё боты могут стать частью вебсайта или интегрироваться с уже имеющейся платформой. Например, если сайт создан на одной из популярных платформ или используется популярная CRM-система, с большой вероятностью вы сможете настроить получение оперативных уведомлений о заявках из форм прямо в свой мессенджер.

Как итог – вы всегда на связи и в курсе того, что происходит.

Скачать для iOS Скачать для Android

Какие задачи выполняет управленка

Вы сами решаете, зачем вести управленческий учет. Геннадий захотел повысить рентабельность, поставил задачу разделить учет продаж по моделям. Он откажется от убыточных позиций и сосредоточит усилия на наиболее прибыльных. В будущем это поможет тестировать новые товары – закупать пробные партии, пускать в реализацию, оценивать рентабельность и принимать объективные управленческие решения.

Основные задачи управленческого учета:

• Своевременное выявление отклонений доходов и расходов от нормативных значений. Это позволяет вовремя приступить к решению проблем и избежать негативных последствий.

• Повышение управляемости бизнеса. Предприятие работает по четким планам, реже сталкивается с форс-мажорами. Организованность лучше и эффективнее хаотичности – это одно из главных преимуществ управленческого учета.

• Планирование финансов. Предприниматель понимает, сколько есть свободных денег, на какие цели их можно потратить. Это снижает вероятность кассовых разрывов, которые приводят к проблемам с госорганами и контрагентами.

Хотите внедрить управленческий учет, но есть сомнения? Запишитесь на бесплатную консультацию к нашим управляющим, и они помогут вам принять решение. Консультируют Татьяна Никанорова, консультант по организации бизнеса, руководитель Профдело и Станислав Алистратов, эксперт в оптовой торговле, исполнительный директор Профдело.

Подробнее об услуге

От поставленных задач и целей зависят методы ведения УУ, о которых поговорим далее.

Какие есть виды управленческого учёта

Tableau

В российском среднем и крупном бизнесе культура данных уже достаточно высока. Данные накапливаются в корпоративных хранилищах, логика и связность поддерживаются. В такой ситуации
в фокусе оказывается скорость анализа данных и предоставления результатов анализа (модно говорить «инсайтов») бизнес-заказчику. Здесь на сцену выходит инструмент Tableau.

Например, Tableau отлично подошел одной девелоперской компании как основа для аналитики по проектам жилого строительства. Удобство в том, что инструмент позволяет подключаться к
внешним источникам данных так же легко, как к корпоративному хранилищу. Поэтому менеджеры проектов легко включали в анализ таблицы Excel с фактическими данными, через них же
обновляли плановые показатели. Это отлично подходит для быстрого анализа отклонений. Без бюрократии, обычной для согласования очередной версии плана проекта в системе и
подключения ее как источника.

Пример интерактивного анализа данных в Tableau — с сайта tableau.com.

В Tableau очень гибкая визуализация и действительно мощный редактор модели данных, который берет на себя значительную долю работы аналитика. Но этой мощью не овладеть за пару
дней — для действительно эффективной работы в системе понадобится пройти обучение.

отчет о доходах и расходах

В Отчете о Доходах и Расходах (ОДР) рассчитывается чистая прибыль, заработанная компанией в отчетном периоде. Особенностью ОДР является то, что в нем отражаются доходы, признанные заработанными в текущем периоде и затраты, которые также признаны в текущем периоде. Доходы считаются заработанными, а затраты понесенными, если в текущем периоде произошел переход права собственности от продавца к покупателю, или, в случае услуг, когда подписан акт сдачи-приемки услуг. Момент признания доходов и расходов может не совпадать по времени с фактической оплатой, т.е.поступлением денег на счет или списанием денежных средств со счета компании. 
Результирующим показателем ОДР является Чистая Прибыль – показатель, характеризующий эффективность деятельности компании в текущем периоде. Пример структуры ОДР для торговой компании приведен в Примере 1. 

Пример 1. Пример структуры Отчета о Доходах и Расходах.

Разберем подробнее, о чем нам говорит ОДР и какие показатели деятельности компании мы можем рассчитать на его основе.

Продажи с НДС – общая выручка от продаж компании, полученная от покупателей. Для того, чтобы увидеть, сколько выручки было заработано на самом деле, надо уменьшить ее величину на сумму НДС, поэтому показатель Продажи без НДС является более информативным. Вычитая из суммы выручки от продажи себестоимость продаж и переменные коммерческие расходы (т.е.стоимость производства и продажи реализованной в данном периоде продукции), мы получим показатель маржинальной прибыли. В данном случае этот показатель говорит нам только о том, сколько прибыли остается у компании на покрытие ее постоянных издержек (т.е.издержек, которые она несет в процессе своей деятельности, которые не привязаны к объему продаж).

После расчета маржинальной прибыли можно рассчитать такой часто используемый в торговых компаниях показатель как рентабельность продаж.

Рентабельность продаж =Маржинальная прибыль/Выручка от продаж

Из формулы видно, что рентабельность продаж показывает, каков процент прибыли в выручке от продажи или, другими словами, сколько копеек прибыли заработано в каждом рубле, полученном от покупателей.

К постоянным коммерческим расходам относят расходы на содержание отдела продаж, расходы на рекламу и маркетинг, расходы на содержание и обслуживание складских помещений, а также прочие расходы, связанные с основной деятельностью компании. К административным расходам относятся расходы на содержание административно-управленческого аппарата, прочие расходы на функционирование организации, связанные с обслуживанием основной деятельности. Для большей информативности коммерческие и административные расходы разбивают на отдельные статьи затрат, например, затраты на аренду основного офиса, коммунальные расходы, заработная плата административного персонала и т.д. Понятно, что уровень постоянных расходов должен быть ниже уровня маржинальной прибыли. 

Еще одним показателем, который может рассчитываться в ОДР, является EBITDA. Этот показатель может использоваться для того, чтобы сравнивать между собой эффективность работы менеджмента компаний, работающих в разных налоговых зонах, имеющих разный уровень капитальных вложений. Однако не следует забывать, что капитальные вложения, которые не учитываются при расчете EBITDA и мерилом которых в ОДР является амортизация, часто являются постоянными, т.е.оборудование изнашивается и требует восстановления. В этом случае исключение из финансового результата расходов на амортизацию приводит к искажению финансового результата

Поэтому показателем EBITDA надо пользоваться с осторожностью

Рентабельность деятельности компании может быть рассчитана также как соотношение Чистой прибыли и Выручки, или EBITDA и Выручки. Поэтому, сравнивая между собой рентабельность различных компаний, надо внимательно отнестись к тому, какие именно показатели выручки и прибыли участвовали в расчете для того, чтобы не было искажений.

Например, в нашем примере Рентабельность, рассчитанная как соотношение Чистой прибыли и Выручки = 36%

Как организовать ведение управленческого учёта

Шаг 3. Составьте дорожную карту внедрения инструментов

Сейчас у вас готовы цели, которые вы разбили на мелкие подзадачи. Но скорее всего, вы до сих пор не понимаете, за что хвататься — это нормально

Настало время составить дорожную карту и отразить в ней порядок, сроки и пути внедрения инструментов.

Если вам нужна финансовая модель, то план может быть таким:

А если вы решили подготовить отчет о движении денежных средств, то для этого нужно:

1. Взять выписку из банков за последний месяц.
2. Создать структуру расходов и доходов.
3. Распределить все траты и поступления по созданным статьям и группам.

Всю информацию о том, как правильно составить отчет ДДС, мы собрали в бесплатном гайде — его можно скачать тут.  

К каждой задаче не забудьте добавить срок выполнения. Без дедлайна есть соблазн растянуть внедрение управленческого учета на месяцы, а может и на годы — сроки же не горят.

Отчет ДДС, как и другие инструменты управленческого учета, можно составить в таблицах или специальном сервисе. На фото выше — отчет ДДС в Adesk. Разные подходы к визуализации позволяют увидеть финансовую картину с разных сторон и принимать действительно верные решения

Яндекс.Взгляд, SurveyMonkey, Google Формы или Typeform

Эти сервисы обычно используются для проведения опросов и сбора данных. Но есть и более интересные возможности, например:

• встройка анкеты в продукт (регистрация и т. д.),
• реклама и поиск респондентов для анкеты,
• программируемая анкета, в которой можно написать сценарий показа вопросов.

Яндекс.Взгляд помогает собрать ответы на короткие анкеты — по названию, спросу, предпочтению респондентов. Такие же возможности предлагает SurveyMonkey, но сервис не продвигает анкеты среди аудитории в России.

Примеры задач для таких инструментов:

• создание брифа на заполнение для клиента или анкеты для проведения интервью с сотрудниками компании,
• упрощённый процесс сбора данных о сделках, выполнении задач, количестве часов сотрудников.

Принципы и методы управленческого учета

Google Data Studio

Если ваш бизнес по большей части цифровой (SaaS, PaaS и др.), связан с web-технологиями или пользуется широким набором маркетинговых инструментов в онлайн, то самое простое
решение задачи аналитики можно основывать на Google Data Studio.

Например, одна компания-производитель ПО для потоковой обработки видео подключила GDS к Google Analytics, чтобы получать всю цепочку касаний с будущими покупателями программы: на
рекламной площадке, лендинге, в почтовой рассылке и даже на портале техподдержки. Это позволяло выявить самые эффективные маркетинговые кампании.

Следующий шаг — построение сквозной продуктовой аналитики, когда к данным о действиях пользователя в маркетинговой воронке можно подключить данные о том, какие функции он
использует в продукте. Такая комбинация — супероружие в борьбе за ценность продукта и за рынок.

Статистика по аудитории сайта в GDS — пример с сайта Google Marketing Platform.

Плюс Google Data Studio в простоте использования, быстром подключении к веб-источникам статистики и нулевой стоимости. Минус — аналитические функции ограничены, а внешний
источник (например, SAP ERP) подключить затруднительно, особенно если это не облачная система, как сам Google.

Чат-боты для поиска информации

Узнать экономическую информацию (курс валют, биржевые индексы, проверить контрагентов) в реальном времени можно на смартфоне с помощью чат-ботов. Чат-боты — это такие
программы-роботы в мессенджере, которые помогают найти информацию и разобраться в вопросе без участия живого человека.

Для бухгалтеров есть несколько полезных ботов в приложении telegram:

• Economica Bot — у робота можно узнать курс валют ЦБ, данные по металлам и нефти, биржевые индексы, котировки и пр. Найти @economika_bot можно по поиску в telegram.
• Помощник Бухгалтера (@rusbuhbot) — этот бот поможет перевести числовые значения в текстовый вид с подстановкой рублей и копеек.
• Broker Курсы валют Украина (@BrokerUA_bot) — у чат-бота можно узнать, как менялся курс валют за неделю и сравнить курс на межбанке в реальном времени.
• Курсы валют Казахстана (@ExchangeRatesKzBot) — показывает курс валют в обменных пунктах разных городов РК.
• Проверить контрагентов по РФ поможет 2 чат-бота: @Proverka_kontragentov_bot и @egrul_bot. В последнем можно искать контрагентов по ИНН, ОГРН, ОГРНИП или названию компании. А
  результаты увидеть в мессенджере или скачать в PDF.

Так за несколько секунд в чат-боте можно узнать состояние мировых рынков или курс валют в разных банках

Управленческий учёт в компании

Критерии состава информации (уровни управления)

ИТ-сервисы

Финансовый департамент организует множество процессов, которые связаны с деньгами в компании. Например, собирает и анализирует данные, строит планы, а потом сверяет их с фактами и делает прогнозы.

Финансовый департамент всегда должен улучшать скорость работы и точность показателей, чтобы вовремя понять, где в скором времени не будет хватать ресурсов для оптимальной работы. В этом помогает программное обеспечение. 

Выбор зависит от масштаба задач компании. Несмотря на то, что технологии развиваются, некоторые вещи до сих пор удобнее делать в таблицах: MS Excel, Google Sheets. Например, расчёты для формирования технических заданий айти-департаменту или визуализацию отчёта ДДС. 

Иногда малому бизнесу может целиком хватить таблиц, но при масштабировании компании и увеличении количества операций в день или количества расчетных счетов приходится использовать ПО помощнее. Например, «ФинТабло» или 1С.

При выборе технических инструментов стоит учитывать:

• возможности для внедрения управленческого учёта в том объёме, который необходим для оптимальной работы. Например, можно ли вести платёжный календарь с разбивкой по направлениям, если такой нужен;
• стоимость настройки системы под нужды компании. Например, нужно ли программировать отдельно некторые отчеты или можно сделать всё автоматически.

В финансовом департаменте применяются и другие инструменты, которые нужны для решения задач. Например, SWOT-анализ, который помогает учитывать внешние и внутренние риски для компании. Мир быстро развивается, конкуренция становится сильнее, поэтому задач и инструментов становится больше, а технологии сложнее.

Но одновременно развиваются и программы, которые помогают контролировать финансы. Поэтому стоит следить за появлением новых возможностей, чтобы вовремя и быстро применять новые инструменты. 

Для чего нужен управленческий учёт

Управленческий учёт (УУ) заключается в получении, накоплении, систематизации и использовании информации о работе предприятия в целом и конкретных его отделов. Не стоит путать данную деятельность с бухгалтерским учётом, поскольку УУ используется для продуктивной организации деятельности компании и оптимизации рабочих процессов.

Основная цель ведения управленческого учёта – учёт денежных средств компании, разработка плана, сбор текущих данных и подготовка прогноза деятельности. Здесь подразумеваются внутренние и внешние факторы. Собранная информация и разработанные прогнозы выступают в качестве основы принятия будущих решений управления компанией. Результаты УУ используются руководителями фирмы, начальниками отделов, а также специалистами, которым они помогут распланировать и повысить эффективность работы.

Зачем нужен управленческий учет

Отчетность для поддержки принятия решений

Qlik Sense

Почему-то Qlik Sense иногда называют конкурентом Power BI, но на мой взгляд, это совсем другой инструмент. Главные отличия:

• исключительно быстрый анализ, благодаря собственной базе данных, которая хранится в памяти;
• возможности очень глубокой настройки отображения.

Раньше у компании Qlik было два продукта: View для построения дашбордов и Sense — для интерактивной аналитики. Сейчас развивается только второй продукт, но многие продолжают
использовать и первый, как например, одна ведущая добывающая компания. Разработчики организации подготовили на Qlik Sense специальные дашборды для акционеров по ключевым
показателям компании. Выверили каждый экран до миллиметра, убрали все лишнее и настроили корпоративный стиль — логотип, цвета, шрифты

Это важно, когда информация должна
считываться мгновенно и однозначно, а навигация по самим отчетам должна позволять отвечать на типовые вопросы о значениях метрик.

Так выглядит интерактивная панель в Qlik — источник www.qlik.com.

Гибкость Qlik Sense уравновешена сложностью его настройки. Нужно быть готовым потратить не один десяток часов для освоения его функций. Поэтому обычно настройку и развитие
доверяют дорогостоящим и довольно редким внешним консультантам.

Анализ финансовых показателей

Анализ финансовых показателей позволяет оценить финансовое состояние компании и ее результативность. С помощью различных методов анализа вы можете выявить сильные и слабые стороны вашего бизнеса, а также принять меры для улучшения финансовых показателей.

Некоторые методы анализа финансовых показателей:

• Вертикальный анализ баланса и отчета о прибылях и убытках позволяет определить долю каждой статьи в общей сумме и выявить изменения во времени.
• Горизонтальный анализ позволяет сравнить финансовые показатели за разные периоды и выявить тенденции и изменения.
• Анализ показателей рентабельности (чистой, операционной, инвестиционной) позволяет оценить эффективность использования ресурсов предприятия.
• Анализ оборачиваемости активов и обязательств позволяет определить скорость оборота средств в компании.

amoCRM – инструмент для учёта и ведения клиентов

Рутину нужно автоматизировать. CRM как раз отвечает за это

amoCRM рассчитана на малый бизнес, но что самое важное – система легко интегрируется с разными платформами и инструментами, популярными в РФ: онлайн-чаты для сайтов, платформы конструкторов и CMS-системы (движки сайтов), облачные АТС (ВАТС и IP-телефония), системы рассылок, социальные сети, мессенджеры и боты, системы аналитики и т.п

amoCRM поможет автоматизировать продажи, но работает только на основе платных подписок.

Что есть в мобильном приложении amoCRM? Вы получаете оперативные (push) уведомления, удобное отслеживание сделок, ведение переговоров и совершение звонков, встроенный сканер визиток и другие функции CRM, согласно вашему тарифу.

Скачать для iOS Скачать для Android

Каким должен быть управленческий учёт: главные принципы

Система управленческого учёта уникальна в каждой компании. Но есть общие принципы — требования к информации, которые позволяют сделать учёт эффективным. Вот они:

• Полезность. Информация должна соответствовать целям, для которых её собирают, и не содержать лишних данных. Например, если цель — понять себестоимость продукции, данные о количестве заявок на сайте будут лишними. Если не соблюдать этот принцип, компания будет тратить ресурсы на сбор информации, которая не соответствует её целям.
• Своевременность. Информация должна быть актуальной, её нужно получать в установленный срок. Без этого невозможно принять хорошие управленческие решения. Если руководитель получает данные о продажах с задержкой в полгода, он не может быстро отреагировать на изменения спроса на продукцию.
• Доступность. Отчёты нужно формировать в удобном формате, чтобы информация в них была понятна пользователю и её можно было легко проанализировать.
• Аккуратность. Информация должна быть точной. Любые ошибки могут привести к неверным решениям, которые повлияют на прибыль компании.
• Полнота. В отчётах должны быть все данные, которые могут понадобиться для принятия решений.
• Гибкость. Система учёта и отчётность должны легко адаптироваться к целям компании, к меняющимся внутренним и внешним условиям.
• Обособленность. Управленческий учёт ведут отдельно от бухгалтерского и налогового учёта.

Что такое управленческий учёт и чем он отличается от бухгалтерского и налогового учёта

Основные отличия бухгалтерского учета от управленческого

Выбор программного обеспечения

Шаг 2. Решите, какие показатели будете анализировать

Финансовый учет часто перестают вести еще в самом начале, потому что сложно разбираться во всех этих отчетах и таблицах. Надо понять, что и как заполнять и что значат все эти результаты.

Все будет значительно проще, если разделить крупные задачи на более мелкие и подобрать инструменты под каждую из них.

Например, вам нужен управленческий учет, чтобы выводить больше дивидендов. С какой стороны подступиться к такой цели, непонятно. Чтобы появилось понимание, разбейте задачу на несколько частей и определите нужный инструмент для каждой. Например:

Задача 1: предотвратить кассовые разрывы — внедряем платежный календарь.

Задача 2: наладить работу с задолженностями — внедряем учет обязательств.

Задача 3: оптимизировать расходы — внедряем отчет о движении денежных средств.

А затем выполняйте каждый пункт. Когда все мелкие задачи будут сделаны, можно оценивать результаты – получилось ли стабилизировать состояние компании, увеличилась ли чистая прибыль, можно ли выводить больше дивидендов. 

Внедрять управленческий учет советуем с отчета о движении денежных средств, ДДС — это универсальный инструмент. Не имеет значения, хотите вы увеличить прибыль или разработать стратегию развития — если не понять, на что тратит компания и с чего зарабатывает, добиться цели не получится. В ДДС отображаются все операции по приходам и расходам компании с разделением на статьи или группы статей. 

После ДДС внедряйте другие инструменты управленческого учета. А какие выбрать, зависит от ваших задач.

Формирование итоговых управленческих отчетов

Это один из самых простых этапов введения управленческого учета, потому что правильно структурированные исходные данные у вас уже есть, ни от каких сотрудников и пользователей вы не зависите. Осталось только автоматизировать логику построения отчета из данных системы, тем более что стандартизированные отчеты уже есть во многих ПО.

В «1С:Управление производственным предприятием», допустим, есть управленческий отчет о доходах и расходах, который повторяет логику PnL если статьи затрат вносятся верно. Есть валовая прибыль, которая отражается в разрезе заданных ЦФО, есть отчет по заказам, который разворачивает структуру себестоимости по каждому заказу покупателя.

Отчет по оборотному капиталу также присутствует – это дебиторская и кредиторская задолженность по срокам долга. Остатками запасов можно управлять  через отчет по заказам поставщику и так далее.

Конечно, настраивать отчеты и дописывать свои тоже придется, но это не сложно сделать опять же при структурированных исходных данных.

Из личного опыта

Мы в «Билфингере» настроили отчет по заказам покупателя в разрезе  Заказчиков, договоров и ЦФО, таким образом, закрывали потребность учредителей видеть рентабельность проектов.

Общий PnL делали через трансляцию в МСФО (но это уже другая история).

Оборотный капитал формировали через дебитору по срокам долга.

Был у нас еще отчет по портфелю договоров, его дорабатывали в «1С:Управление производственным предприятием» отдельно.

Общими усилиями нам удалось достичь нормы закрытия финансового месяца на третий рабочий день, при этом требовалась работа только двух финансовых аналитиков.

Надеюсь, что наш положительный опыт поможет вам избежать части ошибок в построении управленческого учета на предприятии и поспособствует более легкому и быстрому процессу внедрения.

Выводы. Рекомендации

Управленческий учет — это фундамент системы менеджмента на предприятии.

Управленческий учет — это must have для любой организации, которая стремится повышать свою эффективность.

Управленческий учет — это основное доказательство необходимости принимать управленческие решения.

Управленческий учет — это дополнительные возможности для вашего бизнеса.

Исходя из представленных примеров систем управленческого учета и их основных определяющих свойств, можно сделать вывод, что стратегический учет в реальной жизни невозможен без текущего учета, а текущий учет будет недостаточно эффективным без стратегического. Системы текущего учета способны решать операционные задачи предприятия, помогая выстраивать наиболее оптимальные и управляемые процессы, внедрять необходимые исполнительные решения, направленные на обеспечение продуктивной текущей работы бизнеса. А системы учета стратегических вопросов помогут менеджерам различных уровней анализировать деятельность подразделений и компании в целом, модернизируя ее и повышая эффективность за счет специфических финансовых и управленческих инструментов, расширяя тем самым деловые возможности и перспективы.

Это значит, что для эффективного управления и развития бизнеса необходимо использовать все возможности и виды существующих систем управленческого учета в зависимости от специфики конкретной организации.

Литература

1. Булгакова С.В., Агапов Д.С. Методологические подходы к исследованию управленческого учета в различных организационных структурах // Современная экономика: проблемы и решения. 2016. № 6 (18). С.142-155.

2. Голигузова Г.В. Особенности современного состояния системы управленческого учета // Дискурс. 2017. № 5. С. 31-34.

3. Глушенкова А.А. Управленческий учет: актуальные вопросы // Вестник Самарского государственного экономического университета. 2017. № 9 (47). С. 15-19.

4. Иванова Ж.А. Проблемы управленческого учета и пути их решения // Международный бухгалтерский учет. 2015. № 45 (387). С. 2-20.

5. Каверина О.Д. Управленческий учет: системы, методы, процедуры. М., 2016. — 208 с.

6. Кудряшова Ю.Н. Бухгалтерский управленческий учет: учебное пособие. — Кинель, 2016. — 188 с.

7. Левичева Н.Б. Выбор способа взаимосвязи финансовой и управленческой учетных систем в контексте организации учета по центрам финансовой ответственности // Современные проблемы социально-гуманитарных наук: материалы VI Международной научно-практической заочной конференции. Казань, 2016. С. 90-95.

8. Москвина О.С. Управленческий учет: учебное пособие. — Вологда, 2017. — 199 с.

9. Прокина Е.О. Специфика становления управленческого учета на современном предприятии // Экономика и управление: анализ тенденций и перспектив развития. 2014. № 10. С. 118-122.

10. Черниковская М.В. Бухгалтерский управленческий учет: учебное пособие. — Пенза, 2017. — 194 с.