Акт возврата товара поставщику от покупателя: как составить по всем правилам

Составляем акт возврата товара: содержание, образец

Готовые образцы можно посмотреть в сети, на специализированных бухгалтерских сайтах.

Распоряжение о возврате:

• «шапка» – наименование «Акт возврата», номер (не произвольный, а следующий в учете данного предприятия), дата и место его составления;
• «основной блок» – сначала автор указывает наименование поставщика, его реквизиты, данные покупателя, названия организаций, также данные представителей (их Ф. И. О., должности), ссылку на составленный ранее договор;
• описан факт осуществляемой передачи продукта, списком наименование ТМЦ, подробное их описание, количество;
•  основание, почему совершается возврат (нужно, если выявлен какой-то внешний изъян или заводской брак), иные причины, побудившие покупателя осуществить возврат;
• экспертиза (если была, привести результаты, дату проведения, номер акта, зафиксировавшего это);
• требования покупателя (нужен ему обмен, бесплатный ремонт или возврат денег);
• количество выписанных (или распечатанных) экземпляров акта, указание, что они законодательно равны;
• подписи сторон.

Причины для подачи возвратной накладной

Возвратная накладная оформляется при возврате товара от покупателя к поставщику. Право сторон сделки на возврат товара может быть основано на законе или договоре.

Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары, если они не соответствуют согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).

В договоре можно закрепить и другие основания:

1. истечение срока годности;
2. невозможность реализации;
3. задержка оплаты;
4. несоответствие качественного товара производственным целям покупателя;
5. обновление ассортимента и т.д.

Товар можно вернуть полностью или частично даже в том случае, если покупатель уже оплатил поставку.

Когда возникает необходимость вернуть товар поставщику?

В 30 главе Гражданского Кодекса упоминается несколько основных причин, по которым товары возвращаются поставщикам:

1. Покупателю продукция передана в меньшем количестве, чем было указано в договоре. Об этом должен свидетельствовать акт, составленный в момент передачи. В этой ситуации заказчик вообще вправе отказываться не только от самой поставки в полном объёме, но и от её оплаты. Можно потребовать возмещения недостающего количества. Либо возвращения всей партии, и оплаты её в полном объёме.
2. Несоответствие ассортимента тому, что раньше было прописано в договоре. Покупатель может отказаться принимать данную поставку, либо потребовать возврата денежных средств, если оплата уже прошла.
3. Низкое качество полученных изделий. Либо отличие имеющихся характеристик от тех, что описаны договором. Для подтверждения данного факта так же составляют отдельный документ. У потребителя есть право, как и в других ситуациях, потребовать возврата всей суммы, что была уплачена. Ничего незаконного не будет в требовании о замене ненадлежащего товара на аналогичный, но с другими характеристиками.
4. Товар оказался некомплектным. Доказано отсутствие полной документации, комплектующих или других принадлежностей.
5. Упаковка или тара не соответствует требованиям, нарушена или вообще отсутствует.
6. Информация об изделии получена не в полной мере, либо не получена вообще.
7. Сроки поставок были неоднократно нарушены.

Что такое “серая зарплата”? Подробную информацию смотрите в этой публикации.

Схема возврата товара поставщику.

В каком порядке происходит возврат?

Сначала поставщику направляют уведомление о том, что присланный товар не соответствует определённым требованиям заказчика.

Обязанность по оформлению дополнительного соглашения к сделке исчезает, если ценности возвращаются на законных основаниях, либо обе стороны пришли к соглашению.

В других случаях рекомендуется оформлять отдельную сделку, либо дополнительное соглашение к старой. В этих документах и предусматривается обратная передача.

Заказчик вызывает представителя поставщика для того, чтобы провести комиссию. На акте должны стоять подписи обеих сторон. Лишь в сознательном отсутствии поставщика допустимо одностороннее подписание этого документа.

В дальнейшем акты часто служат основанием для предъявления судебных исков. Вместе с самим актом можно в произвольной форме составить и претензию, которая так же направляется поставщику в дальнейшем.

Покупатель обязан конкретно указать, какие именно недостатки обнаружены им у товара. Обязательно сослаться на номер основного договора, данные поставки.

НДС при возврате товара у поставщика

С чего начинается возврат

Чтобы вернуть уплаченные деньги, покупатель должен представить в магазин:

№	Что предъявить	Пояснение
1	Товар с сохранным товарным видом	Он должен быть в целой упаковке, с нетронутыми ярлыками, с полной сохранностью всех физических свойств и качеств
2	Гарантийный талон	Если он оформлялся при покупке товара (не на все товары по закону положена гарантия)
3	Документ, подтверждающий покупку	Обычно для этой цели используют кассовый чек. Крупные сети магазинов сохраняют данные о каждой покупке в своей базе, поэтому даже если бумажного чека нет на руках, магазин обязан принять заявление о возврате.
4	Документ, подтверждающий личность покупателя	Это может быть паспорт или водительское удостоверение
5	Заявление	Написанное покупателем в свободной форме или по образцу магазина

Подтверждение полномочий представителей

Документальное оформление акта о возврате вправе осуществлять только лица, которым стороны договора предоставили такие полномочия.

Ответ на вопрос о том, кто должен подписать акт, лучше всего включить в текст договора. Необязательно вдаваться в конкретику, достаточно указать должность и Ф. И. О. сотрудника, ответственного за исполнение договора, имеющего право подписи документов, связанных с исполнением договора. Законодательство не ограничивает нас в формулировках пунктов о полномочиях.

Исходя из принятого в организации документооборота и ситуации, бывает несложно разработать подходящую формулировку:

• назначить ответственное за документооборот по сделке лицо и доверить ему подписание любых документов, связанных с исполнением договора;
• составить перечень наиболее важных актов и документов, и прямо указать, какое должностное лицо вправе их подписывать, при этом «неохваченные списком» доверить подписывать ответственному за исполнение договора сотруднику.

Также право подписи документов будет иметь лицо, которое:

1. Вправе действовать от имени организации без дополнительных полномочий «по умолчанию». В силу закона таким лицом является директор, но организация в Уставе может расширить перечень таких лиц. В акте в качестве документа, подтверждающего право подписи, указывается Устав организации.
2. Располагает доверенностью продавца или покупателя, предоставляющей право подписать документ.

В акте следует указать реквизиты доверенности, а противоположной стороне стоит попросить предоставить ей копию соответствующей доверенности, заверенную контрагентом.

Образец

Замена неисправного товара: нормативное регулирование и порядок учета

Причины возврата товара, когда необходимо составлять акт возврата

Почему людям требуется возврат? Основные причины:

1. Некачественный товар – просрочен или не соответствует заявленным характеристикам. Испортился, потеряв первоначальный вид.
2. Товара много – иногда поставщик случайно отправляет больше продукции, чем заявлено в документах. Тогда покупатель может вернуть излишек обратно.
3. Не подходит. Вещь заказали, выбрав ее по каталогу, но, когда клиент увидел заказ «вживую», он передумал. Возможно, не подошли размеры прибывшего товара, его цвет или материал. Качество хорошее, просто не подходит.
4. Не востребован. Иногда люди сначала заказывают, но позднее, когда вещь уже доставлена, могут передумать.

В принципе, покупатель вправе осуществить возврат и не объяснять досконально продавцу, что вынудило его сделать это. Главное, правильно оформить процедуру.

Оформление акта возврата товара надлежащего качества

Отказаться от заказа соответствующего качества покупатель может в ситуации, когда подобное условие заранее было оговорено сторонами и зафиксировано в заключённом договоре. Как правило, речь идёт о возврате части нереализованного товара (например, сезонной одежды или обуви).

В такой ситуации также необходимо оформить акт возврата товара, с образцом которого возможно ознакомиться на сайте.

В его тексте важно указать причину отказа от заказа и сослаться на пункт договора, дозволяющий вернуть товар, даже если он имеет соответствующее качество. Данный документ обязательно должен быть оформлен в письменном виде от руки или на компьютере

Чтобы акт обладал юридической силой, стороны сделки должны поставить свои персональные подписи и оттиски печатей (при их наличии)

Данный документ обязательно должен быть оформлен в письменном виде от руки или на компьютере. Чтобы акт обладал юридической силой, стороны сделки должны поставить свои персональные подписи и оттиски печатей (при их наличии).

Общие данные и назначение документа

Когда вы приобретаете различную продукцию, и такой товар не удовлетворяет покупательские потребности в связи с рядом причин, изделие всегда можно вернуть. Однако для успешного выполнения этой задачи предстоит небольшая волокита с документами. В редких ситуациях бывает, что достаточно заполнить акт на возврат продукции – и проблема становится решена.

Покупатель вправе оформить такой документ, если качество продукции не соответствует заявленному продавцом аналогу, товар бракован, содержит дефекты или характеристики продукта при продаже не имели адекватного описания. В том случае, когда продукция оказалась некачественной, возврат подобного товара проходит только после проведенной экспертизы.

Факт возврата некондиционного товара обязательно сопровождается специальным документом, где указывают все детали сделки — актом

Чтобы такая процедура прошла положительно, клиент организации правильно заполняет документ, имеющий название «бланк-накладная на возврат товара поставщику». Эта бумага обязательно присутствует на момент обратной операции. При составлении такого формуляра не забывайте указывать причину отказа от товара – этот момент обязателен при заполнении документов подобного рода.

Порядок возврата, когда пишется акт

Как совершается порядок возврата:

1. Стороны созваниваются, покупатель извещает о своих намерениях возвратить купленные ранее вещи. Озвучивает (необязательно) причину.
2. Затем клиент привозит товар по месту осуществления приемки. Его стороны обговаривают заранее, как и время процедуры.
3. Специалист-приемщик осматривает товар. Если причина возврата – брак, то, возможно, будет проведена отдельная экспертиза, сразу или позднее. Если сразу – значит продукт осмотрит специалист с приемщиком, чтобы выявить причину неисправности. Возмещение потраченных покупателем средств осуществляется позднее. Размер будет зависеть от полученных результатов. Если у возвращенного товара надлежащий вид, приемщик лишь осматривает, чтобы убедиться в этом.
4. Уладив вопросы, стороны переходят к составлению Акта. Он фиксирует процедуру приемки, заодно в него вписывают подробности (если брак, то какой, сколько товаров браковано). Участники все расписываются, после чего приемщик заберет товар.
5. Один бланк Акта будет передан клиенту, второй остается на предприятии.

Обязательные пункты акта возврата товара

Как выглядит стандартная форма? Фирма, как правило, использует свои бланки. Образец есть в учебниках для бухгалтеров, где описываются примеры ситуаций, когда он применяется.

Чтобы правильно заполнить акт возврата товара его поставщику по образцу, нужно изучить пункты, которые должен содержать правильный документ:

• дата, место составления (наименование предприятия-поставщика);
• реквизиты сторон, кто подписал распоряжение;
• ссылка на заключенный ранее договор, ставший основанием данной процедуры;
• описание самой процедуры возврата (если вещь имеет по факту ненадлежащий вид, подробно описать это);
• указание всех денежных расчетов, что были непосредственно связаны с данным передаваемым объектом (выплата неустоек, торг, штрафы и другие взаиморасчеты);
• подписи, печати сторон – участников процедуры.

Формат документа будет простым, законодательство не указывает конкретный вид или количество экземпляров. Но традиционно их делают два, реже три. Один – клиенту, второй – бухгалтеру, третий – на складской учет кладовщику. При желании составленный акт может дополнительно заверить нотариус.

Составление документа

При обнаружении признаков ненадлежащего качества товара принимающей стороной должен быть составлен акт возврата товара. Чтобы его правильно оформить необходимо знать процедуру заполнения этого документа. Для начала руководством вашей компании должен быть утвержден состав комиссии, которая будет подписывать акт.

Бланк может быть официальным. В нем указываются все реквизиты вашей компании и дата заполнения документа.

Если у вас разные поставщики, то каждому отдельно оформляется экземпляр. В акте нужно указывать только перечень тех товаров, которые не соответствую нормативным требованиям по качеству.

Акт подписывают:

1. Уполномоченные сотрудники компании, утвержденные руководством;
2. Представители компании поставщика;
3. Представители компании перевозчика;
4. При необходимости независимые эксперты.

У нас вы можете скачать бланк такого акта совершенно бесплатно.

Образец акта возврата товара поставщику

При предъявлении производителю акта возврата необходимо соблюдать сроки, установленные законом.

• В случае получения товара без указанного срока годности претензию поставщик должен принять в любое время. Но не позднее 2-х лет после получения товара.
• Если гарантийный срок указан, то претензию у вас примут в сроки, указанные в гарантии.

Акт о возврате товара после надлежащего заполнения и отправки поставщику, свой экземпляр должен быть сдан в бухгалтерию компании, принявшей товар. Здесь он будет сдан в архив. Акт о возврате товара должен храниться в архиве в течении 3-х лет.

Как оформить возврат от покупателя в 1С, расскажет видео ниже:

Как и в каких случаях оформляется акт возврата

1. Как оформляется акт о возврате товара?
2. Возврат стоимости товара из кассы

Ситуации, когда фирме необходимо вернуть имущество (от арендатора – арендодателю), материальные ценности (от лица, ответственного за хранение – собственнику), деньги (от продавца – покупателю), встречаются нередко. А у организаций, занимающихся розничной торговлей, такие операции, как отправка поставщику нереализованной или некачественной продукции, выдача клиенту стоимости неподошедшего ему товара, отмена неправильно пробитого чека – обычная практика. Как правило, передача денег и имущества производится по акту. Акт возврата, удостоверяющий факт обратного перемещения материальных ценностей, составляется на предусмотренном для данной операции бланке. Если утверждённого бланка нет, документ может оформляться в свободной форме с указанием обязательной информации.

Как оформляется акт о возврате товара?

Во взаимоотношениях «предприятие – поставщик» обратная отгрузка продукции – рядовое событие. Товар может возвращаться не только по причине брака или нарушения договорённостей со стороны продавца.

В условиях поставки может содержаться пункт о приёме поставщиком невостребованной продукции. К примеру, сезонные товары часто остаются нереализованными в рознице, и оптовый продавец соглашается забрать их назад.

В любом случае, указание причины возврата – обязательный пункт при оформлении сопроводительной документации.

https://youtube.com/watch?v=g58oDgtHxRs

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Единой формы передаточного документа о возвращении нереализованного товара не существует, он оформляется в произвольном виде.

Во избежание разногласий желательно разработать одобренный обеими сторонами бланк акта возврата товара и прикрепить его в качестве приложения к договору купли-продажи.

Акт составляется в присутствии обеих заинтересованных сторон, но по согласованию с поставщиком может быть оформлен и без его представителя. Информация, обязательная к отражению:

• дата и номер документа;
• реквизиты сторон;
• ссылка на договор поставки данного товара;
• факт несоответствия условиям соглашения (брак, некомплектность и т.д.);
• ФИО и подписи представителей сторон.

За основу можно взять образец акта возврата, представленный на нашем сайте.

В роли акта часто выступает товарная накладная по форме ТОРГ-12. В накладной в поле «Основание» указывается причина, допустим, возврат брака, и вписываются реквизиты документа, подтверждающего неликвидность товара.

Таким документом является акт унифицированной формы ТОРГ-2, утверждённой Госкомстатом России 25.12.1998 г. в Постановлении за №132 (ТОРГ-3 — для импортного груза). На основании ТОРГ-2 организация оформляет претензию поставщику, где выставляет свои требования и ссылается на подтверждающие их правомерность документы.

Отсутствие акта при возврате продукции делает операцию в глазах налоговых органов необоснованной. В таком случае перемещение товара признаётся сделкой купли-продажи со всеми вытекающими обстоятельствами: начислением НДС и появлением у организации выручки от обратной реализации.

Возврат стоимости товара из кассы

Для возмещения клиенту магазина стоимости возвращённого товара наличными деньгами существует специальная форма акта возврата денежных средств № КМ-3. Этот документ оформляется:

• если кассир ошибочно пробил чек;
• в случае, когда покупатель передумал брать товар, уже пробитый на кассе;
• когда клиент хочет вернуть товар, купленный в этот же день.

Как правило, основанием для выдачи покупателю денег является чек, но по закону о защите прав потребителей это – необязательное условие.

При отсутствии чека вместо него к акту возврата прикрепляется заявление клиента с паспортными данными или объяснительная кассира.

Если в течение рабочей смены возвратов несколько, все они заносятся в один акт, который утверждается подписями лиц, входящих в специальную комиссию. Затем данные из справки КМ-3 переносятся в журнал кассира, а сам документ передаётся в бухгалтерию. 

Скачать бланк акта возврата по форме КМ-3 можно здесь . 

Выдача денежных средств из кассы без оформления акта является нарушением порядка работы с наличностью и влечёт административную ответственность с наложением штрафа на ИП в размере 4–5 тыс. руб., на юрлицо – 40–50 тыс. руб.

Возврат товара: разберемся в сути

В процессе ведения бизнеса возникают различные ситуации, когда необходимо вернуть товар поставщику. Чтобы правильно оформить данную операцию, нужно заполнить накладную на возврат товара поставщику, которая является основанием для проводки в учете.

При возврате товара поставщику необходимо учесть особенности этой операции. Во-первых, нужно правильно заполнить бланк накладной на возврат товара поставщику. Во-вторых, оформить возвратный акт, который будет служить документальным подтверждением проведенных операций.

Какой порядок оформления возврата товара поставщику? Существуют различные инструкции по оформлению данной операции. Во многих компаниях для ведения учета используется программное обеспечение, например 1С. С его помощью можно пошагово заполнять накладную на возврат товара поставщику и оформлять все необходимые документы.

Основания для возврата товара могут быть разными: брак, расхождение с заказом, некачественный товар и т.д. В каждом случае необходимо правильно заполнить возвратную накладную, указать причину возврата и все детали операции.

Помимо накладной на возврат товара поставщику, нужно оформить возвратный акт. В нем указываются данные о поставщике, покупателе, причине возврата, информация о возвращенных товарах и подписи ответственных лиц.

Важно помнить, что правильное оформление и проведение возврата товара поставщику – это важный шаг в бухгалтерии и учете предприятия. Поэтому необходимо внимательно ознакомиться с инструкцией по оформлению данной операции и следовать предписанным правилам

Оформление по форме ТОРГ-2

Несмотря на то, что Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 не является обязательным, он до сих пор широко применяется, так как предусматривает максимально полное отражение всех возможных претензий покупателя к поставщику.

Комиссия по проверке может быть создана только из работников покупателя, однако проводить проверку можно только предварительно уведомив вторую сторону, при этом реквизиты документа, подтверждающего такое уведомление, необходимо отразить в акте.

В акте желательно как можно детальнее указать основание для поставки товара, все сопроводительные документы к ней, способы и периоды доставки и приемки, имеющиеся значимые сведения о поставке по сопроводительным документам и по факту. Дополнительно отражаются условия хранения товара до его вскрытия на складе получателя – температурный режим, сохранность упаковки и пломб.

После этого необходимо указать порядок отбора образцов для выборочной проверки, если таковая предусмотрена договором, ГОСТ или нормами закона, а также результаты выборочной проверки. При применении измерительных приборов, необходимо предоставить данные об их исправности.

Далее заносятся подробное описание дефектов и мнение комиссии о причинах их образования.

Со стороны покупателя акт подписывают председатель и члены комиссии. Руководитель утверждает его свой подписью и печатью организации на первом листе акта в специально предусмотренном для этого поле.

Представитель второй стороны ставит свою подпись сразу после подписей членов комиссии, предварительно указав свою должность и место работы, а также предоставив доверенность, удостоверяющую его полномочия.

Акт и приложения к нему передаются главному бухгалтеру под роспись для подготовки проекта решения руководителя.На просторах нашего портала вы можете найти и другие статьи, посвященные возврату товара поставщику, а именно:

• Особенности процедуры для качественного и некачественного товара.
• Составление счет-фактуры и оформление других бухгалтерских документов.
• Как составить претензию на возврат?
• Нюансы процедуры для алкогольной продукции.

Возврат товара поставщику возможен только при наличии оснований, предусмотренных законом или договором. А грамотное оформление актов возврата может способствовать не только упрощению бухгалтерского учета, но и повлиять на характер дальнейших отношений покупателя и продавца.

Разновидности торговых отношений, в ходе которых может возникнуть необходимость вернуть товар и регулирующие нормы

Чтобы понять, для чего нужен акт, его роль в документообороте по сделке, следует разобраться с особенностями сделок, в связи с которыми может потребоваться составление рассматриваемого документа.

Отправной точкой является понятие «возврат товара», ведь акт о возврате является доказательством того, что покупатель отказался от переданного по договору и вернул перечисленное имущество в полное распоряжение продавца (поставщика).

В зависимости от вида договора, изначально заключенного сторонами, следует различать:

1. Возврат потребителем, когда второй стороной является торговая организация или предприниматель, занимающийся розничной торговлей. Договор в обычно понимаемом смысле заключается далеко невсегда.
2. Возврат по договору купли-продажи, заключенному между физическими лицами (обычными людьми).
3. Возврат по договору поставки. Поставка – та же купля-продажа, но осуществляемая в процессе предпринимательской деятельности. Отношения поставки допустимы только с участием организаций и зарегистрированных в качестве ИП граждан.

Во всех указанных случаях имеет место «многоуровневое регулирование». При этом нормы «нижнего уровня», договора как раз считаются приоритетными, за исключением так называемых императивных норм, которых не так и много, и отношений между потребителями и предпринимателями.

Аспекты регулирования отношений купли-продажи:

1. Основной документ – договор, если он заключен в форме одного подписанного сторонами документа и содержит подробные правила приемки, претензионной работы при выявлении недостатков, различные дополнительные основания расторжения договора и возврата товара.
2. Гражданский кодекс РФ – кодифицированный закон, содержащий основной массив норм и правил, регулирующих вопросы, связанные с договорами (далее – ГК РФ).
3. Иные законы и подзаконные нормативные акты. Например, Закон о защите прав потребителей в РФ (отношения по возврату товаров потребителями обладают серьезной спецификой и достойны отдельного рассмотрения).
4. Типовые правила, оформленные документами различных организаций, которые применяются по взаимному согласию сторон. Согласие на применение таких типовых норм чаще всего отражают в тексте договора.

Часто случается, что договора как такового нет (как подписанного двумя сторонами документа)

При этом факт купли-продажи подтверждается документами (например, распиской, где указано, что средства получены или подлежат передаче в качестве оплаты за передачу права собственности на определенное имущество, важно указание наименования и количества имущества или актом приема-передачи определенного имущества с указанием на переход права собственности, так называемым гарантийным письмом). В таких ситуациях к отношениям сторон применяются положения законодательства, в первую очередь – ГК РФ

Относительно регулирования различных видов торговых отношений в ГК РФ существует один нюанс.

Регулирующие торговлю нормы, распределены следующим образом:

• общие нормы;
• специальные нормы.