Бланк личная карточка работника форма т-2, скачать бесплатно образец заполнения

Правила внесения сведений

Если посмотреть на первую и вторую страницы формы, видны поля для проставления кодов. Нужно ли их заполнять? Да, нужно. Для этого надо использовать следующие классификаторы:

— ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413;

— ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;

— ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;

— ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367.

Если эти страницы заполняются в электронной форме (обычно с помощью программных продуктов, например, 1С), то в них уже все классификаторы установлены, поэтому кадровику остается только выбрать из предлагаемых списков необходимое значение.

Примечание. Если с работником заключен трудовой договор о работе по внутреннему совместительству, ему присваивается второй табельный номер и заполняется отдельная личная карточка.

Итак, в шапке формы приводится наименование организации, которое берется из учредительных документов, а также в графах:

— «Дата составления» — указывается дата заполнения личной карточки, которая может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

— «Табельный номер» — присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое;

— «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» — заполняются на основании документов, представленных работником;

— «Алфавит» — заполняется для систематизации карточек. Для этого проставляется первая буква фамилии работника;

— «Характер работы» — если трудовой договор заключен на определенный срок, указывается «временно», если бессрочно — «постоянно»;

— «Вид работы» — в случае заключения трудового договора о работе по совместительству пишем «совместительство», если нет — «основная»;

— «Пол» — проставляется только первая буква («М» — мужской, «Ж» — женский).

А теперь переходим к разделам личной карточки.

Как заполнить личную карточку работника: образец

Трудовая книжка

Личная карточка по унифицированной форме

Личная карта оформляется при приеме работника на основании тех документов, которые предоставляет работник. В дальнейшем записи делаются на основании Приказов руководителя (Например приказа на отпуск или перевод работнику в другое подразделение). При приеме на работу сотрудник, отвечающий за оформление карточки ставит свою подпись под внесенными сведениями, а также дает расписаться новому работнику в достоверности записанных в карточку сведений. Личная карточка содержит следующие разделы:

Раздел	Что включает в себя
Общие сведения	ФИО, дата и место рождение, образование, стаж, место жительства, состояние в браке, паспортные данные, профессия
Сведения о воинском учете	Звание, категория годности, военкомат по месту жительства
Прием на работу и переводы	Дата, должность, подразделение
Аттестация	Дата, основание
Повышение квалификации	Наименование учебного учреждения, даты
Переподготовка	Специальность, диплом, дата
Награды	Наименование поощрения, дата, документ
Отпуск	Основание, вид отпуска, период
Социальные льготы	Основание, наименование льготы
Доп.сведения	—
Прекращение трудового договора	Дата увольнения, номер приказа, подписи

Личная карта по собственной разработанной форме

Правила ведения бухгалтерского учета из гласят, что первичные учетные документы могут быть составлены предприятием по форме, которую утвердил директор (или иной руководитель) предприятия.

При этом в статье девятой этого же закона содержится перечень обязательных реквизитов первичных форм документов, среди которых:

Наименование формы;
Дата составления данного документа;
Содержание факта хозяйствования;
Название хозяйствующего субъекта, который составил документ;
Величина измерения факта;
Кто совершил сделку и оформил документ;
Подписи лиц, участвующих в создании документа и совершении сделки.

Сверка сведений с военкоматом

Сверка сведений о воинском учете, содержащихся в карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления, осуществляющих первичный воинский учет, проводится не реже одного раза в год.

Дата и время сверки устанавливаются военным комиссариатом (органом местного самоуправления, осуществляющим первичный воинский учет).

В ходе сверки уточняются сведения, указанные в разд. II карточки, а также следующие данные о гражданах:

фамилия, имя и отчество (при наличии);
дата и место рождения;
образование;
должность (профессия);
семейное положение и состав семьи;
состояние здоровья;
прохождение военных сборов;
адрес места жительства (пребывания), номера контактных телефонов.

До начала сверки следует уточнить данные по документам воинского учета и у самого работника.

Отметку о проведении даты сверки проставляют в реквизите «Сверка с военным комиссариатом» простым карандашом следующим образом: «11.01.22 Иванова».

После сверки всех карточек сотрудник военкомата внесет запись об этом в журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных сил.

Чтобы сверить учетные сведения карточек военнообязанных, которые состоят на учете в других военкоматах, в военный комиссариат направляются списки граждан, пребывающих в запасе, по форме, утвержденной в приложении 2 к Приказу Минобороны России от 22.11.2021 № 700. Списки составляются в двух экземплярах. Второй экземпляр списка с указанием регистрационного номера и даты отправки хранится в организации в течение года.

* * *

Итак, в целом сведения из личной карточки Т-2 повторяются в новой карточке 10. При этом в нее включили отметки о датах сверок с документами военнообязанного и данными военкомата, отметки о направлении в военкомат сведений о приеме, переводе и увольнении сотрудника, сведения о водительском удостоверении сотрудника и новый раздел «Дополнительные сведения».

Хранение карточек Т-2

Хранение осуществляется при помощи специальных номенклатурных папок, которые отделяют от личных дел и другой документации, в том числе приказов.

Чаще всего процесс хранения осуществляется в специальном запираемом сейфе. Это требуется для обеспечения безопасности личных данных персонала. За это несет ответственность назначенное лицо, которое чаще всего является начальником кадрового отдела.

Особых правил не установлено, но на практике хранение осуществляют согласно структурным подразделениям. Единственной необходимостью считается разделение картотеки лиц, которые работают сейчас и уже уволенных.

Зачем нужна карточка Т-2

Основное назначение Т-2 — сбор сведений о сотруднике, имеющих значение для кадрового учета. Как только человек устраивается на новую работу, менеджер по персоналу сразу заводит такой документ. Он представлен в форме Т-2 в виде 10 разделов:

Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы.

Все остальные графы кадровик заполняет по мере необходимости. Завершающая запись — об увольнении — вносится в последний рабочий день.

Общие сведения

В первом разделе карточки отражается общая информация, поэтому он самый объёмный – в нём 12 пунктов. Перед ними вносится номер и дата договора с работником. Некоторые сведения в этом блоке вносятся с кодами по различным классификаторам.

Рассмотрим заполнение раздела по пунктам:

Фамилия, имя, отчество.
Дата рождения.
Место рождения (название населённого пункта и ОКАТО).
Гражданство – наименование страны и код по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН). В отношении граждан РФ указывается код «02/1». Часть кода до знака «/» означает раздел ОКИН, в котором содержатся нужные данные. То есть в приведенном примере «02» – код раздела о гражданстве, 1 – Россия.
Данные о знании иностранного языка – наименование и степень владения. Заполняются прописью и по ОКИН. Например, если работник владеет английским на уровне чтения и перевода со словарем, то ставится код «04/016 05/1». Здесь «04/016» – это код английского языка, «05/1» – код владения со словарем.
Образование. Нужно выбрать один из видов, приведённых тут же, на основании документа об образовании. Также вписывается код по ОКИН. Например, высшее профессиональное образование – это код «30/07». Ниже в полях следует указать название образовательного учреждения, наименование, серию и номер выданного им документа, дату окончания, присвоенную квалификацию, направление или специальность и её код по классификатору ОКСО.
Профессия и её код по классификатору ОКПДТР. Если есть дополнительные профессии, их нужно также отразить в этом разделе.
Общий стаж на дату начала работы в организации в годах, месяцах и днях из Трудовой книжки. Рекомендуется при принятии на работу заполнить поля карандашом, поскольку на момент увольнения стаж изменится.
Семейное положение – сведения о браке. Формулировку и код надо взять из ОКИН. Например, для женатого мужчины указывается «Состоит в зарегистрированном браке» и ставится код «10/2».
Сведения о составе семьи. Перечисляются ФИО и даты рождения членов семьи.
Данные паспорта.
Адрес с индексом – по паспорту и фактический (если отличается), дата регистрации и номер телефона.

Как заполнять и вести личную карточку сотрудника в Projecto

Обратите внимание! Карточка сотрудника (профиль) созданы внутри информационной системы для удобства. Занесённые сюда данные не могут заменить официальную форму Т-2 (или формы Т-2 МС/ГС)

Вместе с тем, вся необходимые информация о сотрудниках будет как на ладони. Это удобно и полезно, особенно, когда речь заходит о планировании, постановке задач и управлении командой.

А Projecto – лучший инструмент для управления проектами и задачами.

Какую информацию можно найти, посмотреть или записать в карточке (профиле) сотрудника:

основную информацию – ФИО, логин, пол, дату рождения и начала работы в компании;
информацию о должности – из какого отдела и в каком статусе. Сотрудник может быть соотнесён одновременно с несколькими компаниями и несколькими должностями;
контактную информацию – телефоны (в том числе личные, внутренние и рабочие), email и физические адреса (места жительства).

По желанию кадровой службы, можно добавить ИНН-сотрудника и другую персональную информацию. Видеть её смогут только специалисты кадровой службы и руководители сотрудника.

Профиль пользователя в Projecto

Когда кто-то из членов команды открывает профиль выбранного пользователя, он попадает на специальную страницу со сводной информацией о сотруднике. Как и было сказано выше, персональной информации здесь видно не будет (по крайней мере, всем незаинтересованным лицам).

После подтверждения аккаунта пользователь сможет загрузить изображение для аватара (или своё фото) и изменить пароль. Информацию о сотруднике и его контактные данные может вносить только специалист по кадрам или руководитель (нужен соответствующий уровень доступа в системе Projecto).

На странице со сводной информацией о пользователе можно:

Скопировать ФИО сотрудника. Для этого есть специальная кнопка рядом с аватаром.
Посмотреть время последнего визита и тип устройства, с которого был выполнен вход (приложение для iOS или Android, облачная версия сервиса для ПК).
Написать ему письмо. Для этого достаточно кликнуть на строку с e-mail.
Позвонить на любой из указанных номеров телефона.
Узнать находится ли сотрудник в отпуске (например, в декрете).
Добавить примечание (будет видно только вам), теги (для ускорения поиска и фильтрации) и признак списка избранного.
Настроить оповещения о перемещениях пользователя внутри компании (при изменении должности/места работы) и о дне рождения.
Посмотреть историю изменений профиля.

Но что наиболее интересно для руководителя – он сможет найти все задачи, проекты, события, документы и заметки, с которыми связан конкретный пользователь. Для этого достаточно кликнуть на соответствующей иконке в нижней панели.

Если задач много или они очень сложные, вы сможете отфильтровать их по статусу, роли, времени и приоритетности, просмотреть в виде канбан-доски или календарного графика.

Из того же интерфейса руководитель сможет перейти к постановке новой задачи.

Администратор может назначить или изменить текущие права пользователя (активируются флажками/переключателями):

возможность редактирования контактов,
доступ к системным настройкам,
создание корпоративных проектов,
возможность создания объявлений,
правка корпоративных календарей,
доступ к документообороту,
ограниченный аккаунт.

Что понравится сотрудникам HR и кадровикам – в истории изменения профиля отображаются статусы о смене должности, почти как в личной карточке сотрудника. Например: «Сотрудник утвержден на должность «Аналитик» в отдел «IT-служба» 10.12.2010 г.». Это удобно и понятно.

Список сотрудников

Система Projecto обеспечивает сквозной поиск по аккаунтам, документам, задачам и другим параметрам.

Профили пользователей можно фильтровать по разным критериям: статус работы (активен, уволен), права доступа (кадры, календари, объявления и т.п.).

Можно скачать данные в формате PDF или сохранить как документ XLSX.

Сможет ли Projecto заменить профильный бухгалтерский или кадровый софт? Конечно, нет, но у нас изначально другой путь!

В Projecto очень удобно работать с сотрудниками, отслеживать их продвижение по службе, оперативно просматривать основную информацию, нужную в первую очередь для управленцев. Всё в одно месте и ничего лишнего.

Преимущества ведения личной карточки работника Т-2 в 2024 году

В 2024 году ведение личной карточки работника Т-2 предоставляет ряд нормативных и практических преимуществ для компании и ее сотрудников.

Во-первых, ведение карточки позволяет правильно и аккуратно обрабатывать персональные данные работников. Вся необходимая информация о каждом сотруднике может быть учтена и храниться в электронной форме без использования бумажных документов. Это действительно удобно для кадровиков и налагает меньше обязательств на работников, которым нужно только заполнить карточку и оформить дополнительные согласия, если это необходимо.

Во-вторых, ведение личной карточки работника Т-2 является доказательством в случае судебных споров или конфликтов. Вся необходимая информация заранее указывается и сохраняется в карточке, что позволяет иметь точное и надежное доказательство при необходимости.

Карточка работника Т-2 также позволяет учесть все нормативные сроки и даты, связанные с трудовыми отношениями, такие как даты рождения, даты брака, отпуска и другие важные события. Компания может быть уверена, что все эти даты указаны правильно и не пропущены.

Наконец, ведение карточки работника Т-2 помогает избежать путаницы и недоразумений. Вся информация, касающаяся работника, будет иметься в одном месте и доступна для всех заинтересованных сторон, что помогает избежать возможности ошибок или неправильной интерпретации данных.

Выводящая часть статьи показывает основные преимущества ведения личной карточки работника Т-2 в 2024 году. Работодатели должны обязательно учесть все преимущества этого инструмента и принять решение о его внедрении в своей компании.

Защита прав работника

Ведение личной карточки работника Т-2 в 2024 году должно быть оформлено без нарушения прав работника и с учетом соблюдения законодательства о защите персональных данных. Компании обязаны учитывать, что заполнять и обрабатывать данные, относящиеся к личной жизни работников, могут только после получения письменного согласия.

Кадровики должны быть готовы оформить карточку работника в соответствии с законом, учитывая ряд требований. На карточке необходимо указать персональные данные работника, такие как ФИО, дата рождения, семейное положение (если работник женат или есть дети), место проживания и прочие данные. Кроме того, на карточке необходимо указать данные о трудовой деятельности работника — место работы, должность, даты начала и окончания работы и другие сведения.

Компании обязаны хранить личные данные работников в локальных базах данных, соблюдая требования о конфиденциальности и безопасности персональных данных. Карточки работников должны быть доступны только определенным сотрудникам компании, ответственным за обработку этих данных.

Если работник отказывается оформить карточку или дать согласие на обработку своих персональных данных, компания не может принудительно оформить его карточку и начать вести ее. Однако компания может потребовать от работника предоставления доказательства занятости в командировке или отсутствии на работе. В таком случае работник может оформить карточку в виде отдельного приказа по усмотрению руководства компании.

Данные для заполнения карточки работника Т-2:	Действия по заполнению карточки
Фамилия, имя, отчество	Указать ФИО работника
Дата рождения	Указать дату рождения работника
Место жительства	Указать место проживания работника
Семейное положение	Указать семейное положение работника (если работник женат или есть дети)
Место работы	Указать место работы работника
Должность	Указать должность работника
Дата начала работы	Указать дату начала работы работника
Дата окончания работы	Указать дату окончания работы работника (если применимо)

Личные карточки формы Т-2: учет, сроки хранения, образец.

Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность. Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам. Карточка считается основным документом по учету личного состава. Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения.

Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.

Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.

Кто ведет личные карточки? Форма Т-2 оформляется сотрудниками кадровой службы на основании приказа (или распоряжения) руководителя о приеме на работу.

Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

Общие правила заполнения

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

для ознакомления с записями в трудовой книжке;
для учета военнообязанных.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

за достоверность сведений при приеме на работу;
при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

премирования;
дисциплинарного взыскания;
ухода в отпуск;
внутреннего перевода;
увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Что грозит работодателям при нарушениях в обращении с формами Т-2?

Отказ от ведения и ошибки в заполнении не повлекут никаких последствий. Но их следует ожидать при выявлении следующих фактов:

1. Не выполнялись требования к хранению персональных данных сотрудников, что привело к случайному или преднамеренному доступу к ним посторонних лиц.

Согласно КоАП РФ (статья 13.11, пункт 6), предусмотрено наказание в виде штрафа: до 40 тысяч рублей — для ИП, до 100 тысяч рублей — для организаций.

2. Не соблюдался порядок работы с документами, находящимися в архиве.

Согласно КоАП РФ (статья 13.20), предусмотрено наказание в виде штрафа в размере до 10 тысяч рублей.

Постановлением Правительства РФ 336 от 10.03.22 в 2022 году на надзорные проверки установлен мораторий.

Но работодатели обязаны все равно вести кадровое делопроизводство как положено. Если сотрудник узнает, что данные его личной карточки попали к третьим лицам, то вправе обратиться в прокуратуру. В этом случае может быть проведена внеплановая проверка, а работодатель привлечен к ответственности.

Уровни образования (образовательные цензы)

Уровень образования	Что он означает	Код по ОКИН
Начальное (общее) образование	Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования)	02
Основное общее образование	Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство	03
Среднее (полное) общее образование	Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство	07
Начальное профессиональное образование	Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство	10
Среднее профессиональное образование	Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом	11
Неполное высшее образование	Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение	15
Высшее образование	Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом	18
Послевузовское образование	Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом	19

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт лОбразование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.

ПУНКТ 7. лПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.

ПУНКТ 8. лСТАЖ РАБОТЫ». Стаж — общий, непрерывный и дающий право на льготы — рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы — первая будет состоять из дат приемов, а вторая — из дат увольнений. Следующий шаг — из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет лна разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев — 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться лПравилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается.

ПУНКТ 9. лСОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.

Порядок хранения личных карточек уволенных работников

В день увольнения сотрудника в личной карточке производится последняя запись — о выдаче трудовой книжки на руки. Затем специалисты кадровой службы должны изъять личную карточку сотрудника из общей картотеки и подготовить к передаче в архив.

Перед тем, как отправить личные карточки на хранение, их нужно систематизировать ─ сформировать отдельное дело с личными карточками уволенных сотрудников, которое будет закрыто после окончания календарного года. Личные карточки уволенных работников систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий (п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Требования к формированию и оформлению дел содержатся в п. 4.19-4.26 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, и в разделах 1.1.2 и 1.2 Методических рекомендаций к Правилам.

Раздел лСведения о воинском учете»

Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные — это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.

В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте — матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.

Нюансы заполнения

Кто должен вести личные карточки

Карточки должны вести на своих работников организации любых форм собственности и любой численности, а также ИП с работниками. Даже если у работодателя всего 1-2 сотрудника, непременно нужно завести на них личные карточки.

Роструд указывает на то, что руководство или кадровая служба предприятия обязаны создать личную карточку на каждого человека, с кем возникли трудовые отношения. Создается форма при приеме на работу, а далее данные в нее включаются за весь срок работы у работодателя. Вносится следующая информация:

фамилия, имя, отчество физического лица и все индивидуальные данные;
данные, где зарегистрирован и проживает сотрудник и его контактный телефон;
уникальный номер сотрудника;
ИНН (если имеется) и СНИЛС;
дата и номер трудового соглашения;
профессия;
уровень образования;
состав семьи;
трудовой стаж;
военная обязанность;
кадровые перемещения на предприятии (назначения на иную должность, взыскания и награждения);
информация об аттестации (если необходимо).

Общепринятые сокращенияназваний адресных объектов

Типыадресных объектов	Сокращ.	Типы адресных объектов	Сокращ.
Автономный округ	АО	Слобода	сл.
Автономная область	Аобл.	Станция	ст.
Город	г.	Хутор	х.
Край	край	Аллея	аллея
Область	обл.	Бульвар	б-р
Республика	Респ.	Въезд	въезд
Район	р-н	Дорога	дор
Улус	Ул	Животноводческая точка	жт
Поселок городского типа	пгт	Заезд	заезд
Рабочий (заводской) поселок	рп	Квартал	кв-л
Курортный поселок	кп	Кольцо	кольцо
Дачный поселок	дп	Линия	линия
Волость	волость	Набережная	наб.
Аал	аал	Парк	парк
Выселки (ок)	выс.	Переезд	переезд
Аул	аул	Переулок	пер.
Поселок сельского типа	п.	Планировочный район	п/р
Железнодорожная будка	ж/д будка	Площадка	пл-ка
Деревня	д.	Площадь	пл.
Поселок и (при) станция (и)	п/ст.	Починок	починок
Железнодорожная казарма	ж/д казарма	Проезд	проезд
Железнодорожный пост	ж/д пост	Просек	просек
Железнодорожный разъезд	ж/д рзд.	Проселок	проселок
Железнодорожный остановочный (обгонный) пункт	ж/д оп	Проспект	пр-кт
Проулок	проулок
Железнодорожная станция	ж/д ст.	Разъезд	рзд
Промышленная зона	промзона	Станица	ст-ца
Село	с.	Территория	стр.
Заимка	заимка	Строение	тер.
Казарма	казарма	Тракт	тракт
Кишлак	к.	Тупик	туп.
Местечко	м.	Улица	ул.
Микрорайон	мкр.	Участок	уч-к
Населенный пункт	нп	Шоссе	ш.
Остров	остров

Обязанности работодателя по воинскому учёту

Нужны ли карточки сотрудников современной организации

Тот факт, что личные карты работников стали необязательными, ни в коем случае не уменьшает их значимости.

На самом деле, наличие специальных карточек учета – отличная идея. Для любого учреждения, в котором более одного сотрудника, нужны удобные инструменты ведения картотеки по кадрам.

В электронном виде они будут или в бумажном, на самом деле не так важно. Тут кому как удобно

Ведь цель изначально была не в официальной отчётности или статистике. Каждая карточка – это своего рода досье на сотрудника, такое точно нужно было унифицировать. Она содержит:

паспортные данные и идентификаторы (ИНН, СНИЛС и т.п.);
отношение к военной службе, является ли он военнообязанным (мало ли, вдруг сотрудника призовут на сборы или этот человек «уклонист»);
знание иностранных языков (может быть полезно для командировок и встреч с иностранными партнёрами);
состав семьи;
стаж трудовой деятельности (общий и конкретно в вашей организации);
сведения о квалификации и образовании;
данные об отпусках (в том числе декретном или по уходу);
социальные льготы;
наличие прав на управление транспортными средствами;
награды и поощрения;
информация о приеме на работу и об увольнении (номер трудового договора; по какой статье уволен).

Достаточно потратить несколько минут на изучение, и вы сможете получить общий портрет конкретного сотрудника на основании этих сведений.

Форма карточки

Итак, сейчас воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется по карточкам гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (далее – карточка). Эта форма 10 приведена в приложении 22 к Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, утвержденной Приказом Минобороны России от 22.11.2021 № 700.

Карточка содержит четыре раздела:

I. Общие сведения.

II. Сведения о воинском учете.

III. Дополнительные сведения.

IV. Сведения о приеме и увольнении (переводе).

Карточка заполняется на основании:

удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – для призывников;
военного билета офицера запаса (военный билет; временное удостоверение, выданное взамен военного билета офицера запаса; временное удостоверение, выданное взамен военного билета; справка взамен военного билета) – для военнообязанных;
предоставленных работником сведений об образовании, о месте работы, должности, месте жительства или месте пребывания (на срок более трех месяцев), семейном положении и др.

Карточки формируются и ведутся работником, осуществляющим ведение воинского учета в организации, в электронном и в бумажном виде.

В бумажном виде карточка заполняется чернилами (шариковой ручкой) черного, фиолетового или синего цвета четким, разборчивым почерком без помарок и неустановленных сокращений. Записи о семейном положении, адресе места жительства (места пребывания), в том числе фактического, номере телефона производятся карандашом.

Личная карточка работника (Форма Т-2). Образец заполнения

Как заполнять

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения).

На место заголовка дела вписываются Ф. И. О. работника полностью в именительном падеже. Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Номер дела переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников. Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Личное дело ведут не «вместо», а «вместе» с личной карточкой. Последняя в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т. е. в номенклатуре дел это будут разные дела.

Количество листов и номер описи по личному составу, в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение трех лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).