Минтруд разъяснил некоторые вопросы электронного кадрового документооборота

Простой интерфейс для цифрового взаимодействия

CNews: Какой методологической подготовки требует внедрение КЭДО? Как вовлечь работников в цифровое взаимодействие, как сделать его легким и удобным?

Артём Пермяков: Сначала нужно определить, что такое электронный кадровый документооборот, какие документы будут использоваться в КЭДО, какие в нем участвуют подразделения, выпустить положение о кадровом электронном документообороте. Дальше это положение необходимо ввести в действие приказом, после чего можно уведомить работников о том, что на предприятии вводится электронный кадровый документооборот. Надо получить согласие сотрудников на электронный документооборот. После этого можно его начинать.

«Для вовлечения работников в цифровое взаимодействие необходим простой интерфейс — сфокусированный на потребностях пользователя личный кабинет, который позволяет быстро освоить подписание электронных документов и закрывает потребности сотрудников по получению корпоративных сервисов»

Как эту процедуру можно провести в электронном виде (на примере Directum HR Pro). Сотрудник получает sms или сообщение в мессенджере с предложением зайти в личный кабинет. Там ему предлагается акцептовать оферту — соглашение участников электронного взаимодействия — и согласиться на выдачу облачного сертификата УНЭП. Это нужно для того, чтобы начать использовать подпись. Согласно 63-ФЗ, простую и усиленную неквалифицированную электронную подпись можно применять только при согласии участников электронного взаимодействия.

Сотрудник совершает конклюдентное действие, введя полученный на телефон код. Таким образом он акцептует оферту и выражает согласие на получение сертификата согласно ГК РФ. После этого он может подписывать любые документы УНЭПом. Первое, что он подписывает, — приказ о введении электронного кадрового документооборота, согласие на электронный КЭДО и только затем переходит на документы, связанные с работой.

Чтобы вовлечь работников в цифровое взаимодействие, в первую очередь необходим простой интерфейс — это не многофункциональная перегруженная СЭД, а сфокусированный на потребностях рядового пользователя личный кабинет, который позволяет быстро освоить подписание электронных документов и закрывает потребности сотрудников по получению корпоративных сервисов.

Это своего рода корпоративные «госуслуги»

Работника важно информировать о выгодах электронного документооборота, демонстрировать его простоту и удобство. В вовлечении в цифровое взаимодействие может помочь и геймификация

Список литературы

1. Аббасова Е.В., Васильев В.А. Трудовое право в цифровой реальности: проблемы интеграции // Российская юстиция. 2019. N 4. С. 16 — 18.

2. Абалдуев В.А., Колобова С.В. Трудовая книжка работника: правовые вопросы документирования трудовых отношений (учебно-практический комментарий). Саратов: ПАГС, 2004.

3. Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу N 33-15689/2018 // Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

4. Глотова С.А. Работа Минтруда России по переводу кадровых документов в электронный вид // Делопроизводство. 2019. N 3. С. 58 — 62.

5. Еремин В.В. Формы трудового договора в российской практике применения труда работников // Трудовое законодательство России и практика его применения в современных экономических условиях: Сб. науч. трудов. Саратов: СГЮА, 2017. С. 32.

6. Колобова С.В. Факт трудовых отношений устанавливается в суде // Современное право. 2014. N 6. С. 79 — 84.

7. Колобова С.В. Документационное оформление трудовых отношений: некоторые проблемы и судебная практика // Делопроизводство. 2019. N 4. С. 105 — 112.

8. Колобова С.В., Сергеенко Ю.С. Трудовое право России: Учеб. М.: Юстицинформ, 2018.

9. Лазарев В.К., Попонов Ю.Г. Трудовые книжки рабочих и служащих. М., 1989. С. 3.

10. Об электронной подписи: Федер. закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (в ред. от 23.06.2016) // Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

11. О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде: Федер. закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ // Российская газета. 2019. 19 дек.

12. Определение Верховного Суда РФ от 23.04.2010 N 5-В09-159 // Бюллетень Верховного Суда РФ. 2010. N 12.

13. О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками: проект Федер. закона N 859678-7. URL: https://sozd.duma.gov.ru/bill/859678-7 (дата обращения: 18.11.2019).

14. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 — 2030 годы: утв. Указом Президента РФ от 09.05.2017 N 203 // Собрание законодательства РФ. 2017. N 20. Ст. 2901.

15. Цифровая экономика Российской Федерации: паспорт национальной программы (утв. Президиумом Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и национальным проектам, Протокол от 24.12.2018 N 16) // Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

10 февраля 2020 г. Госдума приняла в первом чтении проект об эксперименте с электронными кадровыми документами. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_207705/dc5593efe728fc286bbc53037097894c06d779d5/.

Связанные статьи:

Актуальные вопросы введения электронных трудовых книжек (86.7%)
Искусственный интеллект и трудовые отношения: социальные перспективы и тенденции правового регулирования (61.3%)
Применение блокчейн-технологий в сфере труда (61.3%)
Информирование работника с помощью электронных ресурсов работодателя (53%)
Правовые аспекты применения локальных систем электронного документооборота для регулирования трудовых отношений (53%)
К вопросу о совершенствовании системы статистического учета обращений в суд на начальном этапе уголовного судопроизводства в цифровую эпоху (RANDOM — 8.3%)

Разработка и утверждение внутренних нормативных документов

Для обеспечения легитимности перехода требуется проработка внутренних нормативных документов. Вот некоторые советы по требуемым документам.

Положение о кадровом электронном документообороте может быть, как самостоятельным документом, так и расширением положения об электронном документообороте, если оно принято в компании. Положение об электронном кадровом документообороте должно содержать следующую информацию:

информационные системы, в которых будет осуществляться кадровый документооборот;
порядок доступа к этим информационным системам;
область действия и охват, то есть перечень видов кадровых электронных документов, перечень кадровых процессов электронного документооборота, а также категории работников (в том числе дистанционных), с которыми будет осуществляться электронный кадровый документооборот;
порядок и срок уведомления работников о переходе на электронный кадровый документооборот;
дата начала применения в организации;
порядок работы с электронными документами — срок и периодичность подписания документов, случаи в которых допускается применение бумажных документов, порядок предоставления документов работнику, а также оформления обращений сотрудником.

Положение об электронной подписи

Законодательное регулирование электронного документооборота с электронной подписью осуществляет Федеральный закон от 6.04.2011 № 63-ФЗ. При использовании неквалифицированных электронных подписей для сотрудников в организации рекомендуется дополнительно определить типы используемых подписей, правила и порядок выпуска в случае применения простых и неквалифицированных электронных подписей, правила проверки электронной подписи, а также требования к соблюдению конфиденциальности.

Соглашение с сотрудником о переходе на электронный кадровый электронный документооборот подписывается в бумажной форме. При этом, согласно трудовому кодексу, работодатель может перейти на электронный документооборот, если более половины сотрудников выразят на это свое согласие. Для вновь принимаемых сотрудников соглашение может быть частью трудового договора или его приложением. Можно подписать соглашение усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудника.

Как устранить бюрократический барьер и повысить престиж компании

CNews: Какой эффект даст онлайн-трудоустройство распределенным компаниям с дистанционными работниками?

Артём Пермяков: Раньше при подключении удаленного сотрудника в другом городе только на подписание документов, которые ему доставлялись курьером, уходило порядка пяти тыс. рублей. Сейчас затраты на подключение сотрудника сводятся к стоимости одной лицензии на программное обеспечение. Обычно это меньше тысячи рублей. Таким образом, только на подписании договора достигается пятикратная экономия.

Сотрудник просто заходит в информационную систему работодателя и подписывает документы. Ему не нужно ехать в офис, ждать, сводится к минимуму вероятность ошибки. Теперь это нормальная практика.

Кроме того, устранение бюрократических барьеров серьезно повышает престиж организации, создается образ современной компании. Все кадровые документы остаются буквально в кармане у сотрудника — они всегда под рукой в мобильном телефоне.

CNews: Какие электронные подписи необходимы для КЭДО? Где допускается применение неквалифицированной электронной подписи? Где получить ЭП для документооборота?

Артём Пермяков: Виды электронных подписей для КЭДО определяет № 377-ФЗ. Работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) — для подписания любых документов. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) также может использоваться работодателем для подписания кадровых документов. Но есть важные исключения. Трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности, приказ о дисциплинарном взыскании и др. высокорисковые документы могут подписываться только УКЭП. Оба этих вида подписи используют алгоритмы шифрования. Разница в том, что УНЭП выпускается неаккредитованным удостоверяющим центром, и цена такой подписи на порядок ниже, чем цена УКЭП.

Для работника законом определены такие виды подписи: УКЭП (достаточно дорогое удовольствие для массового работника), УНЭП (более доступный вариант), простая ЭП («логин-пароль» — не предполагает использования криптографии и условно бесплатна). ПЭП может использоваться для нерисковых документов — заявлений на отпуск, приказов о работе в выходные дни и пр. ПЭП на госпортале «Работа в России» — подвид простой подписи. Кроме того, сейчас в разгаре эксперимент по использованию государственной подписи Госключ.

CNews: Чем «государственные» подписи отличаются от «канонических» УКЭП и УНЭП?

Артём Пермяков: Давайте разберем, как устроено подписание на «Работе в России». Авторизовавшись через госуслуги, сотрудник может подписывать любые кадровые документы, но только на этом портале. При этом возможности проконтролировать, подписал ли сотрудник документ, у работодателя нет. Кроме того, на этом портале невозможно адаптировать шаблоны документов, автоматизировать процессы, и это еще один интерфейс, который сотрудникам необходимо осваивать. Функциональность его очень ограничена и не закрывает даже минимальных потребностей заказчика.

По поводу «Госключа». Для его использования потребуется установить приложение и получить сертификат для неквалифицированной электронной подписи — её выдает государственный удостоверяющий центр. Как будет выглядеть процесс подписания кадровых документов в этом случае? Документы, сформированные в кадровой системе работодателя, отправляются через СМЭВ в инфраструктуру электронного правительства, после чего пользователь увидит документы в «Госключе» и уже там сможет их подписать. Такое приложение дает только самый минимум необходимых функций, не поддерживает автоматизации процессов.

Тем не менее, мы выступаем за применение различных видов ЭП и интегрируем в свой продукт возможности и портала «Работа в России», и приложения «Госключ», т.к. считаем, что это направление будет развиваться. Но как наиболее оптимальный вариант мы рекомендуем использовать усиленную квалифицированную подпись со стороны работодателя и усиленные неквалифицированные облачные электронные подписи для работников.

Эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота

5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью

Эксперимент по внедрению обязательного КЭДО представляет интерес для многих работодателей, поскольку в период пандемии им приходится подписывать кадровые документы с работниками дистанционно. Кроме того, это совпало с проводимой государством последовательной цифровизацией многих сфер жизни, в том числе сферы социально-трудовых отношений. Например:

большинство госуслуг теперь можно получить в режиме онлайн;
трудовые книжки для впервые устроившихся на работу сотрудников с 1 января 2021 года оформляются только в электронном виде;
при проведении проверок надзорные органы всё чаще запрашивают электронные документы и т.д.

Изначально планировалось, что эксперимент будет завершён 31 марта 2021 года, однако затем его продлили до 15 ноября 2021 года. Результатом эксперимента стали изменения в трудовом законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.

История внедрения iКЭДО ООО «Астрал Софт»

Как мы сэкономили 1 213 000 ₽ за один год

Подробнее

Тренд на удаленные проверки

Еще одним сигналом о неминуемой цифровизации кадрового делопроизводства является унификация документов, связанных с работой.

1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, закрепляющий единые форматы электронных документов.

Если раньше их можно было оформлять в любом удобном виде, то теперь нужно следовать принятым стандартам.

Кстати для компаний, которые используют продвинутые платформы КЭДО, это новшество не добавило хлопот – форматы документов изменились в соответствии с законодательством прямо в сервисах.

Унифицированные формы документов – это подготовка к автоматизации проверок трудовой инспекцией.

Одинаковая структура файлов позволит государственным системам легко распознавать и обрабатывать данные, автоматически выявляя нарушения трудового законодательства.

Вероятно, скоро предоставление документов в электронном виде для контроля ГИТ станет обязательным – независимо от того, перешла ли компания на КЭДО.

И тогда для тех, кто использует бумажные документы, ведение двойного документооборота станет экономически нецелесообразным: проще перевести весь документооборот в цифровой вид.

Возможно, надзор в сфере трудовых отношений будет развиваться по пути налогового контроля.

Сейчас в России проходит эксперимент по налоговому мониторингу – новой форме взаимодействия бизнеса и ФНС, который предусматривает онлайн-доступ специалистов налоговой к учетным системам компании.

Вместо выездных проверок инспекторы изучают данные удаленно и сразу уведомляют о наличии нарушений. Точно так же инспекторы ГИТ смогут подключаться к системам КЭДО компаний и в режиме реального времени мониторить выполнение требований трудового законодательства.

Пока использование кадровых электронных документов – добровольное решение и для компаний, и для работников.

Однако мнение Минтруда и подготовка к автоматизации контрольных мероприятий в сфере трудовых отношений – подтверждают заметный курс на всеобщую и обязательную цифровизацию кадрового делопроизводства.

«КЭДО ускоряет процессы и исключает риск ошибок»

CNews: Какие выгоды и преимущества получают от КЭДО работники и работодатели?

Артём Пермяков: Работодатель получает выгоду, в первую очередь, за счет ускорения процессов, экономии времени. Отказ от бумажных документов — небольшая доля преимуществ электронного кадрового и организационно-распорядительного документооборота. Хотя в свете последних скачков цен на офисную бумагу отказ от нее трудно назвать малым преимуществом.

Основной эффект дает именно ускорение процессов. В случае бумажных документов сотрудник отрывается от основной работы: он вынужден оформлять документы, подписывать их у руководителя и кадровика, исправлять возможные ошибки в заявлении, переписывать. На всё это тратится очень много времени.

«Перевод кадровых документов в электронный вид — популярное направление. Это соответствует тренду удаленной работы, отвечает потребностям территориально-распределенных компаний.»

Если исходить из среднего количества кадровых документов на одного сотрудника, а это четырнадцать документов в год, тридцать минут на контроль и подписание каждого из них, то на выходе мы получим семь-восемь часов в год на каждого работника. То есть просто на переводе кадровых документов в «цифру» компания из тысячи человек снижает свои затраты примерно в три-четыре раза.

Если до внедрения электронного кадрового документооборота компания со штатом в одну тыс. сотрудников тратила на работу с бумажными документами около четырех млн руб. в год, то после его внедрения затраты снижаются с четырех до одного млн руб.

Если говорить о сложных процессах вроде организации отпусков, эффект получается еще более значительным — со снижением затрат до десяти раз.

Что можно делать с помощью кадрового ЭДО

ТК РФ разрешает вести ЭДО в большинстве кадровых
ситуаций, в том числе, когда необходимо собрать личные
подписи. Например, получить документы соискателя на вакансию,
ознакомить сотрудника с должностной инструкцией, оформить
согласие на командировку.

Подать заявление, отправить уведомление или сообщение через КЭДО
могут как работники, так и соискатели. Датой поступления
документов работодателю считается следующий рабочий день после
отправки.

Скан бумажного документа — это цифровая копия. Электронный
документ, подписанный ЭП с соблюдением нормативных
требований, считается оригиналом. Дублировать его
на бумаге и получать личную подпись работника
не нужно.

По нельзя
перевести в цифровой формат следующие документы:

Трудовую книжку.
Акт о расследовании несчастного случая.
Приказ (распоряжение) об увольнении работника.
Документы, подтверждающие прохождение инструктажей
по охране труда.

Эти документы продолжают оформлять на бумаге. Трудовую
книжку — при условии, что работник не захотел перейти
на электронную трудовую книжку.

Позиция по расчетным листкам меняется

В письме Минтруда от 20 января 2023 года № 14-6/ООГ-296 говорится, что информировать работника о составных частях заработной платы в электронном виде могут только те компании, которые перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Раньше (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) ведомство указывало на возможность использовать любую форму извещения без ограничений.

Единственным требованием было, чтобы она закрепляласьв локальном нормативном акте.

Любопытно, что ранее столичная Государственная инспекция труда (ГИТ Москвы) допускала возможность рассылать расчетные листки с помощью мессенджеров, если такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ЛНА (письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).

Хотя Роструд признавал, что нормами действующего законодательства выдача работникам расчетных листков с помощью мессенджера WhatsApp не предусмотрена.

Однако в конце 2022 года в ТК добавлена статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» (введена законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

После изменений в ТК мнение Минтруда изменилось.

Теперь официальная позиция ведомства состоит в том, что «извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства за исключением случаев, когда в организации ведется электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1-22.3 Кодекса».

Стоит понимать, что в письме отражено мнение Минтруда – оно носит разъяснительный характер, но не имеет силу закона. В ТК нет прямого запрета на применение электронных расчетных листков работодателями, которые не перешли на КЭДО.

В нем указывается лишь то, что порядок и форма расчетного листка должны быть прописаны в локальном нормативном акте. Чаще всего это «Порядок внутреннего трудового распорядка» (ПВТР).

Если в этом документе указано, что компания рассылает листки с помощью электронной почты, и все сотрудники с ним ознакомлены – нарушения действующего законодательства нет.

Подавляющее большинство компаний рассылает расчетные листки по электронной почте. Например, многие предприятия используют 1С, где формирование и отправка листка на почту сотруднику происходит автоматически.

Сервисами КЭДО на сегодня пользуется около 1 млн работников в России из более чем 55 млн сотрудников различных компаний. Извещение их о составе заработной платы обязательно для любого работодателя.

А значит, законодательное закрепление позиции Минтруда сделает нарушителями больше 90% компаний. И это станет ощутимым стимулом для перехода на КЭДО.

Преимущества КЭДО

Исключение операционных ошибок. Электронная система забирает на себя типовые процессы, благодаря чему вероятность ошибок человеческого фактора значительно снижается.
Экономия финансовых средств. КЭДО позволяет исключить затраты на бумагу, логистику, расходные материалы и т.д.
Снижение загрузки сотрудников. Система значительно ускоряет работу с документами, оптимизирует учет сотрудников, благодаря чему кадровик получает больше времени для выполнения других задач.
Укрепление HR-бренда. КЭДО выстраивает в компании удобные коммуникации между работниками и руководством, повышая тем самым лояльность персонала.
Возможность удалённой работы. Благодаря цифровому пространству для обмена документами не требуется личное присутствие сотрудника.

Как осуществляется взаимодействие посредством электронного кадрового документооборота

Для взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота потребуется электронная подпись. В рамках этого взаимодействия работник (лицо, поступающее на работу) может отправлять вам заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется ЭКДО. Он вправе направлять их в ваш адрес через информационную систему, которой пользуетесь вы. Такие документы считаются полученными вами на следующий рабочий день после направления. Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать (направить):

в письменной форме;
в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя (если работодатель использует собственную информационную систему);
через цифровую платформу «Работа в России» (если работодатель использует ее).

По этому заявлению вы обязаны безвозмездно предоставить работнику такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе. А если в отношении этих документов осуществляется ЭКДО, такие электронные документы предоставьте способом, указанным в заявлении работника:

в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
в форме электронного документа. Например, разместите его в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России», если используете ее в целях осуществления ЭКДО.

Срок предоставления — не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий. По заявлению работника вы обеспечиваете его доступ к документам, подписанным простой электронной подписью работника в вашей информационной системе. С этой целью электронные документы направляйте в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг в порядке, предусмотренном Правительством РФ. На цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается:

фиксация фактов получения работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронных документов;
возможность выгрузки электронных документов;
возможность взаимодействия с информационной системой работодателя для автоматизированной выгрузки электронных документов, созданных с помощью цифровой платформы «Работа в России», и автоматизированной загрузки на цифровую платформу электронных документов, созданных с использованием информационной системы работодателя.

На цифровой платформе «Работа в России» электронные документы хранятся в подсистеме «Электронный кадровый документооборот». Работник (лицо, поступающее на работу) и работодатель могут получить доступ к ним через подсистемы «Личный кабинет соискателя (работника)» и «Личный кабинет работодателя». Регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» утверждается Минтрудом России. Доступ к электронным документам, созданным и подписанным посредством подсистемы «Электронный кадровый документооборот», может обеспечиваться в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг. Порядок доступа работника к электронным документам, созданным с использованием цифровой платформы «Работа в России», через единый портал государственных и муниципальных услуг устанавливает Правительство РФ.

Учтите: положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, а также положения п. 61 Правил функционирования цифровой платформы в части, касающейся использования единого портала госуслуг, применяются с 01.09.2022.

С 1 марта 2023 г. электронные документы необходимо создавать в соответствии с едиными требованиями к составу и форматам электронных документов. Их установит Минтруд России по согласованию с Минцифры России и Росархивом.

Как перейти на КЭДО

Необязательно сразу переводить все имеющиеся кадровые документы в информационную систему, можно начать с самых популярных или самых простых. Это позволит вам постепенно адаптировать работников к новому формату взаимодействия и провести своего рода практическое обучение. Когда кадровик и другие сотрудники войдут в ритм и перестанут испытывать сложности, можно будет оцифровать оставшиеся внутрикорпоративные документы и полноценно переводить учет персонала в систему.

Что нужно сделать, чтобы навсегда уйти от бумажного хаоса и автоматизировать кадровое делопроизводство? Рассмотрим основные шаги:

Определить список документов, подлежащих цифровизации;
Составить регламент работы с информационной системой КЭДО, порядок перехода на неё;
Уведомить работников и получить от них согласия/отказы;
Выбрать и внедрить систему для цифровизации документооборота;
Выпустить ЭП для пользователей данной системы;
Провести обучение для сотрудников.

Кроме того необходимо назначить ответственного сотрудника, который будет курировать проект внедрения системы КЭДО. Для этого нужно составить и утвердить приказ, в котором будут чётко прописаны все обязанности ответственного.

Все расходы, связанные с внедрением и эксплуатацией системы, берёт на себя работодатель, в том числе выпуск электронных подписей для всех пользователей. Для сотрудников пользование системой должно быть бесплатным. Если у сотрудника уже имеется собственная ЭП, переоформлять её не нужно, он сможет ей пользоваться.

Когда вы успешно преодолеете все стадии перехода на электронный документооборот, потребуется некоторое время, чтобы адаптироваться и начать полноценную работу с системой. Как правило, на это не требуется много времени, так как большинство современных ПО интуитивно понятны и удобны в использовании. Подготовьте для сотрудников образец заполнения документов, проведите дополнительное обучение, если потребуется, и в дальнейшем вам останется только наслаждаться простотой и скоростью работы с кадровыми документами.

Преимущества КЭДО: плюсы и минусы для работников

Среди преимуществ решения в первую очередь выделяют экономию бюджета. КЭДО позволяет отказаться от бумажных носителей и, тем самым, снизить затраты на покупку расходных материалов (например, на заправку картриджа для принтера), логистику и организацию архива. Также КЭДО способствует снижению трудозатрат. Система помогает сократить время на поиск, передачу и подписание документов. Сотрудник может подписать документ за 1 минуту и с любого устройства (в том числе и с мобильного), просто отправив его в системе согласующему. Работник получит уведомление и подпишет документ электронной подписью. Кроме того, КЭДО позволяет предприятиям исключить человеческий фактор и снизить ошибки при формировании и подписании документов, а также выстроить оперативную коммуникацию с удаленными сотрудниками с помощью слаженной организации дистанционного взаимодействия. В целом решение существенно экономит рабочее время сотрудников. В систему можно загрузить шаблоны всех необходимых типов документов, в дальнейшем не придется тратить время на их формирование. В любой момент работник может посмотреть, на какой стадии находится документ, что позволяет полностью контролировать движение и подписание документов, обеспечивая тем самым прозрачность процессов.

Среди минусов КЭДО можно выделить дополнительные расходы компании на оформление электронных подписей работникам, волнения среди сотрудников компании с переходом на новое решение. Для работодателя это небольшая головная боль, поскольку необходимо будет переобучить персонал, что может также вызвать негативные настроения в коллективе. Это незначительные проблемы, которые требуют времени и внимания, но вполне решаемы, поскольку эффект от внедрения КЭДО в компании будет очевиден: новые возможности в оптимизации бизнес-процессов, ускорение подписания документов, повышение производительности сотрудников, организация взаимодействия с удаленными работниками и др.

Документальная подготовка КЭДО

Переход на кадровый ЭДО требует издания определенных приказов и положений по организации, а также получения согласия сотрудников (рис. 3, 4).

Если работодатель принял решение о переходе на КЭДО, ему необходимо:

Издать локальный нормативный акт (ЛНА) о введении кадрового ЭДО (например, положение или приказ работодателя). ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
Разработать Положение о кадровом ЭДО. Этот ЛНА регулирует порядок ведения кадрового электронного документооборота у работодателя. ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза при его наличии (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).
Уведомить работников о введении кадрового ЭДО и получить их письменное согласие. Исключение — работники, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату, их уведомлять и получать согласие не требуется. Относительно таких работников кадровый ЭДО ведется по умолчанию в случае его применения работодателем.

Важно учитывать, что кадровый ЭДО можно применять только в отношении работников, которые согласны на его ведение (рис. 4, 5)

Если работники не давали согласия на переход или отказались от перехода, то работодатель должен вести кадровые документы таких работников в бумажном виде, как и прежде. Впоследствии работники могут передумать и согласиться на переход на кадровый ЭДО. Если работник дал согласие на переход на КЭДО, отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством.

Рис. 4. Список «Согласия на присоединение к КЭДО»

Рис. 5. Отправленный документ «Согласие на присоединение к КЭДО»

для разработки на их основании своих локальных нормативных актов и более подробно ознакомиться с разъяснением законодательства, регулирующим кадровый электронный документооборот.