Нестационарное рабочее место

Как открыть обособленное подразделение

Для открытия обособленного подразделения необходимо выполнить следующие шаги:

1. Принять и оформить решение об открытии ОП (можно ограничиться приказом произвольной формы, зафиксировав в нём дату и цели создания подразделения, адрес его местонахождения и вид).

2. Принять на работу (назначить на должность) руководителя подразделения, наделить его полномочиями.

3. Создать оборудованные стационарные рабочие места.

4. Принять на работу сотрудников, указав в трудовых договорах с ними место работы – адрес ОП.

5. Начать работу (ведение деятельности) подразделения.

6. Разработать положение, регламент и т. п., регулирующий работу подразделения.

7. Уведомить ФНС о создании ОП, подав Сообщение по форме С-09-3-1.

8. Желательно выбрать программу для бухгалтерского и налогового учёта данных по обособленным подразделениям, создать и настроить подразделение в программе

Чтобы зарегистрировать подразделение, нужно подать заявление в местную налоговую инспекцию, указав всю необходимую информацию о подразделении – адрес и назначение. Помните, что при регистрации обособленного подразделения необходимо понимать, что его статус отличается от статуса филиала или представительства: обособленное подразделение действует в соответствии со своей собственной уставной документацией и проводит налоговые операции самостоятельно.

Решение о создании обособленного подразделения

Обычно, решение о создании обособленного подразделения принимается на уровне единоличного исполнительного органа (например, генерального директора), так как именно он отвечает за текущую деятельность организации.

В приказе о создании обособленного структурного подразделения, руководитель может указать мероприятия по созданию подразделения, определить ответственных за них лиц и установить сроки создания подразделения.

Назначение руководителя обособленного подразделения

Руководитель обособленного подразделения назначается юридическим лицом, на базе которого оно создаётся, и действует на основании доверенности от указанного юридического лица.

Основные обязанности руководителя обособленного подразделения:

• общее руководство и управление деятельностью вверенного обособленного подразделения;

• заключение, изменение, расторжение договоров, связанных с деятельностью обособленного подразделения;

• ведение переговоров с контрагентами в рамках деятельности обособленного подразделения;

• издание и подписание различных кадровых документов, касающихся обособленного подразделения;

• ведение трудовых книжек, личных карточек, документов воинского учёта сотрудников обособленного подразделения;

• подписание учётных и финансовых документов обособленного подразделения;

• представление интересов обособленного подразделения в контролирующих и других органах и организациях.

Оборудование рабочих мест ОП

Обособленное подразделение – это любое территориально обособленное от компании подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом:

• достаточно хотя бы одного оборудованного рабочего места в ОП;

• рабочее место должно быть создано на срок более 1 месяца вне зависимости от того, кто будет на нём трудиться и в каком режиме (постоянно или временно);

• рабочее место должно быть подконтрольно организации;

• на работу в ОП должен быть принят хотя бы один сотрудник.

Помните, что ОП регистрируется в ФНС при наличии признаков ОП:

• территориальной обособленности;

• наличия оборудованных рабочих мест.

Постановка на учет обособленного подразделения

Если организация открыла обособленное подразделение, то необходимо поставить его на учёт в ИФНС. Для этого в ИФНС по месту нахождения ОП подаётся уведомление о постановке на учёт обособленного подразделения по форме С-09-3-1. Факт регистрации обособленного подразделения в налоговой инспекции подтверждается уведомлением о постановке на учёт в налоговом органе (форма N 1-3-Учет, утверждённая Приказом ФНС от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@). Налоговая инспекция должна поставить обособленное подразделение на учёт в течение 5 рабочих дней со дня получения от организации уведомления.

Правила постановки на учет

Для осуществления деятельности компания должна встать на учет по адресу обособленного подразделения. Для постановки на учет необходимо послать сообщение в налоговую инспекцию осоздании обособленного подразделения. На основании полученного сообщения налоговая инспекция обязана поставить организацию на учет.

Существует утвержденная ФНС России форма сообщения. Форму и правила заполнения можно найти в приказе No ММВ-7-6/362@ от 09.06.2011 года. На подачу сообщения компании предоставляется тридцать дней с момента создания обособленного подразделения.

В действующем законодательстве нет точного определения или обоснования, с какой даты можно считать подразделение созданным.

Подразделение может считаться созданным, если выполнены следующие условия:

1. Были обустроены рабочие места;
2. Сотрудники приступили к работе;
3. Компания осуществляет контроль над деятельностью подразделения.

Если этих условий нет, то налоговая инспекция не может считать, что было создано обособленное подразделение. Например, если компания создала рабочие места, но сотрудники не приступили к исполнению обязанностей, то это не подтверждает создание подразделения. Это касается и другой стороны. Если сотрудники были направлены к месту работы, но рабочие места не созданы, то это также нельзя считать обособленным подразделением. Учитывается еще один факт, сотрудники на новом месте должны выполнять свои обязательства не менее одного месяца.

Доказательствами создания обособленного подразделения считаются:

1. Наличие договора аренды помещения;
2. Трудовые договора с указанием рабочего места по адресу обособленного подразделения;
3. Табель учета рабочего времени на сотрудников.

При этом необходимо учитывать не только наличие документов. Основную роль играет фактическое исполнение требований.

Нет, не может. Тут отсутствует обустройство рабочих мест. Проживание и выполнение обязательств не доказывает существование подразделения. В данном случае даже не поможет тот факт, что сотрудники были на месте больше месяца.

Если налоговики приняли такую ситуацию, как обособленное подразделение и выписала штраф, то рекомендуется оспорить такое решение в суде.

Важная информация!

В законодательстве указан срок подачи сообщения о создании обособленного подразделения. На выполнение всех мероприятий организации отводится тридцать суток.

При нарушении сроков отправки сообщения, организации может быть выписан штраф на двести рублей за не подачу документа. Дополнительно руководство организации может быть привлечено к административной ответственности и наложен штраф в размере от трехсот до пятисот рублей.

Да, могут. Если компания создала несколько подразделений, то постановку на учет можно осуществить по любому из адресов. В этом случае не имеет значения, какое подразделение открывается.

Для постановки на учет необходимо по одному из адресов подразделения направить уведомление о выборе контролирующего органа. Рекомендуется посылать уведомление вместе с сообщением осоздании обособленного подразделения.

Налоговая отчётность обособленных подразделений

По порядку рассчитайсь!

Обособленные подразделения бывают трех видов:

1. Филиал.
2. Представительство.
3. Иные.

Объединяющие все три вида признаки — это территориальная обособленность и наличие созданных более чем на месяц рабочих мест. Это общее определение ОП, данное НК РФ в статье 11. Налоговый кодекс не раскрывает понятия «филиал» и «представительство». Их определение придется искать уже в гражданском законодательстве.

Статья 55 ГК РФ указывает на то, что представительство представляет интересы юридического лица, а также осуществляет их защиту. Филиал имеет более широкие права: осуществляет все или часть функций юрлица, включая те, что есть у представительства. Проще говоря, если организация открывает офис, куда клиент может обратиться за консультацией, заключить договор, написать претензию, сделать заказ, то это представительство, если этот офис поставит клиенту товар по заключенному договору, то это уже филиал.

Прочие подразделения попадают в категорию «иных»

Важно правильно определить, какой вид ОП открывается. Это имеет значение не только с юридической точки зрения, но и с точки зрения Налогового кодекса

Как обособленные подразделения влияют на систему налогообложения

Одно из самых неприятных ограничений для компаний, применяющих упрощенную систему налогообложения, — невозможность открыть филиалы (в подпункте 1 п. 3 статьи 346.12 НК о других видах подразделений, включая представительства, речи не идет).

Если создать такое ОП в середине года, то упрощенец обязан начать применять общую систему. Однако некоторые организации напротив поворачивают этот пункт в свою пользу. Например, фирме на УСН предлагают выгодный контракт, но работать с ней клиент готов, только при наличии НДС. Тогда открывается филиал, фирма теряет право на применение УСН и переходит на ОСНО.

Важно! Создание обособленного подразделения должно быть реальным. Оно должно не только существовать на бумаге, но и иметь штат персонала, действующего руководителя, фактический адрес и вести деятельность

Надо отметить, что если ФНС найдет признаки формальности действия, то существует высокий шанс признания маневра обманом. С целью получения налоговой выгоды, в том числе. Придется пересчитывать налоги, платить пени, пересдавать отчеты, да и клиент рад не будет.

Рабочее место и место работы ─ отличия

Место работы является обязательным условием правомерности трудового соглашения, его необходимым элементом, который регламентирует трудовое законодательство.

В обстоятельствах, когда наниматель и подчиненный не прописали указанную информацию при оформлении основного контракта, необходимо оформить дополнительное соглашение. В нем потребуется обозначить место работы ─ то есть компанию, которая является работодателем.

В свою очередь, рабочее место не является требуемым элементом трудового соглашения. Его обозначение в тексте документа считается волеизъявлением нанимателя. Однако его, тем не менее, рекомендуется указывать, так как это позволит избежать некоторых трудностей, если возникнут конфликтные ситуации с сотрудником.

Так, место работы является понятием с рядом ограничений. Оно включает в себя только наименование нанимателя и адрес компании. Разниться данная информация может только в случае, если у предприятия имеются обособленные подразделения.

Рабочее место обозначается, как конкретное помещение, кабинет или цех. Оно также должно быть соответственно оборудовано. Организация рабочего места регламентируется ст. 21 и ст. 119 ТК РФ.

Важно отметить, что для рабочих мест в компании, помимо прочего, также характерно регулярное проведение аттестаций с целью определения соответствия реальных условий труда работников установленным нормам. Помимо этого, именно на рабочем месте устанавливается наличие пагубных факторов, которые могут оказывать отрицательное влияние на здоровье субъекта. Помимо этого, именно на рабочем месте устанавливается наличие пагубных факторов, которые могут оказывать отрицательное влияние на здоровье субъекта

Помимо этого, именно на рабочем месте устанавливается наличие пагубных факторов, которые могут оказывать отрицательное влияние на здоровье субъекта.

В обстоятельствах, когда рабочее место подразумевает тесный контакт с отрицательными факторами внешней среды, наниматель обязуется обеспечивать подчиненному соответствующие компенсационные суммы. Данное положение утверждается в контракте.

Если управленец будет игнорировать необходимость обеспечения дополнительных выплат, он будет привлечен к административной ответственности.

Так, можно резюмировать основные отличия места работы от рабочего места:

• место работы должно отражаться в тексте контракта. Рабочее место не является обязательным пунктом оформленного договора и обозначается в документе по инициативе нанимателя;
• место работы подразумевает право управленца корректировать локацию сотрудника в течение рабочей смены, направляя его в разные точки города в производственных целях. Рабочее место является конкретным помещением, где субъект должен находиться всю трудовую смену, исключая время командировок и служебных поручений;
• если наниматель изъявляет желание внести коррективы в формулировку места работы подчиненного, ему необходимо получить письменное согласие сотрудника на данную операцию. Изменение рабочего места, в свою очередь, может осуществляться исходя из волеизъявления управленца. Однако, в подобных условиях сотрудник должен быть предупрежден заранее.

Mecтo paбoты в тpyдoвoй книжкe

Дaнныe o мecтe paбoты внocятcя и в тpyдoвyю книжкy. Taк, в paздeлa «Cвeдeния o paбoтe» в видe зaгoлoвкa yкaзывaeтcя пoлнoe и coкpaщeннoe (пpи eгo нaличии) нaимeнoвaниe opгaнизaции (1 (дaлee – ). Ecли зa вpeмя paбoты paбoтникa нaимeнoвaниe opгaнизaции измeняeтcя, тo oтдeльнoй cтpoкoй в этoй жe гpaфe дeлaeтcя зaпиcь: «Opгaнизaция тaкaя-тo c тaкoгo-тo чиcлa пepeимeнoвaнa в тaкyю-тo», a в пpocтaвляeтcя ocнoвaниe пepeимeнoвaния – пpикaз (pacпopяжeниe) или инoe peшeниe paбoтoдaтeля, eгo дaтa и нoмep ().

B тpyдoвoй книжкe дoлжнo быть зaфикcиpoвaнo и yтoчнeннoe мecтo paбoты, ecли ycлoвиe o нeм включeнo в тpyдoвoй дoгoвop в кaчecтвe cyщecтвeннoгo. Taк, в тpyдoвoй книжки дeлaeтcя зaпиcь o пpинятии в cтpyктypнoe пoдpaздeлeниe opгaнизaции c yкaзaниeм eгo нaимeнoвaния, тoлькo пocлe нeгo пpoпиcывaeтcя нaимeнoвaниe дoлжнocти (paбoты), cпeциaльнocти, пpoфeccии c yкaзaниeм квaлификaции, пo кoтopoй пpинят нa paбoтy paбoтник.

Преимущества обособленного подразделения

Обособленное подразделение представляет ряд существенных преимуществ для компании. Вот некоторые из них:

1. Увеличение эффективности работы — благодаря специализации и фокусировке на конкретных задачах, обособленное подразделение может работать более эффективно и результативно.

2. Улучшение коммуникации — обособленные подразделения часто имеют свои собственные коммуникационные системы и методы связи, что упрощает обмен информацией с другими подразделениями и сотрудниками компании.

3. Более гибкая организация — обособленные подразделения могут быстро адаптироваться к изменениям в условиях рынка или бизнес-процессах. Они могут принимать более осознанные решения и быстрее реагировать на изменения.

4. Расширение рынка — наличие обособленного подразделения позволяет компании расширять свою деятельность и на новые рынки. Это может быть особенно полезно, если подразделение находится в другом городе, регионе или стране.

5. Привлечение талантов — создание обособленного подразделения может привлечь лучших специалистов, которые хотят работать в специализированной среде или иметь возможность решать более сложные задачи.

6. Уменьшение рисков — распределение функций и задач между обособленными подразделениями позволяет компании снизить риски и увеличить надежность бизнес-процессов.

Обособленное подразделение является эффективным и гибким инструментом для организации работы компании. Оно не только улучшает эффективность работы, но и предоставляет компании целый ряд возможностей для развития и роста.

Организация режима труда и отдыха при работе с ПЭВМ.

Для сохранения здоровья и обеспечения оптимальной работоспособности пользователей ПЭВМ на протяжении рабочей смены должны устанавливаться регламентированные перерывы.

Для предупреждения преждевременной утомляемости у работающих с ПЭВМ, зрительного дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений, несмотря на соблюдение санитарно-гигиенических, эргономических требований, режимов труда и отдыха, следует применять индивидуальный подход в ограничении времени работы с ПЭВМ, коррекцию длительности перерывов для отдыха или проводить смену деятельности на другую, не связанную с использованием ПЭВМ.

В случае, когда характер работы требует постоянного взаимодействия с ПЭВМ (набор текстов, ввод данных и т. п.) и связан с напряжением внимания и сосредоточенностью, при исключении возможности периодического переключения на другие виды трудовой деятельности, не связанные с ПЭВМ, рекомендуется организация перерывов на 10 – 15 минут через каждые 45 – 60 минут работы.

Женщины со времени установления беременности должны переводиться на работу, не связанную с использованием ПЭВМ, или для них должно ограничиваться время работы на компьютере (не более трех часов за рабочую смену) при условии соблюдения гигиенических требований, установленных СанПиН 2.2.2/2.4-1340-03.

Должны ли офисные работники проходить медосмотры? Согласно СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 и п. 3.2.2.4 Перечня вредных и опасных факторов излучение от компьютера, если работник проводит за ним более 50 % рабочего времени, является вредным фактором условий труда. Таким образом, поскольку на офисных рабочих местах присутствуют факторы, по уровню своего воздействия отнесенные к вредным, офисные работники, проводящие за компьютером более половины рабочего времени, должны проходить обязательные медосмотры. При этом обязательность прохождения медосмотров работниками, которые подвергаются воздействию вредного фактора (в виде излучения от компьютера более 50 % рабочего времени), не ставится в зависимость от результатов специальной оценки условий труда. Даже если условия труда по результатам спецоценки признаны допустимыми, таких работников все равно нужно направлять на обязательные медосмотры, поскольку они подвергаются воздействию вредного фактора.

В соответствии с Порядком проведения медосмотров периодические осмотры проводятся не реже чем в сроки, указанные в Перечне вредных и опасных факторов и Перечне вредных работ. Для офисных работников периодические медицинские осмотры проводятся не реже одного раза в два года (п. 3.2.2.4 Перечня вредных и опасных факторов). При этом работники в возрасте до 21 года проходят периодические медосмотры ежегодно.

Работодатель может избежать проведения обязательных медосмотров офисных работников, чьи рабочие места оборудованы компьютерами, если докажет, что сотрудники используют компьютеры менее половины рабочего дня. Для этого нужно закрепить правила и режим работы сотрудника за компьютером в приказе или должностной инструкции. Из них же должно следовать, чем работник занимается в остальное рабочее время (например, работа с бумагами, клиентами, корреспонденцией и т. д.). 

Подробный перечень СанПиН, СН и ГН приведен в разд. VII Перечня актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю при осуществлении федерального государственного санитарно-эпидемиологического надзора в организациях отдельных отраслей промышленности с особо опасными условиями труда (в том числе при подготовке и выполнении космических полетов, проведении водолазных и кессонных работ) и на отдельных территориях РФ, в том числе на объектах и территориях закрытых административно-территориальных образований, по перечню, утверждаемому Правительством РФ, утв. ФМБА РФ 30.08.2018.

Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н.

Порядок проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ № 302н.

Перечень работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования) работников, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ № 302н.

Надо – не надо: не гадайте на ромашке

Если сомневаетесь, нужно ли открывать ОП или нет, скорее всего, ответ – да, нужно

Обратите внимание, что ни НК, ни ГК не содержат каких-либо ограничений по количеству сотрудников обособленного подразделения, а также отсутствию во внутренних документах распоряжения на его создание

Существуют сложные ситуации, когда и правда непросто понять: возникает ОП или нет:

1. Нанимаем сотрудника в другом городе для оказания услуг или выполнения работ на территории клиентов (заказчиков). Допустим, компания оказывает клининговые услуги в другом городе, нанимает уборщиц. В этом случае не возникает обособленного подразделения, ведь нет стационарных рабочих мест. Аналогичный подход применяется к ситуации, когда рабочий (электрик, отделочник) выезжает к заказчику на объект. В зависимости от должности и рода занятий сотрудника оформляют как обычным трудовым договором, так и договором о надомной или дистанционной работе.

Обратите внимание! Надомники и дистанционные сотрудники однозначно не имеют подконтрольных работодателю рабочих мест. Пример №1: стройплощадка, куда направлены рабочие, оборудована бытовками, принадлежащими организации, инструменты рабочим выдает работодатель, он же контролирует ход работ – есть ОП

Производятся строительные работы. Здесь нужно рассматривать каждую конкретную ситуацию индивидуально.

Пример №1: стройплощадка, куда направлены рабочие, оборудована бытовками, принадлежащими организации, инструменты рабочим выдает работодатель, он же контролирует ход работ – есть ОП.

Пример №2: рабочие приезжают ежедневно на стройплощадку из дома, за безопасностью на объекте следит не работодатель (субподрядчик), а генподрядчик, он же контролирует ход строительства. Исходя из определения рабочих мест (ст. 209 ТК) их в данном случае нет, поскольку стройка неподконтрольна работодателю.

Надо отметить, что в большинстве случаев налоговые органы независимо от обстоятельств считают, что стройплощадка требует создания обособленного подразделения.

Выполняются дорожные работы. В данном случае ФНС считает, что ОП создавать не нужно. Работы ведутся «в поле», ни о каком стационарном месте речи не идет.
Арендуется или приобретается складское помещение. Это один из частых предметов споров. На складе присутствуют постоянные сотрудники: кладовщик, сторож, грузчики, значит, однозначно потребуется зарегистрировать ОП.

А если это просто помещение, куда привозят, сгружают товар или материалы, а забирают их при необходимости приезжающие водители и экспедиторы? Несмотря на то что сотрудники не находятся постоянно на складе, считается, что рабочие места есть, а время нахождения на них не имеет значение.

Кстати! Подобный подход справедлив в ситуации, если организация сняла или купила офис, но сотрудник использует его эпизодически.

Помещения в одном и том же здании. Компания снимает кабинет в бизнес-центре и решает открыть на другом этаже кафе. С одной стороны оба помещения находятся в одном здании и, естественно, относятся к одной налоговой, поэтому логично предположить, что в открытии ОП нет нужды. Судьи подтверждают эту точку зрения, поскольку считают одним из признаков территориальной обособленности отнесение к отличной от головного предприятия налоговой инспекции. С другой, налоговые органы не всегда согласны с арбитражной практикой. Их – даже если фактически юридический адрес организации и кафе отличается незначительно, например, номером помещения, то формально такое отличие уже причина для регистрации обособки. Вывод сделан из определения ОП в статье 11 НК, понятий, установленных статьей 55 ГК РФ и определения места нахождения юридического лица (по пункту 2 статьи 54 ГК это место государственной регистрации). Придется либо обращаться за разъяснениями в ФНС, либо действовать на свой страх и риск.
Сотрудник работает в режиме коворкинга. Популярный способ работы вне дома. Обычно к нему прибегают фрилансеры. Смысл в том, чтобы заниматься какой-то деятельностью в помещении, где собираются такие же «свободные художники», возможно, в процессе обмениваться мнениями, достижениями и опытом или просто работать в спокойной обстановке. Представим, что для работника арендуется место по договору коворкинга, равноценно ли это аренде офиса, требуется ли организовать ОП? На самом деле этот вариант подразумевает краткосрочную аренду, обычно на несколько часов в день, а работодатель не может контролировать такое рабочее место. Значит, признать его стационарным нельзя и создание обособленного подразделения не требуется.

После того как компания определилась с созданием ОП, нужно подготовить документы, регламентирующие его деятельность, и зарегистрировать в ИФНС.

Эффективное обслуживание

Парк офисной техники и все составляющие «пространственно-временной капсулы» работника требуют регулярного обслуживания. Чем выше стандартизация, тем проще обслуживание и быстрее восстановление в проблемных ситуациях. ИТ- департамент, собственный или аутсорсинговый, обязан обеспечить оперативную поддержку коммуникаций, устройств и программной среды. Поэтому сегодня важна быстрая обратная связь и решение проблем, для чего не всегда обязательно присутствие того или иного специалиста, — большую роль играет система удаленного управления и быстрота реагирования службы ИТ-поддержки.

Эстетика рабочего места во многом определяет качество работы на этом месте, и ИТ-служба — основное звено, поддерживающее и организующее, в том числе, и эстетику «пространственной капсулы». С беспорядка в кабельном хозяйстве и расстановке оборудования начинается плохая работа ИТ-инфраструктуры. Поэтому философия ИТ-департамента сегодня такова — «ИТ-инфраструктура должна быть эстетичной и экологичной». В этом же ключе должен существовать свою деятельность и работник, — не захламлять рабочее место и следить за его состоянием.

СОУТ на нестационарном рабочем месте

СОУТ не обязательна для проведения на удаленных или нестационарных рабочих местах. Основной задачей спецоценки является идентификация и оценка факторов риска, влияющих на работника.

Организацией спецоценки должен заниматься непосредственно работодатель, по его приказу созывается комиссия, главой которой назначается либо сам работодатель, либо же его доверенный представитель. Заранее составляется список мест, на которых будет проведена оценка.

Границы области, которую занимает нестационарное рабочее место – это территория объекта или тех помещений, которые по долгу службы посещает работник. Обычно у бригад, работающих на выезде, имеется отдельный участок работ, но в некоторых случаях за рабочее место может быть принята и вся территория объекта. Комиссия должна иметь полную информацию по рабочим местам, кроме того, эксперты должны иметь допуск ко всем объектам. Вполне очевидным требованием к членам комиссии является соблюдение ТБ и применение средств защиты в случае таковой необходимости. Если нет стационарного трудового поста, то специалисты идентифицируют операции имеющие одинаковые факторы вредности и определяют время, которое затрачивается на выполнение каждой из них. Уже после этого можно перейти к оценке факторов риска, воздействующих на работника.

На аналогичные рабочие места следует заполнять одну карту оценки условий труда и создать список мероприятий, направленных на улучшение ситуации. Для сотрудников, имеющих дело с вредными условиями работы, трудовая неделя составляет 36 часов. Однако же, работодатель имеет право увеличить её продолжительность если

• Организация участвует в соглашениях, допускающих подобные процедуры.
• Если имеется коллективный договор, дающий разрешение на продление рабочего времени.
• Подписано письменное согласие работника на добавление рабочих часов.

Стоит понимать, что даже в этом случае в неделю не может быть установлено более 40 часов. Также работнику полагается и материальная компенсация за сверхурочные.

Комиссия, проводившая СОУТ должна составить отчёт по результатам специальной оценки условий труда, который утверждается непосредственно работодателем. Обычно он содержит в себе данные о компании, занимавшейся проведением оценки, список рабочих мест, подвергнутых спецоценке, карты условий труда и т.д. Не позднее, чем через тридцать дней работодатель обязан ознакомить работников с результатами проверки. Если нестационарное рабочее место или любой другой трудовой пост признаётся вредным, или же опасным, то работодателю следует обязательно провести мероприятия по снижению уровня риска.

Работникам, задействованным на таких рабочих местах, полагается материальная компенсация и сокращённый трудовой день. Если же условия работы отнесены к допустимым, или оптимальным, то мероприятия по их оптимизации не планируются.

Нужно ли регистрировать обособленное подразделение

Сведения о филиалах и представительствах должны быть включены в ЕГРЮЛ (пп. «н» п.1 ст. 5 Закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Налоговая служба поставит их на учет автоматически на основании данных из реестра (п. 3 ст. 83 НК РФ).

О создании другого обособленного подразделения необходимо уведомить налоговиков, подав сообщение по форме № С-09-3-1, утвержденной Приказом ФНС РФ от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@. Сделать это нужно в течение одного месяца (пп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ). Прикладывать какие-либо подтверждающие документы не требуется (письмо ФНС РФ от 30.10.2018 № ГД-4-14/21195). За непредставление сообщения в установленные сроки организации грозит штраф в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ), генеральному директору — 300–500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП).

Обособленное подразделение следует поставить на налоговый учет по месту его нахождения. Из этого правила есть два исключения (п. 4 ст. 83 НК РФ, письмо ФНС РФ от 28.09.2011 № ПА-4-6/15886):

• при создании нескольких обособленных подразделений в одном городе или муниципальном районе — их можно поставить на учет в одной ИФНС по месту нахождения любого из подразделений;
• при наличии в городе обособленного подразделения — вновь открываемое другое подразделение можно поставить на учет в ту же инспекцию, в которой числится первое.

В течение пяти рабочих дней организацию уведомят о постановке на учет в налоговом органе. В документе будет указан КПП, присвоенный обособленному подразделению. Его необходимо использовать в том числе при заполнении счетов-фактур (п. 7 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@, письмо ФНС РФ от 16.11.2016 № СД-4-3/21730@).

Требования к обособленному подразделению

Для обеспечения эффективной работы и повышения безопасности, обособленное подразделение должно соответствовать определенным требованиям:

1. Физическое и техническое обеспечение:

Обособленное подразделение должно быть оснащено всеми необходимыми техническими средствами, включая компьютеры, офисную технику, программное обеспечение и сетевые соединения. Все оборудование должно быть в исправном состоянии и регулярно подвергаться техническому обслуживанию.

2. Безопасность:

Важной составляющей обособленного подразделения является обеспечение безопасности информации и персонала. Подразделение должно иметь систему защиты от несанкционированного доступа, включая контроль доступа к помещениям и ограничения прав доступа к информации

Должны быть предусмотрены меры по защите от пожара и других чрезвычайных ситуаций.

3. Коммуникации:

Обособленное подразделение должно обладать надежными коммуникационными средствами для обеспечения связи с головным офисом и другими подразделениями. Это могут быть как проводные, так и беспроводные сети связи. Также необходимо иметь возможность проводить видео- и аудиоконференции для дистанционного общения с другими сотрудниками.

4. Организационная структура:

Обособленное подразделение должно иметь четкую организационную структуру с назначенными ролями, ответственностями и полномочиями сотрудников. Также необходимо наличие системы управления, которая обеспечивает эффективное функционирование подразделения.

5. Обучение и развитие персонала:

Персонал обособленного подразделения должен обладать необходимыми знаниями и навыками для выполнения своих задач. Руководство должно предусмотреть возможности для обучения и развития сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности и повышать свою профессиональную компетентность.

Санитарно-гигиенические требования к организации рабочего места

Трудовое законодательство вменяет нанимателю обязанность обеспечить рабочие места подчиненных с учетом требований охраны труда. То есть, управленец должен осуществлять контроль соответствия условий рабочих мест, подчиненных нормам во избежание влияния пагубных факторов производства на людей.

Так, компания должна быть оборудована специальными помещениями для приема пищи, обеспечения врачебной помощи, а также пространством для отдыха. То есть, нанимателем формируются медпункты, столовые, комнаты отдыха.

Для соответствия санитарно-гигиеническим нормам требуется осуществлять контроль таких параметров:

• температуры воздуха — должна составлять от 22 до 24 градусов, если на улице менее 10 градусов по Цельсию. В случае, если вне помещения температура более 10 градусов, то в офисе она должна держаться на отметке от 23 до 25 градусов. Исходя из СанПиН 2.2.4.3359/16 № 81 от 21.06.2016г., если требование к температуре не исполняется, рабочий день может быть сокращен;
• безопасной работы за компьютерами. В частности, помещение, где располагается компьютер, должно быть, как минимум, 4,5 кв.м., при этом, если установлен кинескопический монитор, площадь увеличивается до 6 кв.м. Каждый час помещение обязательно должно проветриваться. Детальные требования к ширине рабочего стола, его высоте и прочему, а также расположению сотрудника во время работы за компьютером, приводятся в СанПиН 2.2.2.2.4.1340/03 от 30.05.2003г.;
• освещенность в рабочем помещении – должна быть от 300 до 500 люкс;
• уровень шума – максимальный показатель составляет 80 децибел.

На основании СанПиН 2.2.2.1332/03 от 30.05.2003г., в подвальных помещениях строго запрещено расположение техники, предназначенной для копирования и печати.