Воинский учет в организации: 5 вопросов от бухгалтеров

Судебная практика: оспаривание решения военкомата

В 2013 году Дмитрий Семенов получил отсрочку от службы в вооруженных силах по призыву, так как поступил учиться в университет на очную форму. После того, как он закончил обучение, Семенов пошел работать на предприятие, где работает и в настоящее время. На протяжении последних десяти лет Семенов живет по одному и тому же адресу, постоянную регистрацию не менял.

В 2022 году в отношении Дмитрия Семенова призывная комиссия приняла решение – признать мужчину не прошедшим службу в вооруженных силах без оснований по закону. Семенова зачислили в запас, он с этим не согласился и подал в суд исковое заявление о признании решения комиссии недействительным.

Ответчик на суде утверждал, что Семенова должным образом уведомляли о необходимости явиться в военкомат. Впрочем, в ходе рассмотрения дела удалось определить, что соответствующих пометок в личном деле Семенова нет.

Суд получил в качестве доказательств фрагменты повесток, которые Семенов должен был получить. Однако на документах отсутствовала подпись Семенова, его данные, в том числе, паспортные. Как заявил ответчик, повестку Семенову оставляли у соседей, в другой раз ее оставили в почтовом ящике.

Суд решил, что оповещение гражданина о необходимости явиться в военный комиссариат не осуществлялось, решение о признании Семенова не прошедшим военную службу по призыву, без уважительных на это причин, незаконно.

Хранение карточек воинского учета

Хранение карточек воинского учета осуществляется по разделам в следующем порядке:

1. Офицеры запаса;

2. Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса;

3. Военнообязанные женщины;

4. Лица призывного возраста;

5. Военнообязанные граждане, имеющие мобилизационные предписания с соответствующими отметками в военных билетах (данный раздел формируется только в случае, если количество таких работников превышает 500 человек).

В отдельные группы следует разложить карточки тех сотрудников, которые поставлены на воинский учет по месту пребывания на срок более трех месяцев и по которым не подтвержденное место жительства.

Располагать карточки военнообязанных в рамках каждого раздела необходимо в алфавитном порядке. Исключение составляет пятый раздел: в нем располагать сотрудников нужно по номерам команд (партий) из 2 раздела пункта 7 карточки, а в них уже в алфавитном порядке. В случае, если номера команд состоят из букв и цифр, то допускается их формирование в порядке возрастания – и по номерам, и по буквам.

Карточки снятых с воинского учета сотрудников должны храниться обособленно. После их сверки с военным комиссариатом или органами местного самоуправления их можно уничтожить.

Организация учёта

Ведение воинского учёта начинается с предварительной подготовки. Расскажем, какие этапы предстоит пройти каждой компании.

Назначение ответственного

Если лиц, которых нужно учитывать, до 500 человек, достаточно назначить лишь одного ответственного за ВУ работника, причём он может быть совместителем. Если учёту подлежат от 500 до 2000 человек, для этого понадобится отдельный специалист, а если таких лиц от 2000 до 4000 – два специалиста. Далее на каждые 3000 человек выделяется ещё один работник.

Должность специалиста по воинскому учёту нужно внести в штатное расписание. В его должностной инструкции или договоре с ним необходимо прописать должностные обязанности. Специального образования для ведения воинского учёта не требуется. Однако ответственный должен повышать свою квалификацию не реже одного раза в три года.

Организации, в которых ведением воинского учёта занимаются 2 более специалиста, должны организовать подразделение – военно-учётный стол. Ответственному лицу или подразделению выделяется помещение, оборудованное металлическими шкафами для размещения картотеки лиц, подлежащих учёту.

Создание проекта приказа

Постановка на ВУ начинается с приказа руководителя, однако до утверждения его придётся согласовать в военкомате, поэтому сначала создаётся проект.

Приказ составляется по форме из Приложения № 4 к Рекомендациям. В нём нужно указать:

• кто должен организовать ведение воинского учёта (обычно руководитель кадровой службы);
• кто за него отвечает – то самое ответственное лицо или их перечень;
• кто будет заменять ответственного, если он будет отсутствовать.

Составление плана мероприятий ВУ

Для постановки на воинский учёт понадобится план работы по его ведению. Делается он по форме из Приложения № 17 к Рекомендациям. В дальнейшем такой план переоформляется ежегодно и согласовывается с военкоматом до 31 декабря.

В плане перечисляют все мероприятия ВУ. В таблице предусмотрены две графы для заполнения: в первой указывают ответственного, во второй – дату проведения мероприятия.

Согласование с военкоматом

Приказ о ВУ и план мероприятий согласовывают с военкоматом. Затем их утверждают, а копии направляют в военкомат. В дальнейшем придётся согласовывать увольнении ответственного лица или внесении изменений в план мероприятий.

Этап первичного согласования документов с военкоматом, по сути, и есть момент постановки организации на воинский учёт.

Кто и кого учитывает

Воинский учёт (ВУ) ведут все юридические лица любой формы собственности, в том числе коммерческие. Индивидуальные предприниматели формально вести его не обязаны, так как в законодательстве упоминаются только организации.

Что будет, если нарушить правила учёта

Мы уже упоминали про крупные штрафы за воинский учёт для организаций. Они существенно выросли с 1 октября 2023 года. Мы собрали их в следующей таблице.

Итак, мы рассказали про нормативную базу, правила ВУ, основные обязанности работодателей, а также про штрафы за воинский учёт для организаций. Отчёты и формы, которые нужно представлять в военкоматы, будут рассмотрены в отдельных статьях.

Порядок сверки данных с военкоматом

Согласно п. 36 Инструкции, сверка данных с военкоматами производится не реже одного раза в год. Военный комиссариат, действующий на территории, в которой находится организация, самостоятельно определяет дату и время сверки. В рамках проверки данных сверяются сведения из раздела II карточки и данные по сотрудникам: ФИО, дат

Порядок сверки не изменился и соответствует тому, что действовал раньше. Проводить сверку сведений о воинском учете с военкоматами нужно не реже одного раза в год (п. 36 Инструкции). Дату и время устанавливает военный комиссариат, который ведет свою деятельность на территории, в пределах которой находится организация. В сверке уточняются сведения, указанные в разделе II карточки, а также следующие данные о гражданах: ФИО, дата и место рождения, информация об образовании, должности и профессии, семейном положении, состоянии здоровья, прохождении военных сборов, адресе места жительства (пребывания) и номере телефонов.

Что делать, если сотруднику пришла повестка

Если в компанию пришла повестка по сотруднику, работодатель обязан уведомить его об этом и обеспечить своевременную явку в военкомат. Повестки могут приходить и на бумажном носителе, так и в электронном виде. При получении сотрудник должен подписать документ.

Если работник отказывается от получения повестки, нужно проставить в ней пометку об отказе с указанием даты, ФИО и должности сотрудника, который вручал повестку.

Также сотрудник имеет право подать в военкомат заявление об изменении его данных по воинскому учету, на основании которого военкомат будет запрашивать у компаний нужные сведения. Ответ на запрос необходимо отправлять в течение трех рабочих дней.

Сроки и способы подачи в военкомат сведений для ведения воинского учета

При изменениях сведений о сотрудниках, состоящих на воинском учёте, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учёте, работодатель обязан направить в военкомат соответствующую информацию в течение пяти дней после изменения сведений. Если сотрудник не встал на воинский учет, уведомить об этом военкомат необходимо в течение трех рабочих дней.

Пока что подача сведений возможна только на бумажном носителе по форме, представленной в Приложении № 13 Методических рекомендаций по ведению воинского учёта. Электронный способ отправки предполагается после запуска Реестра военнообязанных через портал Госуслуг с применением усиленной ЭП. Пока что данная система учета военнообязанных еще в стадии разработки. По словам главы Минцифры, запуск системы ожидается осенью 2023 года, но точных сроков пока не обозначено.

Какие изменения произошли в воинском учете

Начиная с 2022 года, в части ведения воинского учета произошли определенные изменения. Так, сейчас каждый работодатель, кроме ИП, обязан вести воинский учет сотрудников. Воинскому учету подлежат следующие категории сотрудников:

• Лица призывного возраста – мужчины от 18 до 27 лет, не проходившие службу в армии и не пребывающие в запасе;

• Мужчины, находящиеся в запасе;

• Лица, уволенные из армии в запас;

• Лица, проходившие и успешно закончившие обучение в военных центрах и кафедрах;

• Граждане, не проходившие военную службу, так как имеют освобождение от призыва или отсрочку, или по иным причинам по достижению ими 27 лет;

• Лица, уволенные с военной службы и не поставленные на учет в военкомате;

• Прошедшие альтернативную гражданскую службу;

• Женщины, имеющие военно-учетные специальности (медицинские работники, картографы, радисты, метеорологи, фотолаборанты, телеграфисты).

Помимо этого, 8 января 2022 года работодатели обязаны следовать положениям Инструкции «Об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета по воинскому учету в организации», утвержденной Приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. Данная инструкция устанавливает формы, порядок заполнения и хранения документов по ведению воинского учета, правила сверки данных воинского учета в учетных документах юрлиц и военных комиссариатов, а также органов местного самоуправления. Ключевым нововведением является появление специальной карточки по воинскому учету.

Изменения в воинском учете произошли и в 2023 году. Так, в апреле вступил в силу Федеральный закон от 14.04.2023 № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», предполагающий цифровизацию воинского учета в организациях. Рассмотрим данные новшества подробнее.

Изменения в воинском учете и штрафы с 1 октября 2023 года

Воинский учет в РоссииВ России, согласно законодательству, все мужчины обязаны проходить военную службу в течение года и после службы оставаться в запасе. Организации имеют обязанность собирать и систематизировать информацию о призывниках и военнообязанных, а также передавать эти данные в местные военкоматы. Исключение составляют индивидуальные предприниматели, даже если у них есть наемные сотрудники.Воинский учет: специальный и общийСистема воинского учета разделяется на специальный и общий. Специальный учет применяется к сотрудникам, на которых распространяется бронь во время мобилизации или военного времени. Эти сотрудники получают отсрочку от военной службы, но обязаны занимать определенные должности, гарантируя бесперебойную работу военной отрасли. Остальные военнообязанные подлежат общему учету, который ведется большинством организаций.Отсрочка и броньОтсрочка и бронь — это два разных понятия. Отсрочка представляет собой временное освобождение от мобилизации, тогда как бронь — это постоянное освобождение, связанное в основном с местом работы. Бронь закрепляется за определенной должностью, а не за человеком, и может передаваться от одного сотрудника к другому, если они меняют должности или увольняются. Отсрочка не имеет отношения к специальному воинскому учету.Ответственность за воинский учетСогласно законодательству, все организации, за исключением индивидуальных предпринимателей, обязаны вести воинский учет. За выполнение этой обязанности несет ответственность руководитель организации или назначенные им сотрудники. Эти ответственные лица должны заниматься документооборотом в сфере воинского учета, а также проводить плановые мероприятия по подготовке сотрудников к мобилизации, когда это необходимо.Количество ответственных в зависимости от численности сотрудниковКоличество ответственных лиц за воинский учет зависит от численности сотрудников в организации:

• Если в организации менее 500 человек, подлежащих воинскому учету, одним ответственным лицом может заниматься, например, специалист отдела кадров. Есть два варианта оформления этой работы: совмещение с основной должностью или совместительство.
• Если численность сотрудников превышает 500 человек, на воинским учетом должен заниматься освобожденный работник, для которого это основная обязанность. Если в организации более одного ответственного, их объединяют в отдельное подразделение — военно-учетный стол.

С чего начать воинский учет: 10 шаговДля организации воинского учета необходимо выполнить ряд этапов:

1. Определение военнообязанных в организации.
2. Сбор документов о военнообязанных.
3. Заполнение карточки организации.
4. Выпуск приказа и плана работ.
5. Оформление учета и согласование приказа.
6. Организация места для хранения документов.
7. Организация карточек сотрудников.
8. Организация картотеки.
9. Передача данных о сотрудниках в военкомат.
10. Организация отдельного делопроизводства.

Если в организации нет военнообязанныхОтсутствие в организации работников, которые подлежат воинскому учету, не освобождает работодателя от обязанностей по ведению воинского учета

Независимо от наличия или отсутствия военнообязанных сотрудников, организации должны оставаться на воинском учете и уведомлять военкомат об изменениях в своей структуре персонала.Проверка воинского учетаЕсли ваша организация уже ведет воинский учет, важно регулярно проверять следующие аспекты:

• Все ли военнообязанные сотрудники стоят на учете.
• Полноту и достоверность данных в личных карточках сотрудников.
• Актуальность форм документов.
• Порядок ведения документооборота, включая хранение документов и внесение изменений в карточки сотрудников.

Соблюдение законодательства в сфере воинского учета — это важная обязанность для организаций. Указанные изменения в законодательстве и увеличенные штрафы подчеркивают необходимость строгого соблюдения правил воинского учета, чтобы избежать финансовых и правовых рисков.