Ежегодный оплачиваемый отпуск по трудовому кодексу (нюансы)

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Когда выгодно брать отпуск в 2024 году по деньгам

Лица с семейными обязанностями

Законодательством РФ не установлена гарантия предоставления отпуска в определенное время (например, летом) лицам с семейными обязанностями (см. гл. 19 и 41 ТК РФ). Однако имеется не отмененное Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», пп. «б» п. 3 которого установил для работающих женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время. В соответствии со ст. 423 ТК РФ указанный нормативный правовой акт можно применять постольку, поскольку он не противоречит ТК РФ.

Следует добавить, что Решением Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440 названная норма признана не противоречащей положениям ТК РФ и не носящей дискриминационный характер по отношению к другим работникам.

Как рассчитываются отпускные

Выплата на отпуск рассчитывается по среднедневному заработку за последние 12 месяцев, а не по окладу. В среднедневной заработок входят также премии и надбавки. Поэтому рассчитать самостоятельно точную сумму отпускных сложно.

Если вы не получали премий или других стимулирующих выплат за последнее время, то можно воспользоваться упрощенной формулой:

Оклад / 29,3 (среднемесячное количество дней в году) × на количество дней отпуска

Поэтому и отпуск лучше брать в месяцы, когда больше всего рабочих дней.

Пример. Иванов получает зарплату 100 тыс. рублей в месяц, годовой доход — 1,2 млн рублей. Других стимулирующих выплат не было. Мужчина выбирает, когда брать отпуск на будние пять дней в 2024 году — в январе или в июле:

в январе стоимость одного рабочего дня с таким окладом — 5 882,35 рубля. Отпускные — 17 060 рублей, из оклада вычтут 29 411,75 рубля (минус пять рабочих дней);
в июле стоимость одного рабочего дня с таким окладом — 4 347,82 рубля. Отпускные составят те же 17 060 рублей, а из оклада вычтут только 21 739,10 рубля (минус пять рабочих дней).

Для сравнения: разница стоимости рабочего и отпускного дня в этом примере:

в январе: 2 471 рубль;
в июле: 936 рублей.

Как видно, Иванов потеряет в зарплате 7 672,65 рубля. Если мужчина чуть подвинет отпуск и возьмет его в выходные, то в окладе он потеряет меньше. За календарные выходные в отпуске выплачивают деньги, которые не учитываются в зарплате.

Если бы в течение последних 12 месяцев Иванову повышали зарплату или выплачивали премию, то сумма отпускных получилась бы больше. И наоборот, если бы мужчина был на больничном, в командировке, в длительном отпуске, в том числе без сохранения зарплаты, то сумма выплаты на время отдыха получилась бы меньше.

Главное — запомнить: если за расчетный период у вас были периоды-исключения, то вы получите чуть меньше отпускных, рассчитанных по упрощенной формуле. И наоборот: выходить в отпуск лучше после того, как в организации выплатили премию или повысили зарплату. Тогда эти суммы будут учтены при расчете отпускных.

Разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов.

Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785)

Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).

При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.

Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:

нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.

В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).

Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.

Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Обязан ли работодатель учитывать мнение работников при планировании отпуска?

Когда общая ведомость по отпускам готова, она нуждается в утверждении работодателя

При рассмотрении сроков предполагаемого отпуска сотрудника берется во внимание необходимость его присутствия на рабочем месте и рациональность распределения уходящих в отпуск внутри отделений (цехов). Пожелания работников при планировании отпусков бывают приняты во внимание, только если это не принесет ущерба производственному процессу

График отпусков составлен без согласия работника в том случае, если этого сотрудника на текущий момент некем заменить и его отсутствие негативно отразится на работе предприятия. На это руководство имеет полное право.

Например, если при внимательном рассмотрении отпускного графика окажется, что несколько сотрудников в одно и то же время хотят отправиться на отдых, это нарушит рабочий процесс на предприятии. В таком случае руководитель может перенести время отпуска без согласия работающего. Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга. При утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение непосредственного начальника работника (мастера, бригадира) о возможности предоставления отпуска именно в этот период.

Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга.

Таким образом, вполне законно составление графика отпусков без учета мнения работника. Это факт.

МАЙ ИЛИ ОКТЯБРЬ?

Предложенные варианты не подойдут тем, кто хочет получить больше выплат. Дело в том, что, пока мы работаем, оплачиваются только рабочие дни, а вот когда отдыхаем, в расчет отпускных входят и выходные. Это значит, что, уходя в отпуск с понедельника, не получите выплат за субботу и воскресенье перед ним. А вот если уйти в отпуск с субботы, то деньги за эти два дня предусмотрены.

Новость по теме

В Минтруда пояснили, как получить трудовой отпуск при форс-мажоре

Стоит также учесть, что праздничные нерабочие дни в любом случае не будут оплачиваться. Поэтому, если хотите получить больше выплат, отпуск выгоднее брать в те месяцы, в которых нет праздничных дней и, соответственно, количество рабочих дней больше. В 2024 году это октябрь, там будет сразу 23 рабочих дня. Самые невыгодные месяцы для отпуска с денежной точки зрения – май и январь, на которые приходятся по три выходных нерабочих дня.

Также следует учесть, что начало трудового отпуска с праздничного нерабочего дня не допускается, напоминают в Минтруда. Например, написать заявление на отдых с 8 марта нельзя – только с 7 или 9 марта.

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2025 год утверждается не позднее 17 декабря 2024 года.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
графа 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
графа 3 – имя, фамилия и отчество;
графа 4 – табельный номер;
графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Как узнать пожелания сотрудников

Руководители предприятий с небольшим штатом сотрудников стараются войти в положение работников, и при утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение трудящегося

У многих сотрудников имеются несовершеннолетние дети, которым требуется внимание родителей и летняя поездка к морю, некоторым работникам нужны отпуска для оздоровления в санаториях и профилакториях. Для удобного распределения отдыха работодателем проводится опрос работников

Самая удобная форма такого опроса – это письменное заявление сотрудника или же опросный лист для графика отпусков; образец не нужен, этот документ пишется в произвольной форме. Такой способ хорошо себя зарекомендовал в небольших организациях.

На больших предприятиях информация о желаемой дате отпусков собирается по цехам, отделам, подразделениям. Для удобства такая информация оформляется в виде ведомости по планированию отпусков работающих. Заполнение таких ведомостей является обязанностью руководства среднего звена, мастеров. Заполненная ведомость по подразделению предприятия поступает в ОК, где на основе всех ведомостей из подразделений будет составлена одна – сводная ведомость отпусков по предприятию.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год. Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя. Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Какие же управленческие проблемы бывают при таком предоставлении ежегодных отпусков?

Необходимость оперативно решать вопросы, связанные с заменой сотрудника на период его отпуска,
В производственных подразделениях такое предоставление отпусков часто вызывает необходимость привлечения к работе в выходные других работников, что требует не только соблюдения процедуры, предусмотренной законом, но и повышенной оплаты такому работнику.
Увеличивается трудозатратность кадровых процедур, так как процедуру оформления ежегодного отпуска, (которая кстати состоит из 6 кадровых документов) работникам службы управления персоналом приходится осуществлять не один или два раза в году, а по несколько раз за год на одного работника. По результатам некоторых проектов по нормированию труда иногда «стоимость» процедуры оформления кадровых документов по отпуску бывает больше чем отпускные оплаченные работнику.
Работники при использовании отпуска на 1-2 дня не отдыхают, что сказывается на общей производительности труда и накапливает так называемую «трудовую усталость».

Законодательные проблемы, которые, как правило, никто не учитывает, а зря:

Нарушается ст. 123 Трудового кодекса РФ – так как нарушается график отпусков, что может привести к наложению административных санкций при проведении проверок инспекцией труда.
Часто такое предоставление отпуска сопровождается нарушениями в оплате отпускных, в нарушение ст. 136 Трудового кодекса РФ, что приводит к необходимости выплатить работнику денежную компенсацию за каждый день задержки отпускных, что, кстати, работодатель также часто не выполняет.
Часто, идя на поводу у работника, работодатель предоставляет работнику отпуск в рабочих днях (когда весь период отпуска приходится только на рабочие дни, например, с понедельника по пятницу у работника у которого пятидневная рабочая неделя) в нарушение требований ст. 14, 115 , 120 Трудового кодекса РФ.

При этом, мы не будем анализировать почему так сложилось. Многие работодатели говорят, что работники периодически остаются на работе по окончании рабочего дня, поэтому работодатель считает себя обязанным тоже идти навстречу работникам. Многие работодатели думают, что если работник возьмет отпуск небольшими частями, то его отсутствие может быть менее критичным для компании. Многие считают, что задолженность по отпуску перед работником и так большая, а так он хоть немного дней будет использовать такими кусочками. Факт остается фактом, случаи такого хаотичного предоставления отпуска – явление вполне обычное.

При этом, как ни странно, несмотря на наличие во многих организациях юридических служб и консультантов по оптимизации бизнес-процессов, руководители, подписывающие заявление работников не знают, что трудовое законодательство предоставляет работодателю огромные возможности для того, чтобы полностью структурировать и оптимизировать процесс предоставления отпусков.

Какие правила надо соблюдать

Руководство предприятия обязательно должно соблюдать правила, касающиеся отпусков работающих:

Нужно составить график отпусков и утвердить – это официальный документ в ОК работающей организации.
Нельзя нарушать сроки, отпущенные законом на утверждение графика: за две недели до начала нового года.
Сотрудника обязаны вовремя поставить в известность о дате отпуска и выплатить отпускные. Если работника своевременно не известили о отпуске или не были выплачены отпускные, то работодатель должен изменить сроки отпуска согласно заявлению работника.
При разделении отпуска на две или более составляющих, учитывается, что одна их таких составляющих будет не менее 14 дней.

Как выбрать лучшее время для отпуска

Это зависит от того, что вам нужно — больше дней отдыха или отпускных. Если вам хочется дольше отдыхать, то отпуск лучше оформлять в месяцы, когда есть праздничные дни. По статье 120 Трудового кодекса РФ отпуск исчисляется в календарных днях. Если на период отпуска выпадает праздник, то этот день в отпуск не включается. Значит, продолжительность отпуска будет увеличена на число праздничных дней.

К примеру, вы оформляете отпуск с 22 апреля по 5 мая. На этот период в 2024 году выпадает три праздничных дня: 29–30 апреля и 1 мая. Значит, на работу надо будет выйти не 6, а 9 мая. Но так как по производственному календарю с 9 по 12 мая — праздничные дни, на работу вы выйдете только 13 числа. Таким образом, вы оформили отпуск на две недели, а отдохнули три недели.

Соответственно, больше всего отпускных дней в 2024 году можно получить в месяцы, когда есть государственные праздники: это январь, февраль, май, июнь. Эти месяцы выделены ярко-оранжевым цветом в календаре ниже.

Если вам нужно больше отпускных, то идти в отпуск следует в месяцы, в которых больше всего рабочих дней. В эти месяцы стоимость рабочего дня ниже, а вот отпускные могут быть больше. Особенно это касается работников, у которых по несколько премий в год.

Такими месяцами в 2024 году станут июль, август и октябрь. В календаре они отмечены светло-желтым цветом. Менее выгодно брать отпуск в апреле, ноябре и сентябре (горчичный цвет).

Важно! Еще один способ увеличить размер отпускных — оформлять отдых на календарные выходны, а не праздничные дни. За эти дни деньги вам выплатят, а в зарплате они не учитываются

По этой же причине брать оплачиваемый отпуск в мае между праздниками выгодно, если в отпуск входят выходные дни, а вот в конце месяца — не стоит: это ударит по отпускным. Поэтому, взяв отпуск в начале мая, можно получить двойную выгоду: увеличить как размер отпуска, так и отпускных.

Давайте рассмотрим эти нормы с предоставлением ежегодных отпусков?

Первое, о чем необходимо сказать, это статья 123 Трудового кодекса РФ, согласно которой работодатель самостоятельно разрабатывает график отпусков. Учитывать мнение работников работодатель не обязан, то, что на практике многие компании продолжают это делать, редко является их осознанным решением, как правило, это просто сложившаяся практика. Единственное чье мнение должен учесть работодатель – это первичного профсоюзного органа – при его наличии. Если первичного профсоюза в компании нет – то работодатель ни чье мнение не учитывает при разработке графика. И самое интересное, что даже мнение первичного профсоюза работодатель учитывает, а не согласовывает с ним график. Далее этот утвержденный график отпусков для работника является обязательным. Все, что должен сделать работодатель по закону – только уведомить работника не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска работника об этом

Обратите внимание, по закону работодатель не спрашивает работника, когда он хочет в отпуск, и не согласовывает с ним плановые даты, а всего-лишь уведомляет работника о начале отпуска. При этом, у работника нет права отказаться идти в отпуск по графику, так как график для работника обязателен

Объективности ради, необходимо конечно, понимать, что трудовое законодательство для ряда категорий работников предоставляет право пойти в отпуск, когда они захотят, но список таких «льготников» очень маленький. Например, к ним относятся совместители или женщины перед отпуском по беременности и родам и перед отпуском по уходу за ребенком.

А что же с разделением отпуска на части? Может ли работник диктовать какими частями он будет использовать свой отпуск? По закону — нет. И если работник прибегает к работодателю с заявлением о том, чтобы использовать не весь отпуск, а только его часть «несколько дней» работодатель имеет полное право ему отказать. В статье 125 Трудового кодекса РФ четко указано, что отпуск может быть разделен на части только по соглашению сторон. И, если одна из сторон, против, то другая сторона не может диктовать своих требований по разделению отпуска на части.